作業時間を可視化できるアプリTIMECLOUDで”集中時間”に自覚的になれた

なんだかライフハックぽいタイトルですが”親としてできること”マガジンに入れています。
なぜかと言うと、子育てとの両立をする上で、仕事の効率化って絶対に必要なことだから。
まさに、親だからできることであり、親にしかできないことだと思うのです

今日は日曜日。
と、言うことは明日は月曜日で新しい週のはじまりと言うことになる。

どうやら日曜日の夜というのはストレスがとても高い時間帯らしい。
「明日から仕事だ」と思って気が萎えてしまっている人が多いということ。逆に金曜日の夕方は「明日から休みだ！」とご機嫌な人が多いらしい。

これは会社に行く人に限らず、フリーランスの人もきっと同じでしょう。
なので、気分転換に新しいアプリに触れて、この憂鬱を明日への希望に変えるのもいいかもしれません。

仕事時間よりも集中時間を計測する

子どもが生まれてからずっと、基本的には17時に仕事を終えるようにしています。それは18時の保育園や幼稚園のお迎えに間に合うように、というのとそれまでに晩ごはんの簡単な仕込みを済ませてしまいたいから。

それまでは、フリーランスにありがちな20時くらいになったらエンジンかかるタイプでした。いま思い返せば、たぶんエンジンなんかかかっていなくて「夜やればいいや」と仕事を先延ばしにしていただけだったのだと思います。

でも、18時にお迎えに行って、それからご飯食べて、お風呂に入って、寝かしつけしてとやってると、なんだかんだで21〜22時。
それから起きて仕事して、朝5時や6時に起きてお弁当作って。
なんて生活は、とても僕にはできない。

だったら、どこで時間を確保するかと言えば”頑張って仕事を早く終わらせる”と”朝の時間を活用する”の2つが、シンプルですが僕の出した答えでした。

仕事時間よりも集中時間を計測する

なので一日の仕事時間が、9〜17時の約8時間。お昼休憩が1時間だとして7時間。それに、早朝が1〜2時間プラスされることになる。
つまり、合計で8〜9時間は仕事していることになります。

でも、ある日ふと気がついたんです。
「そんなに仕事しているわりに、仕事できてなくないか？」と。

この気付きは大変ショックでした。
で、色々調べているうちに気がついたのです。
「業務時間なんか記録しても意味ないかも。それよりも”どのくらい集中して作業して過ごせているかを調べないと”」と。
集中して作業して取り組んで、仕事が進んでいないのなら、ますます衝撃的ですが、それはそれで解決策を探せます。
でも、「やってるつもりで、実は何もしていない時間が長いんじゃないか」と思っていたので、まずはその仮説に立って検証をはじめました。

ちなみに、人の集中力は最大で４時間／1日しかもたないらしい。
これ、1回の集中時間ではなくて1日でとのこと。
トップアスリートのレベルで4時間がマックス。なので、僕だったらせいぜい2〜3時間も集中して仕事に取り組めたら御の字です。
人って、集中しているようでだいたい散漫な時間を過ごしているようです。

TIMECLOUDで作業時間を計測

仕事時間の管理に使っていてオススメなのが、このTIMECLOUDというアプリ。

TimeCrowdとは？ - 時間管理ツールTimeCrowd - タイムクラウドはチームでの時間を共有し生産性を高めるための時間管理ツールです。

チームで使えるのがウリではあるのですが、個人でひとり使用なら無料で使えます。（携帯アプリもあります）

使い方はシンプルで、タスクを開始する際にタスク名を入れてスタートするだけ。それで、計測してくれます。

レポート機能もついているので、1日、1週間、1ヶ月やカスタムで何に何時間使ったのかが分かるようになっています。

これを入れて、何がよかったのかを5つほどまとめます。

何を効率化・自動化させるべきかわかるようになった

当然、一つひとつの作業にかかる時間が解ります。
例えば、noteを書くのにどのくらい時間がかかっているのか。

この記事の時間計測はTIMECLOUDで計測したものです。
他にも、毎日のお弁当つくりにかかる時間も計測していて、それを弁トレとしてインスタにアップしたりしています。

時間がわかるだけでは大した意味もないのですが、細かなメール返信にかけた時間や、雑用にかけた時間、執筆にかけた時間などを振り返り、どこが無駄に長いのかを知ることができます。

つまり、時間をかけるべきところと、自動化・効率化するべきところが数字として分かるようになる。

タスクの予測時間と実作業時間のギャップから自分の力がわかった

時間って何となくあっという間に過ぎます。
そこで、いつもそのタスクの見積もり時間を予測します。
例えば、「メール返信／15M」とか。
で、その時間内にタスク処理が終わるように、タイムトライアルします。
最初は、まったくこの時間予測が合わなくて愕然としました。

「メール返信なんか15分で終わるだろう」と思っていたら40分かかっていたり。
「この原稿なら1時間で書き終わるだろう」と思っていたら2時間かかっていたり。
この予測と実働がわかるようになると「そりゃ、仕事終わらないよな」ってのがわかるようになります。つまり「俺の力超過信」に気がつくわけです。現実を見ました。

予測時間とのタイムトライアルで時間が長いよりも、短いほうが嬉しくなった

フリーランスって、誰かと比較できないので「俺、ちゃんと仕事できてたかな？」となんとなく不安になったりします（ならない？）
それで、わかりやすく長時間PCの前に座って、「今日も仕事こんな時間までやったぜ。ふぅ〜」みたいな満足感を得ようとしてしまう。
当然ですが、それって無意味。
予測時間を立てて、タイムトライアルすることで「予測どおりピッタリ終わった！」とか「予測よりも早くできた！」みたいなことが嬉しくなりました。

「考える時間」をちゃんと可視化できた

日々の雑用や業務に追われていると、「緊急度は低いんだけど重要度は高い」というようなことが後回しになりがち。
僕の場合は特に「未来について考える」を疎かにしがちでした。
例えば、将来の仕事につなげるための種まきだったり、NPOのこれからの運営や方向性についてだったり、noteの使い方だったり。

で、他の仕事と違ってこの「未来について考える」時間ってしっかり長く集中して取りたい。でも、この「考える時間」ってやっかいで一見仕事してない感じになる。アウトプットも出るとは限らないし、色々考えていたはずなのに「無駄に過ごしたな〜」なんて思いがちでした。

このTIMECLOUDでは、色々とカテゴリを作ることができます。
大雑把ですが僕が入れているのは、こんな感じ。

計測したい項目を荒く出しています。
例えば、メール返信や請求書作成などは、雑用カテゴリに。
SNSなどは情報発信に入れています。ちなみにnoteはWORKカテゴリには入れていません。

で、「未来につながる思考や準備」という項目をつくったことで、ちゃんとその時間が取れているかどうかを可視化できるようになりました。
この時間中は、お散歩しながら考えたり、カフェで考えたりと必ずしもPCとにらめっこしない時間でもあります。

なんで達成感がある日と、そうでない日があるのかがわかるようになった

作業計測をはじめたけど、気が散っちゃう時ってあります。
そんな時は計測しっぱなしにしないで、一旦消して休憩したりするようになりました。
なぜなら、タイムトライアルなので集中できていないのに時間が経つのがむちゃくちゃもったいないのです。

そのおかげで、一つひとつのタスクに対してメリハリが生まれました。
とは言え、「今日はなにも集中できない」みたいな日もやっぱりあるわけです。そんな日もこれまでだったら、「なんかダメだったなー」でがっかりしてお終いでしたが、「なんの作業がダメだったのか」「どのくらいから手が止まっていたのか」などがはっきりわかるようになりました。
そうすると、辛いタスクが分かるし、改善策を考えることができるようになります。

まとめ

こうして時間を計ってみたことで、なんで今日は作業が進まなかったのか、とか進んだのかってことに自覚的になれました。
かれこれ1年半ちかく使っていますが、便利だなって思っています。

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今日も、見に来てくれてありがとうございます。
そうこうしている間に、もうすぐ月曜日。
ちょっとシンドいですが、がんばりましょう。
素敵な1週間になりますように。