オンライン会議/イベントのメリットと落とし穴
みなさん、こんにちは。
戦略コンサルタントのアップルです。
コロナ禍の中、みなさんはうまくオンラインコミュニケーションを使いこなせていますか？オンラインは便利である一方、難しいと感じる部分もあるのではないかと思います。
そう、オンラインにはメリットと落とし穴の両面があります。アフターコロナでは、それらを踏まえて、オンラインとオフラインをうまく組み合わせながら使いこなしていく必要があるでしょう。
そこで、今回は、仕事のMTGやイベントのオンライン化のメリットとデメリット（落とし穴）をアップルの実体験ももとに整理してみました。
オンラインをうまく活用するヒントを得たい方はぜひご覧ください！
アフターコロナでオンラインは前提となる
コロナの収束が見えつつあります。
東京も、毎日の新規感染者数がかなり低い水準で推移し、はやければ5月中にも緊急事態宣言が解除される可能性が出てきました。世の中の関心はアフターコロナへとさらに向かっていくと思われます。
アフターコロナについては、noteを始めた頃の4月の下旬に2本記事を書きました。アフターコロナで変わること／変わらないことをしっかり目利きする必要があるということ、またアップルの仮説として「働き方」と「イベント」については大きく変化するのではないかということを書きました。
アフターコロナで何が変わるのか？
アフターコロナで変わる働き方
つまり、働き方とイベントは、オンラインを前提とした構造になっていくということです。
ちなみにこの変化は、アップルの仕事や生活にも大きく影響します。
まず、職業が戦略コンサルタントなので、日常的にクライアントとのMTGや社内MTGを数多くこなしています。そのため、MTGがオフラインメインからオンラインメインへと変わることは業務に大きく影響します。
また、アップルはプライベートで勉強会を主催しているため、アフターコロナではその運営も変革を求められます。これまでは会場を確保し、そこに参加者を集めて勉強会をやってきましたが、アフターコロナではオンラインも組み込んで運営していく必要があると考えています。
このように、オンライン化はアップル自身の仕事とプライベートに影響を与えるため、そのメリットとデメリットは何ぞやということを、実際にオンラインを体験しながらここ数週間つらつらと考えていたのです。
以下、仕事のMTGのオンライン化のメリデメ、イベントのオンライン化のメリデメの順にお話します。
仕事のMTGのオンライン化のメリデメ
主にクライアントとのMTGなど、外部とのMTGを想定して書きます。
まずオンライン化のメリットは、次の4つです。
【オンライン化のメリット】
①移動しなくてよい
②資料を印刷しなくてよい
③資料をMTGの直前まで修正できる
※移動や印刷のリードタイムがなくなるため
④日程調整がやりやすい
※クライアントの重役やファームのパートナーの予定を確保しやすい
特に、①の移動の手間や時間を省けるというのは非常に大きなメリットですね。以前の記事に書いた通り、遠距離になればなるほどこのメリットは大きいので、出張という概念は消失していくと考えています。
一方、デメリットは、アップルの感覚だと次の4つでしょうか。
【オンライン化のデメリット】
①反応や空気が読みづらい
②会議での一体感が醸成しづらい
③声の大きな人に引きずられやすい
④ブレストがしづらい
この4つについては、それぞれ少し詳しく解説しましょう。
①について
コンサルだと、プレゼン中にクライアントのキーパーソンの顔色をうかがいながら、どの辺の話が刺さっているか、逆にどの辺は興味がなさそうかということを観察しています。そういうことが画面ごしだと当然やりにくくなります。また、会議全体の熱気や空気も感じ取れません。
②について
単発のMTGであれば問題ないのですが、繰り返しMTGを重ねて信頼関係を築いていくようなときにはじわじわとデメリットとして効いてくる印象です。オンラインだけだと「同じ場所や時間を共有した」という感覚になりにくく、信頼感や一体感が醸成されにくそうだなーという印象です。
③について
これは見落とされがちですがあるように感じています。会議というのは総じて声が大きい人に引きずられやすいものではありますが、オンラインだとその悪影響がより強まるという話です。
というのも、おそらく、オンラインの方が話に割って入り込みずらいということが影響しているように思います。対面のMTGでは、周りの「空気」や「間」を感じ取って「このタイミングなら発言できそうだ」と口火を切れますが、オンラインだと空気や間を感じ取りづらいので声が大きな人に対して割って入り込むことが難しいのでしょう。
一般的に、声の大きな人に引きずられると結論や議論がゆがむリスクが高まるので、オンラインで会議をする場合にはファシリテーターがうまくコントロールすることがオフライン以上に重要になるでしょう。
④について
これは会議の目的や形態によってはデメリットになるという話です。
資料などがかっちりと準備されていて、それに基づいて議論や意識決定をするような会議は、オンラインでも問題なくできます。
一方で、ブレストを主眼とした会議は、オンラインだと正直やりづらい印象です。というのも、ブレストを活性化させるには、場の一体感を醸成したり、ホワイトボードを使ってその場で議論やアイデアを可視化することが大事だからです。こういうことがオンラインだとやりづらいです。
イベントのオンライン化のメリデメ
先日、主催している勉強会で、オンライン開催をトライアル的にやってみました。率直な感想は、総じてすごくいいな、というものです。
一体感が醸成しづらいとかブレストしづらいというデメリットは仕事の会議と同様にありますが、それを上回る大きなメリットがイベントの場合はあると感じました。
具体的には以下の4つのメリットがあると思います。
【オンラインイベントの4大メリット】
①集客がしやすい（主催者のメリット）
これはイベント主催者の最大のメリットです。移動が不要で家からサクッと参加できるので、圧倒的に集客がしやすいです。距離の制約から解放されるため、全国から集客することが可能にもなります。
②カジュアルに参加できる（参加者のメリット）
オンラインイベントでは、別のことをしながら「ラジオ感覚」で聞いているだけの人も中にはいるようです。
そうしたカジュアルな参加ができるのもオンラインならではのメリットでしょう。オフラインだと、主催者や会場の雰囲気に気を遣って真面目に身構えて参加する必要がありますからね。
③チャットで参加者とライトに対話できる（双方のメリット）
勉強会でもセミナーでも、オフラインで壁になるのが「主催者と参加者との対話」です。質疑応答の時間などで対話を促そうとはしますが、多くの方は発言しないため、ごく一部の方としか対話できません。
これがオンラインだと、チャット機能で気軽に質問や意見を投稿できるので、主催者としては広く参加者の声をリアルタイムに拾うことができますし、参加者も発言しやすくなります。これは結構大きなメリットだと感じました。主催者がプレゼン中にプレゼンに対する質問や意見をどんどんチャットに書き込んでもらって、そのチャットの内容をもとにプレゼン後の質疑応答やディスカッションを進行するというやり方もできます。
④簡単に録画・記録できる（双方のメリット）
スカイプでもzoomでも、録画機能があるので、ごく簡単にイベントの様子を動画で記録できます。議事録も何も不要。ぽちっと録画ボタンを押して記録完了です。主催者は記録の手間が省けますし、参加者は参加できなかったイベントを追体験できるので、双方にとってメリットがあります。
漏れがあればぜひご指摘ください！
以上、仕事でのMTGとイベントの両面で、オンライン化のメリットとデメリットをお話しました。
アップルが気づいてないようなメリット／デメリットがあるかもしれませんので、ぜひ漏れがあればコメント欄でご指摘いただけるとありがたいです！
今回はここまでです。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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