ペーパーレスの取り組みと在宅ワーク、たまにモフ休憩
こんにちは。レスキューナウの甲斐です。管理部門で経理を担当しています。大の猫好きです🐈
今は在宅ワーク時々出社のスタイルで仕事をしていますが、世間的にはアナログ脱却が難しい会社さんもまだまだ多いようで、経理で在宅と言うと、どうやってるの？と聞かれることがあります。
決め手はやはりペーパーレス。紙だらけでフル出社の過去から在宅ワークを可能にした話をまとめました。
きっかけは東京オリパラ
まだ世の中にコロナという言葉が飛び交う前の2019年始、ある日の部会での話。
「オリンピック開催の混雑で通勤困難になるっていうけど、対策どうする？」
行政は当初開会式となるはずだった2020年7月24日をテレワーク・デイと定め、会期中の交通混雑を回避するために、在宅勤務などのテレワークを一斉に活用するよう企業などに呼びかけていたのです。
満員電車が超苦手な私は、この期間だけでもフルリモートが出来たらなぁと夢見て、この頃からペーパーレス化に向けて具体的にクラウドツールを模索するようになりました。（まずは自分のため。笑）
情報収集はWEBと展示会で
ペーパーレス、リモートワークに向けて、やりたいことを書き出していきます。
書類の電子保存、紙の帳簿ファイルを廃止したい、紙の申請・承認のハンコリレーやめたい、郵便物の受け取りを減らしたい、会計処理を自動化したい、などなど。
それらを基軸に今の運用に見当ったものを探します。WEBで大枠の仕様を調べつつ展示会に出向き、話しを聞いたり触れてみると各社多種多様ですが、比較がその場で出来て良いです。
ある程度目星をつけたら、お試し期間を利用してテスト運用の繰り返し。実際にやってみるとフローや科目設定で躓くことも多く、導入セミナーを活用したりとテスト運用にはかなり時間をかけました。
最終的には上部の判断を仰ぐものの自分で決め、先ずは経費精算ツールの導入まで漕ぎつけます。（やりたいことをやらせてもらえるのが、うちの会社の良いところ）
そしてやってきたコロナ禍で加速
経費精算ツールは一部の部署から開始し徐々に広げていく計画だったのですが、コロナ感染拡大により社内も徐々に在宅モード。経費精算どころじゃなくなるという事態に。（これはヤバいぞという焦りが・・）
結果的に無理やり拍車がかかり、請求書など債務関連の支払申請ツール、会計のクラウド化、銀行API連携など良くも悪くも一気に物事が進みました。
電帳法の兼ね合いもあり、取引先にも書類は電子送付に変えて貰えるよう依頼したり、紙で受け取った書類はPDF化して申請してもらうことをスタッフにも呼びかけ協力してもらうことで、今では会計帳票に関しては全て電子でのやりとりが出来ています。
回収した証憑類も、対象の仕訳に紐づけた状態で保存可能なシステムを導入したことにより、税理士さんのチェックもクラウド上で可能。ファイルロッカーも穴あけパンチももう不要です。
ねこがいる在宅ワークの状況
紙・紙・紙だらけで出社必須だった状況は激減し、コロナ5類移行後も在宅ワークは継続しています。Wi-Fi環境下であればよほどのことが無い限り出納も含め業務は可能です。
誰かと話しがしたいときは、いつでもオンラインで打ち合わせができる環境も整っています。
在宅ワークのメリットは時間の有効化などいくつかありますが、私の場合は何よりも愛猫のそばで仕事が出来ること！
（没頭していると、ちょっと撫でてもらっていいですか、とやってきてモフタイム=休憩）
各種ツールの連携、承認フローの定着、入出金仕訳の自動化等により、仕事の効率もずいぶん向上しました。
まさかのコロナ罹患！でも仕事は回る
私自身、昨年の夏にコロナ陽性になり、幸い症状は数日で治まったものの、一定期間の外出禁止を余儀なくされることに。
ですが既に勤怠管理も含め環境が整っていたため、業務の中でも最も重要な従業員のお給料の振り込みも自宅から滞りなく実行。
長期の休みを取ることも無く勤務も問題なし。取り組んでいてよかったと本当に思いました。
とは言えたまには出社もいいよ！
在宅ワークのデメリットを強いて挙げるとしたら、リアルでメンバーや他のスタッフとコミュニケーションを取ることが出来ないこと。
それから出社をするとオンオフの切り替えスイッチが入るので、リアルオフィスも自分にとっては良いです。
直で話したりランチに行ったり、オフィス内の庶務業務を行ったり、運動不足解消にもなるし、で結局は出社多めだったりもしますが、フレキシブルな働き方を選択できるので、とても有り難いです。
写真は同僚のメンバーがどーしても食べてみたいと言うので連れ立って行ったスリランカ料理店アラリヤランカのランチ。
同僚曰く、某芸人さんがYouTubeチャンネルで紹介していた人気店だそうで並んで入店。バナナの葉に包まれたランプライス。凄いボリュームで絶品でした！
まとめ
リモートワークを目指して取り組んだことが、結果として出社・リモート関係なく効率アップに繋がりました。
まだまだやれることはたくさんあります。更なる効率化を目指して今も模索中です。
管理部門はルーティンワークが多く、しかもそれが重要ではあるけれど、過去のやり方に捕らわれずに良いものはどんどん取り入れていきたい。その思いで日々取り組んでいます。
最後に
レスキューナウは、日本唯一の危機管理情報の専門会社として、災害や危険から安心・安全な暮らしを守るための様々なサービスを提供しています。防災・危機管理の重要性が叫ばれるなか、当社も事業拡大につきメンバーを積極採用しています。
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