標準システムの作り方

前回、作って壊すとして今ある基準の改善として書きました。今回は、基準をまとめた仕組・システム作りの考え方を書いていきたいと思います。

今まで何度も書いてきた、色々な目線から見ると書いてきましたが、今回は大枠から見た目線となります。
日常的に使う基準は詳細の基準となります。

・標準の必要性

様々な業界で使われている、大枠の標準としてISO国際標準を例として書いていきます。製造業での実体験を元に書いていきます。ただ、違う業界でも標準と手順等の繋がり方は同じなので参考になると思います。

標準てなんで必要？
それは、一定の基準から悪くならないようにする為となります。
？？？となった方
沢山の人・組織等が行動をしようとすると、各々が自由に考え動き危なく・何が良いのか分からなくなりますよね。

例えば、信号のルールがなく赤でも渡る人だらけだと、危険ですよね！
ルールを作ってきて感じた事は、ルールを守る気質が諸外国より日本人は高いと感じます。

そして一部さすがだなと感じる、ルールを上手に見直しを行っている組織があると思います。作ると壊すで書いたように、常に良くする意識を持っていると感じます。

・難しく解釈してない？

既に、ISOを取得している組織では自社のマニュアルを見た事があると思います。かなりの厚さになっていませんか？しかし、ベースとなっているISOマニュアルは見た事有りませんか？驚くほど薄いんです！

マニュアルや標準書を見る時に気をつけた方が良い事、それは誰がどう解釈したのかです。当然ですが、人によって解釈の仕方が若干変わります。その解釈を当事者以外が行うと矛盾が分からなくなります。

その矛盾で苦しんで行くのは、解釈した人数よりはるかに多くの人になります。準備し良くしていくメリットが、どれだけの人の効率を上げられるか！影響の範囲を考え、都合良く解釈する事が大切です。

何故改定を易々と言えるのか、それは大本の基準になるマニュアルですら、定期的に見直しを行い時代・ニーズに合わせるからです。実際に企業監査をしていた時、確認する点として更新履歴を確認していました。それ程までに、良くすることを組織で行える仕組みにしているのかを見ています。

また、認定員のジャッジですが絶対ではありません。スポーツの審判とは違うのです。実際に納得できない判定に対して不服申立てをした事もあります。断片的にしか見れない、認定員が改訂についていけていない等、様々な理由はあるんです。

色々な業界で基準は使われますが、作り方はそれぞれ良いポイントを抑える為に知っておくと良いです。様々な業界毎の仕組みは有りますが、抑えないといけない・必要以上に抑え過ぎな部分がないか、確認出来る物差しとしての基準として使えます。

・成熟ステージ

成熟ステージ
・ステージ０　ルールが無い
・ステージ１　ルールが文書化されていない
・ステージ２　ルールが守られていない
・ステージ３　ルールが更新されていない
・ステージ４　定期更新・見直しされていない
・ステージ５　定期更新・見直しされている

・ステージ０

今のステージは何処か、何を管理し記録するのか、縦軸の各階層・職位でPDCAサイクルは決まっているか、横軸の受渡し内容・フローは決まっているか、経営層のPDCAは決まっているか、仕組が作られているか確認します。

・ステージ１

次のステージは、決めた仕組が出来ているかです。何となく決めた仕組ではなく、行っているには目的・理由が有ります。仕組に出来ない事が無いか、出来ていない仕組みの原因はどこかを確認します。
出来上がっていれば、認定取得することが出来ます。

・ステージ２

このステージでは、色々な事が試されます。
確認した仕組みを各所・各自が守っているかです。
組織として躾が出来ているか、個人として躾が出来ているか、経営層とし躾が出来ているか、それぞれが試されます。これが出来ていれば、認定更新が出来ます。

・ステージ３

作って壊すでも書いたように、壊して作っても改善になる事は良い事です。ただ、部分都合で変更する改悪になっていないかをきちんと判断しましょう。そして、使える仕組みになったら次のステージに行きましょう。

・ステージ４

次のステージは、壊すタイミングを計画しているかです。環境は常に変化しています。変化への対応が出来ていない仕組、時代遅れ・改悪にならないよう変更していきます。

・ステージ５

自然に改善される段階に入り、効率・不具合の発生に敏感に対応出来る様になっています。ここまで来たら、新規事業等のチャレンジして失敗しにくい状態になっています。

この様に、鍛冶屋さんの様に鍛錬をする事で自社の風土・カラーとなる仕組みになります。そうした仕組みは環境となり、人の成長となっていきます。そうする事でスパイラルアップのサイクルに入って行くことが出来ます。

成熟ステージを上げ、企業・個人の価値を高めて行きましょう。