「できる人」の目鱗習慣
column vol.459
40代になっても毎日精進に勤しんでいる私にとって、さらりと「できる」ビジネスパーソンは憧れです。
できる人は、どうして「できる」のか？
キラキラと活躍するその姿を見る度に思うのですが、できる人にはどうやら目から鱗の共通の成功習慣があるようなので共有させていただきます。
大成する人ほど、さっさと帰るぼっち
まずはプレジデントオンラインの事例からです。
【｢同僚と頻繁に飲みに行く人｣よりも｢さっさと帰るぼっち｣のほうが最後は成功する理由】という記事に刺激を受けました。
〈PRESIDENT Online ／ 2021年10月21日〉
緊急事態宣言が明け、時短解除も行われる中、同僚と飲みに行く人も増えているはずです。
同僚との飲み会は関係づくりとしては大切なことですが、ついつい愚痴の言い合いになってしまうことはないでしょうか？
しかし、心理カウンセラーYouTuberのるろうにさんは「大成する人ほど不必要なコミュニケーションを避けて、一人の時間を大切にしている」と語ります。
確かに飲み会の愚痴はストレス解消になったとしても、なかなか解決には繋がらないもの。
それに、愚痴は天下の回りもの。
大抵、ネガティブな発言は自分に返ってくる。愚痴と悪口は紙一重なので、それが同僚に悪口と捉えられると自分の株を下げてしまうことにもなりかねません。
いやいや、仲間同士で共通の難敵について話しているから大丈夫、なんて鷹を括っていると痛い目に遭います。
人の心は移ろいやすいもの。
大きないざこざがなくても、何かの拍子に嫉妬されたりと自分に対してネガティブな気持ちを持たれる可能性もあります。やはり、言わなくても良い愚痴は言わない方が良いでしょう。
集団であることで間違えてしまう
ちなみに飲み会だけではなく、仲が良いもの同士で一緒にい過ぎてしまうことによる弊害があるのです。
その一つが「集団的浅慮」。
個人だと正しい判断ができるのに集団で協議すると間違った判断を下してしまう可能性があるのです。
特に、これはメンバーの結束力が強く、反対意見を出しにくい閉鎖的なグループほど発生しやすくなります。
みんなが同じ意見なら大丈夫。まさに「赤信号、みんなで渡れば怖くない」状態です。
当社代表の谷口正和は、常に反対意見を取り入れることを重要視しています。
それを一つ体現しているのが当社の時流分析会議「イマジナス」です。
こちらはメンバーがそれぞれ毎週気になったニュースや出来事を持ち寄り、ディスカッションする会議なのですが、大切なのは自分とは異なる考えや意見を否定しないこと。
自分はそうは思わなかったけど、あえて肯定してみる。そうすると、自分になかった新しい気づきを得ることができるのです。
このノウハウは私のnote執筆にも活きています。
私が毎日記事を書き続けられる大きな要因になっており、自分になかった多様な考え方を肯定するだけで、ネタに困ることはなくなります。
自分一人で情報収集する場合も、あるテーマに対して自分の反対の意見を弁護してみると、考えの幅を広げるトレーニングになります。
東洋経済オンラインの記事の中で本を読むことを推奨されていますが、一歩手前に多様性を受け入れる習慣をつくっておくと読む本の幅が広がるのでオススメです。
メールをTO DOリストと見切る
仕事時間の多くを占めるメールのやり取りですが、ネット広告のコンサルティング会社を立ち上げた加藤公一レオさんは、メールの扱い方が「仕事ができる人、できない人」を分けると考えていらっしゃいます。
〈with news ／ 2021年10月18日〉
シンプルなメールの構造は仕事を整理する究極の「TO DO管理術」になると断言しているのです。
普通、受信メールをフォルダー分けしたり、フラグを付けたりする人は多いと思いますが、加藤さんの割り切りが凄いのです。
大量のメールが届く中、処理や返答が必要なものだけを残し、それ以外はどんどん削除するというもの。アクションが済んだら即削除。受信トレイにメールをためないようにしているそうです。
送信済みフォルダも同じくで「送信相手の未処理タスク＝返答待ち」の管理用として活用。先方が返答したら削除します。
加藤さんは
私の経験上、一度削除したメールはほとんど見ない。また、万が一必要になった場合はいつでもゴミ箱から検索して復活できるよう設定しておけば、困ることはない。
と自信満々。
…正直、私はメール文は言った言わないの履歴になるので、削除する勇気は持てません…。ただメールをTO DOリストに見立てるというのは賛成です。
私の場合はグーグルメールなので、現在進行形のものはスター付きにし、検索ですぐに自分のやるべきことを分かるようにしています。
今のところそれで困ってはいないので、なかなか勇気がないという方はスター付き（フラッグ）をオススメしたいと思います。
できる人のメール4ヵ条
その他、仕事ができる人の「メール4ヵ条」を挙げられています。
（1）クライアントや上司のメールには“即レス”
確かに「返信が遅い」というのは、ただそれだけで相手にストレスを与えてしまいます。
返信する時点で対応が完了していなくても良いので、いつまでに返信するなど、とりあえずは分かりましたと反応しておく方が良いでしょう。
（2）口頭で依頼しても改めてメール
タスクの抜け・漏れをなくすためには、口頭で依頼した場合であっても、改めてメールで対応を依頼する。
これで「依頼したこと自体を忘れる」ということがなくなり、自分が依頼したタスクの期日を正確に管理することができます。
個人的には何かトラブルがあった際の証拠にもなるのでリスクヘッジをすることができます。
（3）依頼メールには“期日”を記載する
意外と忘れがちなのが、期日を設定することです。
例えば「なる早」と言っても個人差があります。あとは、期日を設定しておくと、催促しやすくもなりますし、相手が忘れっぽい人なら直前にリマインドメールも送りやすくなります。
（4）TO DOは「自分宛にメール」
色々と考えている内に、ふとアイデアが浮かんだり、やらなくてはならないことを思い出したりしたら、自分のパソコン宛にメールを送る。
そうすると一旦忘れてもパソコンでメールチェックするタイミングで思い出せます。
確かに、たかがメール、されどメールです。
メール一つで仕事の効率を上げられるので、上手なメール活用術を身につけたいものですね。
時は金なり。
イノベーション時代は時間格差との戦いです。24時間という定められた時間の中でどう効果的に時間を使うかは、できる人への近道として押さえておいた方が良いでしょう。
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