COVID-19×テレワーク環境下の職場のコミュニケーションを再設計する
このnoteについて
このnoteは経営者のためのマガジン「withコロナ時代を生き抜く組織改革」のうちのコンテンツです。
COVID-19×テレワーク環境下にて、コミュニケーションの方法を変えていく必要があります。オフィスの中で働く時には、多くの声が飛び交いますし、暗黙の了解が存在します。テレワークに移行するということは、これらのルールを考え直し、設計し直す必要が出てきます。（本当に必要かどうかも含めて）例えば、職場に出勤した時の「おはようございます！」はどう置き換わるのでしょうか？弊社では、Zoomを使って朝会をしたり、Slack上での「業務開始します」という勤怠報告などがされています。
このnoteでは、職場で発生していたコミュニケーションをテレワーク環境下でどのように設計すべきかを事例とともにを見ていきます。
まずはチェックしてみましょう
□ 社内のコミュニケーション方法は十分に揃っていますか？
□ 社内のコミュニケーションが起きるトリガーは適切に設定されていますか？
自社でのコミュニケーションを分類分けしてみた
まず、職場でどのようなコミュニケーションがあるのかを大雑把に分類してみます。分類のために、横軸に「オープン・クローズド」、縦軸に「同期的・非同期的」を取ってみます。※この分類は「リモートワークは「ちょっと相談させて」が言いづらい？ コミュニケーションに関する2つの極意」を参照させていただきました。
▼分類してます。まずはざっくりで良いかと。
こうしてみると、左上の領域はSlackやメール、Zoomでのオンライン会議などで実現できます。左下、右下のコミュニケーションは弊社の場合はDocbaseなどのドキュメント管理ツール、Google DriveやBoxなどのコラボレーションツールで実現することができます。右上がオンラインで実現するのが難しそうです。
そこで、コミュニケーションを設計するために、2つの課題を設定しました。
①右上（同期的×オープン）の領域を実現させるツールの利用と定着をどのようにすれば良いか。
②どのようなコミュニケーションのトリガーを設計すれば、全体のコミュニケーション機能不全を起こさないか。
顔が見えない状態が続くのが基本的なので、コミュニケーションを発生させるトリガーを最適なタイミングと量（通常より多めにしたい。）が重要になってきます。
この2点を意識して、コミュニケーションの設計表を作っていきます。
コミュニケーションの設計表を埋めていく
こんな感じで作っていきます。（公開しているので、コピーして使うことも可能です。）テレワーク環境のどこ（ツール）でコミュニケーションが行われるのか、そしてそのコミュニケーションのトリガーは何によって発生させれば良いのかだけを簡潔にまとめます。
テレワーク環境下でのコミュニケーション施策例
①Tandemでいつでも話しかけられる状態に
Tandemは個人的にとても好きなサービスです。自由に部屋を作って、そこに入室すれば同じ部屋の人とボイスチャットができます。普段はマイクを切っておいて、誰かが話しかけてきたら応答するようにしています。
晩酌待機部屋なるものも....
②全社会議でランダムなグループで雑談時間を導入
テレワークに移行してから、全社会議を隔週に一度から、週に一度に変更がありました。また、この全社会議での冒頭10分ほどを雑談に当てています。会議にはZoomを利用していますが、Zoomのブレイクアウトルームを使って4人くらいのランダムなグループが作られ、雑談が始まります。
③1on1の頻度を増やし、コンディションについて話す
1on1の頻度も全社会議と同じく、隔週だったものが週に一度に変更されました。その代わり、1回1回の時間については30分→15分とライトになっています。
また、メンティはコンディションについて話すことを推奨するようにしました。ツールは弊社が開発しているWistantを使っています。
▼メンティに1on1で話してもらうトピック候補
④社内から人や仕事を募集するSlackチャンネル
仕事の偏りをなくしたり、募集を簡単に行えるようにするため、# 社内クラウドファンディングというSlackチャンネルを運用しています。
その他のポイント
①ガイドラインも作ると尚良い
テレワーク環境下ではITツールが新しく導入されるケースも多いでしょう。従業員に混乱を起こさないためにも利用にあたってのガイドラインやヘルプセンターを用意しておくと、良いです。
例えば、相談はどれほどのものだったらSlackなのか、それともTandemや電話を利用するべきなのか、Zoomの使い方などをまとめておくことが重要です。
②文書化を意識する
全員がドキュメンテーションをしていく意識を持つような文化作りも大切です。会話がクローズドになりやすくなるので、「あの人と話した内容」が到ところで発生してコミュニケーションコストがかかってしまう可能性があります。
会議の議事録やちょっとした相談などもドキュメントとして残しておくことでこのコストを削減することができます。
③楽しめるコミュニケーションを
ストレスのかかりやすい状態の中で、ポジティブな気持ちになれるコミュニケーション手段や場を用意することも忘れないようにしましょう。
Snap CameraやZoomの背景、チャンネルや部屋の名前など遊び心を意識するとコミュニケーションも活性化します。
ボディランゲージや表情でのコミュニケーションがやりにくくなってしまうので、チャットツールとGIFなどを組み合わせてコミュニケーションするのもおすすめです。
最後に
このnoteでは、COVID-19×テレワーク環境下におけるコミュニケーションの移行を考えてみました。コミュニケーションパスをしっかりと整備することは企業運営において欠かせないことかと思います。今一度、自社のコミュニケーションの種類とトリガーを見直してみてください。
▼ 記事内でも出てきましたが、弊社はマネジメントに関するコミュニケーションはWistantを使っています。
目標管理や1on1、フィードバックの仕組みを簡単に取り入れられます。マネージャーの方の体験を大幅に良くすることができるプロダクトなので、ぜひ見てみてください。
※ 10人以下のマネジメントをしている方、ぜひご相談ください。無料提供を予定しています。
▼ COVID-19×テレワークでのマネジメントについてディスカッションしましょう。
▼こんな会社で働いてます。
100%ホラクラシー憲法に則った経営をしています。
▼ この状況下になり、コストが厳しい企業様には、完全リモートでのコスト改善コンサルティングも提供しています。
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