最年少本部長が理念実現のために推進する"オペレーション改革" ～ 1社でも多くの中小企業を支援するために ～
こんにちは！note編集長のみやたけ（@udon_miyatake）です！
先日のnoteでは、業務効率化のためのRPAツール使いこなし術について、ソウルドアウトのノウハウを大公開しました👏
今回のnoteでは、RPAの導入を始めとした”オペレーション改革”を推進するオペレーションマネジメント本部 本部長の野崎 千尋さんにお話を伺いました！
野崎 千尋（オペレーションマネジメント本部 本部長）
東京都出身。2018年新卒入社。入社以来、広告領域のオペレーションを担う部署にて、Web広告の入稿やレポーティングに従事。その後、RPAなどを用いた業務効率化を進める。2022年より、左記に加えて広告領域の仕入れを統括する現職。読書とボルダリングが好き。📚🏃
オペレーションマネジメントチームは「広告の入稿・レポート作業をする人」から「生産性を向上させる人」へ
─── “オペレーション改革”を始める前は、日々の業務に関してどういったところを課題に感じていましたか？
野崎：単調で、高頻度で繰り返される作業が多く、業務過多になってしまっていたことです。それによって、残業が増えたり、体調不良になってしまったりする人が多くいました。
そういった作業は、先輩からそのまま後輩に受け継がれている場合が多いと思います。違和感をもったとしても、忙しくて立ち止まる時間を取ることがなかったとか、作業を効率化する手段を知らなかったとか、業務効率化に対する意識が低かったんですよね。手作業でやっていたので、ミスも多く発生していました。
─── 今ではオペレーションマネジメントチームが、RPAを使うなどして業務効率化を進めてくれていますよね。ここまで、どういった経緯があったのか教えてください！
野崎：私が入社した2018年頃のチームは、営業や運用から、広告の入稿やレポート作業の依頼を受けることが業務の中心でした。2019年の後半あたりから、RPAを導入して、最初はレポート作業を自動化するところから始まったんです。だんだんと事例もできてきて、私たちのチームのイメージが「広告の入稿・レポート作業をする人」から「生産性を向上させる人」へと変わっていったと思います。
2020年1月には、オペレーション組織として「デジタルオペレーションセンター四万十」が設立されました。東京本社のチームでは主にレポート作業の自動化をしていて、それでも自動化できない部分や入稿作業を四万十の皆さんにお願いする仕組みを整えていきました。
2021年頃からは、広告のレポート作業以外もRPAを使って自動化をするようになっています。当初は、四万十との役割を分けることも考えていたのですが、最近では四万十でもRPAを導入する動きが出てきていて、入稿作業の効率化も進めています。
*「デジタルオペレーションセンター四万十」は、2020年1月から業務を開始しました！今では30名ほどが在籍しています。
https://sold-out.co.jp/news/topic_20200115
社内への発信で「効率化」文化を醸成
─── オペレーションマネジメントチームが「生産性を向上させる人」という立ち位置になるまでに、何が一番のカギになったと考えていますか？
野崎：「効率化」という文化を醸成できたことだと思います。何かの作業をするときに、「この作業は自動化できないか？」と一度立ち止まって考える意識を皆がもてるようになりました。まだ不完全な部分もあって、試行錯誤をしている途中ですが（笑）。
─── 「効率化」の意識を浸透させるために、どのような工夫をしてきたのでしょうか？
野崎：いろいろな方法を手探りで試してきましたが、大きく二つの施策でいい変化がみられました。
まず、営業と運用の社員全員のカレンダーに「入稿・自動化相談会」を毎日午後5時から6時の1時間で設定しました。「相談窓口」という立ち位置を明確にして、何か特定の作業の依頼でなくても、気軽に相談できるようにしました。カレンダーに設定しておくことで、皆が日々の業務を見直す時間を意識的に取れるようになったと思います。
もう一つは、社内への発信です。Slack上での発信はもちろん、月に一度開かれる「事例ピッチイベント」にチームのメンバーが毎回登壇して、業務効率を改善できた事例を共有しています。発信をしはじめて「こんな作業も効率化できるのか」と感じてもらえ、相談が増えました。
─── チーム内のスキルアップはどのようにして進めてきたのでしょうか？
野崎：業務の自動化専門のチームを立ち上げ、プロジェクトとして推進しています！また、週に一度「もくもく会」という名前で、RPAなどのツールを使う時間を設けています。まだ社歴の浅いメンバーも、「もくもく会」では、RPAを使いこなすベテランのメンバーに積極的に質問していますね。
業務の効率化は、お客様と向き合う時間を捻出
─── 業務効率化を進めてきて、何か効果を感じていますか？
野崎：ルーティンでやっていた手作業が減った分、営業がお客様に向き合う時間を増やすことができました。手作業のために発生していたミスもなくなり、さらに時間を捻出することができていると思います。
また、一度行なった効率化の施策を定型化して、横展開できるようにしています。その施策を発信していくことで、数珠つなぎで「この作業も効率化してほしい」と声があがるようになりました。社内の「効率化」に対する意識が高まったことはとても大きな成果だと思っています。
─── 実際に業務効率の改善に繋がった事例を教えてください！
野崎：レポート作成の作業を自動化し、月に5時間かかっていた作業時間がゼロになった事例があります。もともとこの案件では、「ATOM」でデータを自動取得できない媒体のレポートを手作業で作成していましたが、その作業を「Coopel」というRPAツールを使って自動化しました。結果の分析にしっかり時間を割くことができるようになり、お客様と施策について話す時間も増えたようです。
*「ATOM」
https://www.atom.tools/top/index.html
複数アカウント・複数媒体を跨いで一元管理が可能。「アラート機能」で毎朝のアカウント確認時間・ミスを削減。「レポート機能」ではテンプレートやカスタマイズ機能を使ってレポート作成を自動化できる。
RPAは、目的ではなく手段。最初の設計が大事
─── 毎月5時間の作業がゼロに！すばらしいですね！RPAで自動化するまでに、どれくらいの時間がかかったのでしょうか？
野崎：30時間ほどですね。最初に作業を細分化して、設計をしっかり考えることが重要になってきます。
どこからどこまでが手作業なのか。これから自動化する作業はどこなのか。その作業をどのような手順で行なうのか。その操作には、どのRPAツールが適しているのか。設計によっては、複数のツールを組み合わせることもあります。
そのあと、実際に動かしてみて、修正や改良を重ねてアップデートしていきます。
─── ほかに、RPAを導入するときに大切なことはありますか？
野崎：RPAは、目的ではなく手段であると知っておくことです。
「何のためにRPAを導入するのか」を明確にすることです。目的が明確でないと、設計や導入のための準備、運用の工数が膨らみ、逆効果になってしまうこともあります。RPAはどのような業務に向いているのか。自動化すべき業務は何なのか。検討する必要があります。RPAは業務効率の改善という目的を達成するための手段なんです。
ソウルドアウトグループ全体では、広告の業務以外で、RPAを使って効率化を進めている部署がたくさんあります。きっと重複してしまっているところもあると思うんですよね。これからは連携して、業務効率化のノウハウを集約していきたいです。
「効率化思考」で働ける会社に
─── 最後に、今後も”オペレーション改革”を進め、どのような状態を目指していきたいと考えていますか？
野崎：全社員が効率化前提で業務を考えられている状態です。
引き続き、オペレーションマネジメントチームで行なっている活動を周知していきます。そして「効率化思考」を皆がもっている状態を目指します。例えば、100ページの提案書を作成しようするとき「実は40ページでいいんじゃない？」と立ち止まることができるとか。RPAを使った業務効率化だけではなくて、業務の本質を見つめられるようになるといいと思います。
私たちが業務効率化を進めて生産性の向上を実現できれば、ソウルドアウトとして1社でも多くの中小企業を支援していくことができると思うんですよね。
─── 野崎さん個人として、挑戦していきたいことはありますか？
野崎：業務の「型」をつくりたいと思っています。一例がレポートですね。一つひとつの業務に対して「最適解」が用意されていれば、皆、イチからやらずに済むし目指すべきところが分かって仕事を進めやすくなると思うんです。「型」をつくることで、どんどん業務をなくしていき、目の前の仕事に意味を感じられる。皆がハッピーに働けるような会社にしたいです！
編集後記
オペレーションマネジメントチーム。普段は前面に出ることはないけれど、ソウルドアウトがたくさんの全国のお客様に向き合えるのは、業務効率の改善を進め、生産性向上をしてきたからこそだと感じました。これからもソウルドアウトは新たな武器として「オペレーショナル・エクセレンス」を掲げて邁進していきます！
【話し手：野崎 千尋／インタビュー・執筆：みやたけ（@udon_miyatake）】