【 勤怠・経費 】月末2大タスク完遂プロジェクト vol.1

もうすぐ月末ですね。
みなさまの会社では、経費や勤怠の締めアナウンスはどのようにされているでしょうか？
弊社では月初2日で概算の月次速報を出せるように、月初1日の午前中には勤怠も経費も締め切ります。そのため、月末営業終了時点で全員の経費が提出されており、勤怠の修正なども終わっている状態が理想です。

今回はこの月末2大タスクを、社員みんなに無理なく楽しみながら行ってもらうためにはどうすればいいのか考え、行ってきた取り組みを紹介できればと思います。

どうすれば遅滞なく実施してくれるのだろうか

営業などは、月末最終日まで追い込んでいるため月末になるにつれて忙しくなります。つまり月末に「勤怠の修正と経費申請やってくださいね」と大号令をかけても”それまでの負債が大量にあってやる気をなくす”→”後回しにする”ということが往々にして起こりがちです。

つまり

「ふとした瞬間に思い出す状況を作り出せばいいのでは？」

という結論に至りました。
そんなこんなで企画したコンテンツは以下です。

・プロフェッショナル　〜打刻の流儀〜
・スタオネア　〜あなたの月末を変えるかもしれない
・その他（ミルクボーイ、ぺこぱ、アンジャッシュ）
・打刻漏れ防止自動リマインドチャット
・打刻ミス自動検知チャット

バナー画像の時点で、薄々勘づいていた方もいらっしゃるかもしれませんね。そうです。パロディー企画です。
啓蒙動画を作成し、毎月月末1週間前を目処に全社共有するというのが共通した流れですが、企画ごとに重点テーマが違っていたりするので、そんなところも楽しんで参考にしていただけたら幸いです。

プロフェッショナル　〜打刻の流儀〜

重点テーマ/目標
▶︎勤怠打刻ミスの低減

取り組み内容

1. まず直近3ヶ月の全社員の勤怠データを出力
2. ミスなく打刻できている日が多い順に並び替える
3. ミスが多いメンバーに理由をヒアリング
4. ミスが少ないメンバーに打刻ミスを減らすためにしている事をヒアリング
5. 一番ミスが少ないメンバーにはzoomにて個別インタビュー（録画）
6. 打刻ルーティーン、打刻の流儀をヒアリング
7. プロフェッショナル風に編集
8. ヒアリング内容を全社共有

以下、実際社内での情報共有ツール（TUNAG）にて発信した内容です。
※TUNAGは自社サービスです。

こんな感じで社内で共有したところ、色々と嬉しいコメントをいただきました。仕事のちょっとした息抜きにもなったようで良かったです。

取り組みの効果

結果として、翌月の打刻ミスが10%低減しました👏
打刻ミスが減れば、上長の確認承認コストも減り、月初すぐに勤怠を締めることができ、スムーズに給与計算に入っていけます。
ちりつもですね。

そもそもの根本解決には至っていない

ただ、そもそもの根本解決には至っていないのも事実で、絶対に勤怠打刻を忘れない仕組みはないものかというは並行して色々と探して検討していたりもします。もし良いツール・仕組みをご存知の方がいらっしゃればDMいただければ幸いです。

スタオネア　〜あなたの月末を変えるかもしれない

初代パロディー企画として、いまも社員の記憶に深く刻まれている（？）であろうこちらの企画。なんと3部作（3ヶ月）でお届けしました。
こちらの紹介まで書こうかと思ったのですが、1回企画のプロフェッショナルですら、長文になってしまったので、別の機会にvol.2として発信しようと思います。
バナー画像だけチラ見せしておきますので、ご興味がある方はまた見に来ていただけますと嬉しいです🙋‍♂️🙋‍♀️

ご覧いただき、ありがとうございました！