【幹事必見】目的が無い会に成功はありえない～幹事が断固設計すべき仕事～

同窓会で楽しい事って何でしょうか？「クラスメイトと飲む」「先生を囲んで校歌を歌う」「あの子と再会を目論む」・・・いろいろ。

ところがこれ、まとめる側、幹事にとっては難関、各人で”求めているモノが違う”ところに、同窓会の難しさは凝縮します。

□誰の為かもわからない様な同窓会は地獄。

ときたま、中途半端な店選びをし、はっきりとしたコンセプトもなく、誰の為かもわからない様な同窓会が開催されます。

これは地獄です。

「２次会いく～？」と店の前でたむろするような会。もしあなたが幹事であったなら、リベンジはありません。ご愁傷様です。

それらの惨事を防止すべく、今回は幹事が断固為すべき仕事を４テーマに分けてご紹介いたします。

・幹事の役割・幹事が絶対に為すべき仕事
・幹事がやってはいけない仕事・成功はあなたの手に握られている

□【幹事の役割】

幹事が為すべき仕事は、幹事の役割によって定義されます。
ここでの”幹事の役割”は、「皆が向かうべき場所を示し、力のベクトルを集中させる」こと一点に尽きます。平たく言えば「まとめ役・リーダー役」です。
すべての幹事の仕事はココに落とし込む事ができるよう設計されます。
よって、落とし込めない仕事は、あなたが幹事としてすべきで無い事です。

□【幹事の仕事】幹事が絶対に為すべき仕事

まとめ役としての責務を全うするため、仕事に分解していきましょう。
仕事はたった２つです。

（イ）完成形を思い描き、理想をガッチリと掴む。（メンバーが考えるべき領域を、適切に制限する）
（ロ）皆をまとめる（メンバーに創造性を発揮してもらう）

★（イ）完成形を思い描き、理想をガッチリと掴む。（メンバーが考えるべき領域を、適切に制限する）

まず、「どんな人たちが何を期待してくる同窓会で、何がどうなったらハッピーなのか」を定義することから始まります。
目的も決めずに闇雲にお店を出し合う。これはよくある光景かと思いますが、ハッキリ言って地獄です。外堀から埋めても時間がかかりすぎます。まず”今回掘り当てるべきお宝が何か”を決めないと、いつまでたってもお宝にカスリさえしません。

==TO-DO===============================
・参加者は誰なのかを確認（参加の希望や熱量は個別に打診する）
・一番の顧客（ゲスト）は誰なのか を確定
・そのゲストが、どうなったら”成功”なのかを定義
・そのために必要な、人選/ハコ/地域/日程/時間/コンテンツを選択する
・関係各所に協力を取り付ける
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ざっと粒度を揃えるとこんなところでしょうか。
ここまでを決めるのは幹事の仕事です。全員のコンセンサスを取ってはいけません。メンバーが考えるべき領域を、適切に制限するのがリーダーの役目です。

★（ロ）皆をまとめる

（イ）が完遂できてさえいれば（ロ）は自然と出来ているはずです。

個々が見つめるべき先が統一され、準備すべきイベントや段取りが定まって来れば、メンバーの力が同一ベクトルに集中します。大きな会合を一人で取り仕切るのは至難の業です。参加者の特性に合わせてタスクを振り、万が一に備え副幹事を決めます。ここでも、向かうべき場所のイメージの共有が肝要です。

==TO-DO==============================
・お店の下見/予約/条件交渉を振る
（予約ミスはもれなく地獄行きです。電話予約が無難かつ常識。）
・協力者を募ります。
　（皆で目標に向かっている時、頼られて嫌がる人はいません。
　手土産選び/案内状/会場案内/当日の誘導係/コート係/会場との連携係など
　各人の負担が過大にならないタスクを渡しましょう。）
・イベント/出し物があるときはその準備を振ります。
　（コミュニティ内で、一芸に秀でた人がいる場合それは天からの恵みです。
　絶対に手放してはいけません。）
・２次会候補の選定
　１次会で〆たあと、スムーズな誘導が肝要です。
　２次会候補をスマホで調べ始めるという愚行を働く人がいますが、ハイエナの餌食です。
　基本は仮押さえ/二次会予約の活用。
・おまけ　年長者がいる場合は意向を汲み、”ちょっといい店”に
　お連れすることも選択肢です。
　（地域でよく遊ぶ人を２次会幹事に引き継ぐことも可能です。
　当日ではなく、前もって伝えておくと良いでしょう）
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結果として同窓会は盛り上がり、あなたは幹事として重宝されるようになるでしょう。どう逃避しようとも宴会は人事評価の場です。評判は評判を呼び、人づてで呼ばれた宴会では、かわいい子を小脇に抱えて酒池肉林の宴に浸ることも夢ではありません。

□幹事がやってはいけない仕事

幹事がしてはならない仕事は単純明快です。

==NOT-TO-DO============================
・目的を示さない/示せない
・みんなのベクトルをずらす
・熱量を下げる要因をつくる
・掲げていた完成形を全く無視する
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逆に言えばお店の雰囲気が良い、とか、立地がよい、という問題は部分にすぎません。
部分の積み上げで全体が出来上がることは自明ですが、確固たる軸をもっていさえすればすべては調整可能です。

□成功はあなたの手に握られている

いまや令和の時代。この世で思い描いたことが”できない”ということはほぼありません。とにかく人の手を借りましょう。きっと協力してくれます。
大いなる問題は、どこに行きたいのかさえ”思い描けていない”ところにあるのです。成功はあなたの手に握られています。あなたは、どうありたいですか？