混乱を生むメールはなぜなくならない？原因と対策と見えない恐怖の話
何が言いたいか分からないメールを受け取った経験。ありますよね？
打ってる方は楽だけど、受け取った方は大変な思いをすることは会社生活において多々あります。
この『あるある』のように頻発するトラブルがなぜなくならないのか？
原因について考察をしました。
問題の原因はメールの打ち手にはトラブルを認識できない点にあります。
混乱を呼ぶメールを受け取って・・
普段は製造業に属する企業の新米課長としての気づきや、経験、考察、組織を変えるための苦悩についてnote投稿をしている『ケツアゴ新米課長』と申します。
先日、本社勤務である営業のベテランであるY主任から、別の営業所で仕事している複数人のメンバーにメールが入ってきました。
これが受けた人間全員にとって、当然のようにわかる内容なら何の問題もありませんでした。
しかしこれを受けた我々のリアクションはこんなものでした。
正直パニックです。
なんせお客様に資料を提出するのですから、もたついていてはお客様を待たせてしまうことになります。
受け取ってすぐにアクションを取りたいのですが、提出を要請されてる資料に全く心当たりがない。
慌ててメールの宛先に入っていた他の人に聞きに行くと
『いや、知らないよ・・・』
『俺は言われてないな・・宛先が間違ってるんじゃない？』
『〇〇の計画かな？それとも××の見積もりかな？』
何人にも時間をもらい、何人に話を聞いても答えは出ず・・・
結局Ｙ主任に電話をして真意を確認するハメに。。。。
結論は生産管理部門の方に納入の計画を求めるメールでした。
そしてなぜか僕が関係者に電話の結果を共有するメールを送って事なきを得ました。
このメールの罪なところ
このメールで受け手の全員がかなりの時間をロスしました。
このトラブルはナゼ起きたのでしょうか？
このメールの直すべき点はもう明らかでしょう。
・メールに必要事項を入れなかった
・思考停止して関係のない人も宛先に入れた
本来、このメールはこうあるべきでした。
『誰に』『何を』してほしいのかを明確にすればよかったのです。
改善後のメールの文面は元のメールよりも短く仕上がっているので、メールを打つ側にもメリットがあるはずです。
この手のトラブルはなくならない理由
これはもう会社生活にあって『あるある』の領域です。
この点に同意いただける方もたくさんいるでしょう？
しかしここで一度よく考えてみてください。
なぜ『あるある』レベルのトラブルはなくならないのでしょうか？
先ほど『あるある』だと感じた方の中にも、この答えが即答できない方もいるのではないでしょうか？
この手の問題がなくならない最大の理由はこれです。
このトラブルの流れを書き直すとこんな感じになります。
①Y主任がメールを送る
②メールを受けた側がパニック
③受け手どうしで内容を確認し合う
④Y主任に電話確認する
⑤確認内容をメールで周知する
ですが、これをY主任だけの目線で書き直すとこんな感じになります。
①サクッとメールを送る（2分）
②かかってきた電話に出る（2分）
以上
トラブルの起点であるY主任は、自分の送ったメールの完成度がどれだけ低くても自身に不都合が起きません。
もっと言えばメールの受け手が苦労している様子を認識もできません。
改善する必要性を認識することができないから、改善のチャンスを失う。
そして『あるある』ネタになっていくのです。
自分が加害者にならないために
この問題の本質が『加害者になったことにも気づけない』だとすれば、ここにはとても恐ろしい側面があります。
なぜなら気づかない間に自分も加害者になる可能性があるからです。
が、これはまた明日の記事に書こうと思います。
この問題を解決するヒントは『学習する組織』という経営学の名著を紹介しつつ『システム思考』と呼ばれる考え方と一緒に解説していきます。
まとめ
今日は会社生活で『あるある』レベルとなっている悪いメールの例と、ナゼその『あるある』がなくならないかの原因を考察しました。
こちらの記事は似たテーマの記事を集めた『大企業のリアル』というマガジンにも登録されています。
大企業イメージと実情のギャップに悩みながら奮闘して改善を目指す姿を投稿していますので、もしよろしければこちらもご覧ください。
こんなこと書いてる僕はこんな人間です。
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