広告代理店のRPA使いこなし術！業務の自動化で仕事の「質」を上げる
こんにちは！オペレーションマネジメント本部 オペレーションマネジメントチームのちえです🌻
ちえ（オペレーションマネジメント本部 オペレーションマネジメントチーム）
沖縄県出身の2020年新卒入社。入社後より各媒体の入稿対応を担当し、現在は社内の業務効率化や生産性向上に向け、チームで仕組化に従事。好きなアイスは雪見だいふく⛄
広告代理店あるあるの問題といえば「業務過多」「残業問題」「運用ミスの増加」など。広告代理店で働く方には、思い当たる節があるのではないでしょうか。
これらの問題を、ソウルドアウトのオペレーションマネジメントチームでは、ツールやRPAを駆使して解決してきました。RPAを使って、毎日のようにルーティーンで行なっている作業や、人の手ではどうしてもミスの起きやすい作業を自動化し、生産性の向上に繋げています！
そんなRPAは、昨今ではいろいろなツールが登場し、「どういった場面でどのRPAツールを使えばいいのか？」と考えてしまう方も多いはず。
そこで今回のnoteでは、ソウルドアウトのオペレーションマネジメントチームが、RPAを導入して生産性向上に繋がった事例をご紹介していきます！
様々なツールを駆使して生産性を向上
一社でも多くの地方および中小・ベンチャー企業への支援を行うため、ソウルドアウトでは方針に「オペレーショナル・エクセレンス」を掲げ、様々な生産性アップ施策に取り組んでいます。
まず、広告運用の側面では、ソウルドアウトグループ各社が提供するソリューションを活用しています。
さらなる効率改善を目指し、人ではなくロボットによる自動化が可能な部分においてはRPAを使っています。
「ATOM」でできること
ATOMは、グループのSO Technologies社が提供しているツール。複数アカウント・複数媒体を跨いで一元管理が可能。「アラート機能」で毎朝のアカウント確認時間・ミスを削減できます。「レポート機能」ではテンプレートやカスタマイズ機能を使ってレポート作成を自動化することができます。
*「ATOM」についてもっと詳しく知りたい！という方はこちら。
「カシカシリーズ」でできること
カシカシリーズは、グループのアンドデジタル社が提供しているツール。広告だけではなく、マーケティング、セールス、経営など各領域のデータを一元管理し、BIツールで可視化します。
*「カシカシリーズ」についてもっと詳しく知りたい！という方はこちら。
ソウルドアウトで使用しているRPAツール
ずばり、、ここからは、ソウルドアウトで使用しているRPAツールを公開していきます！これまでの経験をもとに「エラー頻度」「難易度」「得意分野」に分けてご紹介します。
*当社オペレーションマネジメント本部を中心にRPAツールを利用する社員12名へのアンケート回答をもとに作成。（アンケート実施時期：2021年12月）
①Winactor
エラー頻度：高
難易度：高
得意分野：デスクトップ上での処理全般（※ほぼなんでもできるが、エラーが多い。）
②Coopel
エラー頻度：低
難易度：中～低
得意分野：WEBブラウザ処理、Excelの加工諸々、Googleドライブから取得・加工・保存、Googleスプレッドシートから取得・加工・保存など
③cobit
エラー頻度：低
難易度：中～低
得意分野：WEBブラウザ処理、Googleスプレッドシートから取得・一部加工、広告掲載順位の取得など
RPAツールは、ツールの理解のみで使用可能です。上記に加えて以下の二つの機能を、得意分野によっては使用しています。これらは簡単なプログラミングの知識が必要です。
Google Apps Script（GAS）
エラー頻度：低
難易度：高～中
得意分野：Googleサービス全般
Excel マクロ
エラー頻度：中
難易度：高～中
得意分野：Excel作業全般
導入事例
紹介したツールを使って、業務効率化に繋がった事例をご紹介します！
例①：ATOM数値をSlackで通知
ツール：Coopel・GAS
効果・成果：運用者の進捗管理確認の工数を削減
※ソウルドアウトのオペレーションマネジメントチームのメンバーが作業をしています。
＜Before＞
毎朝ATOMにログインして進捗を確認。気になる動きがあれば、広告管理画面に入り調整。
＜After＞
Slackで通知されるようになり、毎朝ATOMにログインする必要がなくなった。
＜削減された工数＞
ATOMをチェックする時間は、毎朝一案件10分
約3時間／月×担当案件数＝何十時間／月
→ ゼロに！
例②：複数の管理画面データをスプレッドシートに一本化
ツール：Google Analyticsのアドオン機能
効果・成果：運用者のレポート作成工数を削減
＜Before＞
毎週、広告の管理画面、Google Analytics、計測ツール、それぞれの数値データをダウンロードして、キャンペーンごとに数値をまとめてレポートを作成。
＜After＞
スプレッドシートにすべての数値を自動的に反映できるようになり、レポート作成の必要がなくなった。
＜削減された工数＞
レポート作成は毎週1時間以上、1か月4時間以上
→ 数値反映の更新を確認するために毎週5分のみ！
*Google Analyticsのアドオン機能
あとから追加できる拡張機能。Googleスプレッドシートに追加することで、スプレッドシート上でレポートを自動作成できます。
例③：ATOMでAPI連携のない媒体のレポート作成を自動化
ツール：Coopel
効果・成果：運用者のレポート作成工数を削減
＜Before＞
LINE公式アカウントはATOMでAPI連携がないため、自動でデータ取得ができない状態。
（※LINE広告は連携しています！）
毎月、管理画面にログインし、各項目ページにおいて期間を指定してデータをダウンロードして、レポートを作成。複数人が数日かけて作成していた。
＜After＞
1日で自動的にレポートを作成できるようになった。
＜削減された工数＞
一案件20〜30分
20〜30分／月×約30件分＝10〜15時間／月
→ ゼロに！
例④：顧客からの入稿依頼をGoogle フォーム化。スプレッドシートでタスク管理＆Google カレンダー登録
ツール：GAS
効果・成果：顧客↔営業のやり取りの工数を削減、ミス・対応漏れの減少
＜Before＞
顧客からの入稿依頼があると、顧客↔営業↔運用のやり取りでかなりの工数がかかっていたうえ、ミスや対応漏れも発生していた。
＜After＞
①顧客からの入稿依頼をGoogle フォームで収集
②スプレッドシートにて依頼タスクを一覧化
③納期をGoogle カレンダーに登録
顧客↔営業↔運用の伝達が、顧客↔営業・運用に変わり、工数の削減、認識相違の減少、ミスや対応漏れなどがなくなった。タスク管理表を顧客に共有して、進捗状況を見える化。また、カレンダーに登録して納期が遅れることがなくなった。
オペレーションマネジメントチームを紹介
私たちオペレーションマネジメントチームは、以上に紹介してきた様々なツールやノウハウを駆使し、ソウルドアウトの生産性のさらなる向上を目指します。
2020年1月からは、デジタルオペレーションセンター四万十の業務を開始しました。
主な業務内容
▼オペレーションマネジメントチーム（東京本社勤務）
業務の効率化、RPAを使った自動化
▼デジタルオペレーションセンター四万十
広告の入稿、運用
ソウルドアウトは、東京本社のチームと四万十で連携して「オペレーショナル・エクセレンス」を確立していきます！
最後に
最後までお読みいただき、ありがとうございました🙏
ソウルドアウトグループでは、上記の事例のほかにも、さらなる業務効率化に向け、RPAツールを駆使した仕組化に日々取り組んでいます！
みなさまの社内における生産性向上の取り組みにも、少しでも参考になれば幸いです。広告代理店に限らず、業務の効率化、生産性向上などにご興味のある方はご連絡ください！
【執筆：ちえ】