テキストコミュニケーションを制する者は、リモートワークを制する

リモートワークが普及し、メールやビデオ通話はもちろん、LINEやSlack、Chatworkなどチャットツールを使う機会が格段に増えました。

これらのツールを介したテキストコミュニケーションは、顔を合わせずとも、机から一歩も動かなくとも、やりとりができるという点で便利です。

しかし、表情や声のトーンがわからない文字だけのコミュニケーションである以上、メッセージの真意が理解できず不安になったり、互いの認識に齟齬が生まれたりすることがあるのも事実です。

円滑なコミュニケーションは、互いに気持ちよく、効率よく仕事を進めるうえで欠かせません。

「対面であればすぐに伝わったのに…！」
「いちいちテキストに起こすのが大変…！」
「もうすぐ就職するけど、リモートワークに自信が持てない…！」

そんな悩みや不安をお持ちのみなさんへの処方箋として、テキストコミュニケーションについてあらかじめ知っておきたいことと、今日からさっそく実践できるTipsをご紹介します。

テキストコミュニケーションは、オーラルコミュニケーションとは別物

まず、前提として知っておきたいのが、文章のやりとりは、口頭のそれとは、質的に異なるということです。

表情や仕草、声のトーンなど、理解を促進する視覚情報が全くなく、同じ時間に同じ空間に存在しているわけではないからというのが主な理由です。

つまり、対面の会話のノリでテキストメッセージを送信すると、意図がうまく伝わらなかったり、返事が来ないことにやきもきしてしまったりする可能性が高いのです。

では、対面のノリでテキストメッセージを送ってはいけないことを自覚したとして、どうしたらテキストでもうまく会話できるのでしょうか。

抽象的なポイントとしては、「想像力」と「やりとりのコストを減らす」の2つです。

想像力
「気持ち」を想像することが連想されがちですが、「立場」を想像することも忘れてはなりません。立場を想像するというのは、役職や受け持つ業務ジャンルの違いを意識するということです。自分がやったことをよく理解しているのは自分だけです。他人にとっては初見であり初耳なのです。

人間は脳内コピーペーストができないので、相手の立場をふまえてテキストメッセージを送ることが重要になってきます。

やりとりのコストを減らす
テキストコミュニケーションでは、すべて文字に起こす必要がある以上、どうしても対面のときより作業が増えてしまいます。本望の業務を遂行する時間を確保するためにも、やりとりのコストをできるだけ減らすことが重要です。

これらを具体的に反映した、今日から実践できるTipsを以下で4つ紹介します。

①日程調整は先に自分の空き時間を提示

やりとりのコストを減らすために、「提示できるものは先に提示しておく」ようにしましょう。

たとえば、日程調整をするとき、相手の都合を聞くよりも先に、あるいは同時に、自分の空いてる日時を提示するということです。以下で例を挙げます。

Aさん「直近でAさんのご都合の良い日時を教えてください」
Bさん「9月1日10時～、2日18時～、4日11時～　が空いております。」

一見、よく見るやりとりかもしれませんが、もし、Bさんの挙げた上記日時に、Aさんが空いていなかった場合、再調整することになります。１ターンで終わらないのです。

一方、Aさんが先に幅広くいくつか日時を提示すれば、あとはその中からBさんが選択するだけです。

交渉など「相手の反応次第でこちらの出方を変える」といったシーンでない限り、先を見越して、持っている情報は一括提示することは、やりとりのコストを減らすという点で大いに役立つのです。

②すぐ返事ができなくとも、いったん返信を

上司に仕事を依頼されたものの、外出中だったりスケジュールが確認できなかったりするとき、請け負えるか否かの「返事」はできませんが、「いま確認できないので〇日〇時までに返事します」という「返信」ならできます。

返信をしなければ、相手はボールを誰にも投げることができないままです。相手に透視能力がない限り、こちらが「どういう理由で返信をしていないのか」はわかりません。

業務が滞ってしまうのを防ぐためにも、いつ返事できるかということも併せて、いったん返信するというのを心掛けましょう。

③報告は、引用を活用

仕事の進捗や完成を報告するとき、ただ一言「完了しました！」だけでは、「何がだよ」というツッコミをもらいかねません。相談をするときに、「この前の件なのですが」と言うのもしかり。

相手は、こちらの業務について逐一把握しているわけではありません。何についての連絡であるか瞬時に気づけるように、業務内容や経緯がわかるような引用をしましょう。

④複数の質問には、番号を振る

単一の質問であれば問題ないのですが、複数ある場合、番号を振ることをおすすめします。「箇条書きはダメ？」という声が聞こえてきそうですが、番号は、相手が返答する際の指示語的役割を果たしてくれるのです。加えて、用件がいくつあるのか、パッと見でわかります。

まとめ

テキストコミュニケーションにおいて気をつけること
→対面のノリでメッセージを送らない

リモートワークのコミュニケーションでできる工夫
・連絡するとき、提示できる情報は先に提示する
・すぐ返事ができなくとも、いったん返信を
・報告は、経緯がわかるように引用をつかう
・複数の質問には、番号を振る

みなさんのリモートワークライフが少しでも快適になりますように。

みなさんが他にテキストコミュニケーションで工夫していることがありましたら、ぜひコメントで教えてください！