バーチャル展示会の制作費用・費用対効果を算出し社内稟議を通すには？

こんにちは！ビーライズXR企画開発部です！
今回は、「バーチャル展示会を開催する際の費用対効果の算出方法」について紹介いたします。興味はあるけれど、社内の説得が難しいと感じられている広報・営業担当者の方は是非参考にしてみてください。

こちらの記事はビーライズ公式HPからの転載記事となります。

バーチャル展示会・オンライン展示会とは？

バーチャル展示会・オンライン展示会とは、WEB上で開催・参加できるオンラインの展示会のことです。通常のWEBサイトのような見た目の物から、3DCGで空間を動きまわりブースで情報収集が出来るものなど、様々なWEBシステムの構築方法があります。従来の展示会とは違い、開催する場所や時間に依存しない新たな営業・マーケティング手法として注目されてきています。

参考動画：弊社制作バーチャル展示会システム紹介動画

関連記事：オンライン展示会とは？開催のやり方や事例、システムの構築費用について解説。

バーチャル展示会・オンライン展示会の制作費用は？

バーチャル展示会・オンライン展示会を制作する場合、「どれくらいの機能が必要なのか」と「どのくらいのイラストやCG、ページ等が必要なのか」の主に2つの要素によって金額が変わってきます。比較的シンプルなバーチャル展示会・オンライン展示会ですと、100万円程度の金額から自社独自の展示会を開催することも可能です。コンテンツのボリュームや機能によっては、1000万円以上の金額になることもございます。

制作費用の見積もりに関しては、制作したい内容に合わせて費用を見積もる方法以外にも、先に上限となる予算を決めておいて、その予算に合わせて最大限のコンテンツを制作できるようにするという見積り方法をとることも可能です。その場合、

・今まで出展していたオフライン展示会にかけていた費用

・顧客を獲得するために広告や営業にかけていた費用

等と比較してある程度許容できる予算を決めてしまい、まずは予算内でコンテンツを作ってみるのも一つの手です。

費用対効果の算出方法について

バーチャル展示会・オンライン展示会を開催する場合、やはり「費用対効果が読めないため社内説得が難しく実施できない」というケースが多くあります。オンラインでの展示会開催が初めての取り組みの場合、なかなか具体的な費用対効果を想定して社内稟議を通すことは難しいかと思います。

しかし、いくつかの仮説を組み立てていくことで展示会開催の費用対効果をある程度まで算出し、見込まれる効果が現実的かどうかは判断することができます。ここからはバーチャル展示会・オンライン展示会を開催する際の費用対効果の算出方法を紹介していきます。

費用対効果を算出するためには、

①展示会を開催する目的

②展示会にかけた費用を回収する期間

③展示会後の目標商談数　

④1商談あたりの受注率　　

⑤1社の受注に対する期間内（②）での平均収益

⑥バーチャル展示会を開催する費用・予算

これらの①～⑥までの目的設定や数値をある程度まで考えていく必要があります。そして、

展示会によって得られた収益（③×④×⑤）＞　展示会を開催する費用・予算（⑥）

の関係性が成り立てば、費用対効果が合う展示会開催であると考えられます。

そしてこれらの計算式を元に、展示会の予算や目標の商談獲得数等を決めていくことができます。算出した数値の情報を開催計画に盛り込むことで、社内稟議にも通しやすくなるでしょう。ここからは、①～⑥の項目について詳細に解説していきます。

【①展示会を開催する目的を決める。】

まずは、展示会を開催する目的を決める必要があります。具体的な目的としては「新規顧客の獲得」「既存顧客からの売り上げ向上」「商品やサービスの認知度向上」等が考えられます。

展示会開催の目的が「短期・中期的に収益を獲得するため」である場合は、開催にあたって費用対効果がかなり重要となります。一方、短期的な収益は度外視で、「商品やサービスの認知度を向上させたい」という場合は、費用対効果にはあまり拘らなくても問題ない代わりに、費用対効果以外の何かしらの指標（展示会前後での認知度の変化やメディア掲載数など）が必要となるかと思います。

また、商品やサービスの内容にもよりますが、基本的には新規顧客を獲得するには既存顧客の売り上げを伸ばす以上のコストがかかります。自社の市場環境やビジネスモデルを加味したうえで、最適な目的を設定しましょう。

【②展示会の費用を回収する期間を計画する。】

次に、展示会開催でかかった費用をどのくらいの期間で回収するか計画しましょう。例えば、「展示会出開催後3カ月の間」や、「展示会開催後1年の間」等です。展示会開催においてはもちろん、「展示会に参加いただいた顧客から数年後に受注する」というようなケースも考えられます。しかし、費用対効果を算出する際は、数カ月から1、2年程度で期間を限定したほうが施策の振り返りや改善を行いといったメリットもあります。どれくらいのペースで施策を改善する必要があるかも踏まえて、開催費用の回収期間を設定していきましょう。

【③展示会後の目標商談数を計画する。】

次に、展示会後にどのくらいの商談を獲得したいかの目標を計画しましょう。従来の展示会に出展していたような高額商材を扱う場合には、基本的にはオンラインだけで購入が進むことは稀で、都度営業担当が商談を行う必要があります。

また、展示会をオンラインで開催する場合は、従来のようにその場で話した後に名刺交換をしてリードを獲得するといった施策が基本的にはできません。そのため、目標とする商談数を獲得するために、何件のリードを獲得しておくべきなのかも合わせて計画しておくと、展示会のコンテンツ内容や集客施策を検討する材料にもなります。

【④1商談あたりの受注率を計算する。】

次に、1回の商談あたりの受注率を計算しましょう。これは今までの展示会や、WEBからの問い合わせなどの実績をもとにおおまかに計算していきましょう。例えば、10回の新規商談で2回の受注がある場合は、受注率は20％となります。

【⑤1受注あたりの期間内（②）での平均収益を計算する。】

次に、1受注あたりの平均収益が②で設定した期間内でどの程度になるか計算しましょう。指標としては、売り上げではなく収益を設定するべきです。1受注あたりの平均収益が分かることで、展示会を開催する際に何件程度の受注があれば元が取れるのかを計算できるようになります。

【⑥バーチャル展示会の開催にかかる費用・予算を計算する。】

最後に、バーチャル展示会の開催にかかる費用（もしくはかけられる予算）をまとめて計算しましょう。バーチャル展示会内のコンテンツやシステムの構築費はもちろん、営業担当の人件費、サーバー費、集客にかかる費用などを全て算出していきましょう。ただし、バーチャル展示会のシステム自体は、1回の開催で消費してしまうものではなく、1度構築をすれば何度も流用できるものとなっておりますので、その点も踏まえて予算を考えていく必要があります。

以上①～⑥までの内容や数値を決定したうえで、

展示会によって得られた収益（③×④×⑤）＞　展示会を開催する費用（⑥）

の計算式を元に、展示会の予算や目標がどのくらいなら費用対効果が合うのかを算出していくことが出来ます。

バーチャル展示会・オンライン展示会の費用対効果を向上させる方法
バーチャル展示会・オンライン展示会を開催する費用対効果を向上させるためには、「商談数を増やす」、「受注率を高める」「1受注あたりの収益を伸ばす」「バーチャル展示会開催の費用を抑える」のいずれかが必要です。そのため、「費用対効果の高いバーチャル展示会」を社内で提案する際は、バーチャル展示会自体のコンテンツ案だけでなく、商品・サービスのマーケティングや営業方法まで含めて具体的に提案することができれば、より社内稟議が通りやすくなるのではないでしょうか。

バーチャル展示会・オンライン展示会システムの構築について

弊社ビーライズでは、バーチャル展示会・オンライン展示会の企画からシステム構築、デザイン制作までワンストップで開発を行っております。バーチャル展示会の開催に関してご関心のある方はビーライズのウェブサイトから資料請求ください。担当者より資料をお送りさせていただきます。

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