なぜ時間がないのか？なぜ生産性が上がらない？

社会人になってから「時間がない…」と誰しもが口にしたことがあると思います。弊社でも度々話題になる「生産性」について、最近感じていることを書いてみます。主に仕事上のコミュニケーションについて実践していることなどを書きます。

［生産性が上がらない人に共通していると感じること］

●責任感がない
●目の前しか見ていない（＝逆算しない）
●背景や展開を想像しない（なぜ？と疑問を持たない）
●そもそも生産性を上げようと本気で考えていない
　→考えることから逃げている
　→非効率なことにストレスと感じていない

（※あくまでも個人の意見です）

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生産性に限らず、基本的に「本気で思う」が大事だと思っています。本気で考えれば、行動しますよね。ネットで調べたり、本を読んだり、誰かに聞いたり…

思えば何かが変わります。思わなければ何も変わりません。だからまずは「思う」ことが大事。

「思う」ことに関して

京セラの創業者の稲盛和夫さんが体験した、当時経営の神様と言われていた松下幸之助のお話で「まず思わなければならない」というお話があります。

最初、聞いたときはしっくり来ていませんでした。思っているけど、どうしたらいいの…この状態って思えていないんです…！思いが足りないんです。

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話を戻しまして、
なぜ生産性を上げないといけないのか？

【私が生産性を上げたい理由は】

●やりたいことが沢山あるから無駄（無益）な時間を極力なくしたい。
60点にするための時間じゃなく、150点にするために時間を使っていきたい。

●ハイパフォーマンスな仕事をするために時間をコントロールしたい。
拘束時間を減らしたい。（物理的にも思考的にも）

その中で、私が心がけていることは
一発必中「一撃でキメる」です。

これまで、相手に無駄な時間をとらせてしまう失敗を何度もしてきました。チャットのコミュニケーションで誤解を招く言葉遣いになっていて多くの人の時間を奪ってしまったり…デザインしたあとに担当者に見せて、作り直しになったり…報連相が非効率だったり…その分、相手の対応が増える分、自分自身もマイナスをゼロにするために時間を使わないといけない。

そんな失敗を重ねてきて、「一撃でキメる」ことが一番生産性が高いと思いました。自分にとっても、相手にとっても生産性向上に繋がります。

デザインをする時に気をつけていること

●めっちゃヒアリングする
●納得するまで聞く
●認識がズレていないか見えるもので擦り合わせる
●幅広いデザインを見ながらOKラインNGラインを知る
●段階を分けてデザインを確認してもらう

こうだろう、汲み取った方がいいんだろうという日本人特有の考え方や、遠慮がみんなを苦しめることになります。

このようなことを気をつけて、「一発必中」修正なしで一発で感動してもらえるデザインを狙って作っています。

コミュニケーションでも一発必中が大事

私が実践しているコミュニケーションのポイントは…

●背景をちゃんと伝える

自分が持っている広義の情報・経緯を伝える。例えば、何に使うものなのか、どうして必要だと思ったのかなど。背景を共有することで、同じ前提に立って話をすることができます。

背景から伝えると、相手が＋αできる思考の余白が生まれる（＋α→その人なりの提案）

背景を伝えることで、相手なりの配慮をしてくれるのでお互いにスムーズに進行できると思っています。

●チャットコミュニケーションのポイント

・誰が、いつまでに、何をするを分かりやすく伝える
・チャットなど、何の話か冒頭で示す
・相手のアクションを明確にする

▼効率のいいチャットの送り方（例）

　＜提案です＞
　①○○○○○をさせていただきいたいです
（背景）
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

（懸念）
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
その中で②〇〇をしていきたいので許可をいただきたいです。

③早めに動いていきたいのですが〇〇の確認は必要でしょうか？

３点ご回答をお願いします。

このように送ることで、会話のターンが減り、拘束時間も少なく、ノンストレスで進行できます。

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・時間を切る
何にしても「たたき台」があれば意思決定が早い。

▼例

❌  何時までにできますか？
⭕️［希望］00月00日 16:00まで

何時までにできますか？と聞いてしまうと、何時希望ですか？という質問が出るので、このターンを無くすためには、自分の希望を案として伝え、自分の感覚を伝える。これがあるだけで会話が早く進みます。

時間を切らないから生産性が上がらない。

時間を曖昧にすると、時間をコントロールできません。その結果イレギュラーが増え、約束を破り、指摘指摘指摘指摘………不満不満不満不満不満………という負の連鎖に陥り、閉鎖的になり、誰も幸せにならない。

こんな感じでコミュニケーションを気をつけています。

時間がない
時間がない
そうしているのは自分。

仕事上で生産性を考える時に、コミュニケーションという部分が、見落とされがちだと思いますが、目先の1・2分を優先した結果、多くの人の時間を奪い、その後のやり取りで自分の時間もマイナスをゼロにするのに時間を使ってしまうことをちゃんと考えるべきだと思います。

この積み重ねで、タスクがどんどん溜まり、時間もなくなるし、指摘もされるし楽しくない状態になってしまうので、コミュニケーションから気をつけてみてはどうでしょうか！

ぜひ実践してみてください(^^)