記入可能なPDFフォーム：メリットとデメリット
生産性を向上させたい場合は、おそらく情報の取得と処理をする方法を見直す必要があるかもしれません。これは、特にさまざまな書類を扱う場合に当てはまります。高度にデジタル化された世界では、会社をペーパーレスにするのは素晴らしいアイデアだと思います。ペーパーレス・オフィスのコンセプトを採用する準備ができたと感じたら、そのような根本的な変化を容易にするものは何かということが、明白な疑問となります。
幸いなことに、紙の消費をできるだけ抑えようと決心したなら、物事を簡単にするものがあります。それは、記入可能なPDFフォームです。この記事では、記入可能なPDFファイルの概念と、それを簡単にオンラインで作成する方法について詳しくご説明します。
記入可能なPDFフォームとは？
記入可能なPDFフォームは、いくつかのフィールドを持つファイルです。必須フィールドに情報を入力することができ、他のエリアを編集することはできない形になっています。インタラクティブなフィールド以外は変更できないため、記入式PDFフォームでは、元のレイアウトを維持することができます。さらに、このようなファイルは、透かしや電子署名で追加的に保護することができるので、電子書類のワークフローを整理するための非常に安全な方法です。
専用のソフトウェアを使用して記入可能なPDFフォームを作成すると、オンラインまたはオフラインで記入可能なさまざまなフィールドを追加し、インターネット経由で送信することができます。その結果、ファイルを印刷する必要がありません。PDFフォームを開き、必要事項を記入し、最終版を保存するだけです。これらの操作はすべて数分以内に行うことができるので、従来の書類作成よりもはるかに速く、便利なプロセスとなっているでしょう。
PDFフォームのメリット
ここでは、記入可能なPDFフォームがもたらす主なメリットを簡単にご紹介します。
時間とコストの節約
紙で情報を収集し処理する場合、印刷や保管のコストにより、多くの時間とコストを費やす必要があります。電子帳票を利用することで、紙の使用量を削減し、時間とコストの節約に大きく貢献します。入力ミスの低減
PDF形式の入力フォームでは、入力ミスがあっても数回のクリックですぐに修正できます。また、スペルチェッカーが内蔵されているため、間違った入力を特定し、即座に修正することができます。共有が容易
記入済みのPDFフォームは、電子メールやソーシャルメディアを通じて、数回のクリックで簡単に共有できます。
PDFフォームのデメリット
上記のような利点があるにもかかわらず、PDFの記入式フォームにはいくつかの欠点があります。それでは、それらについて簡単に見てみましょう。
まず第一に、記入可能なPDFフォームの作成には、特別なソフトウェアといくつかの基本的なパソコンのスキルが必要です。経験の浅いユーザーがゼロから作成するのは難しいかもしれません。
次に、PDF形式は保存目的には適していますが、編集に関しては柔軟性に欠けます。PDFフォームを作成した後、それを修正することは非常に困難になります。
PDFフォームを作成する方法
デジタルフォームを作成するには、Adobe Acrobat DCのようなプロ仕様のソフトウェアを使用する必要はありません。この目的のためには、オープンソースのオフィススイートであるONLYOFFICE Docsを使用することをお勧めします。このソリューションは、Word、Excel、PowerPointのファイルとの完全な互換性で知られています。このスイートには、ドキュメントプロセッサ、スプレッドシートエディタ、スライドエディタ、および記入可能なフォームを作成し、PDFファイルに変換することができるフォームクリエータが含まれています。
ONLYOFFICE Docsは、共同作業のためのグループウェアプラットフォームであるONLYOFFICE Workspaceの一部としてクラウド上で利用できるほか、ローカルサーバーに導入することも可能です。ONLYOFFICE DocsはオープンAPIとWOPIをサポートしているため、WordPress、Nextcloud、ownCloud、Moodle、Chamilo、Redmine、Jira、Seafile、Confluence、Plone、Alfrescoなど様々な文書管理システム、eラーニングプラットフォーム、クラウドストレージソリューションと統合することが可能です。また、Windows、Linux、macOS用の無料デスクトップアプリ、Android、iOS用の無料モバイルアプリがあります。
ONLYOFFICE Docsは、テキストエディタのインターフェースを介して、記入可能なフォームの作成・編集を可能にするため、編集作業全体が非常に直感的でシンプルなものとなっています。通常のテキスト文書と同じようにフォームを作成し、編集するだけです。
記入式フォームを作成するには、新しい文書を作成するか、既存のWordファイル（DOCX）を開く必要があります。次に、上部のツールバーの「フォーム」タブにアクセスし、これらのオプションから必要なフィールドの種類を追加します。
テキストフィールド
コンボボックス
ドロップダウン・リスト
チェックボックス
ラジオボタン
画像
文書にフィールドを追加すると、右側のサイドバーにそのプロパティが表示されます。例えば、テキストフィールドが必要な場合、そこに入力できる文字数の制限を設けたり、複数行のテキスト入力を可能にしたり、フィールドサイズを固定にしたり、義務としてマークしたりすることができます。フィールドのプロパティは、ファイルタイプによって異なる場合があります。
オプションとして、プレースホルダー（フィールドの最終データの代わりとなる一時的なフレーズ）を追加することができます。また、フィールドにヒントを追加することもできます。これは、カーソルをフィールドの上に移動するときに表示される吹き出しです。
最新のオフィススイートと同様に、ONLYOFFICE Docsも編集ツールをフルセットで備えているので、好きなようにテキストを編集し、フォーマットすることができます。重要なのは、チームメイトを招待して共同編集ができることです。つまり、同僚と同じファイルをリアルタイムで一緒に編集することができるのです。
編集作業が終わったら、「フォーム」タブにある「フォームの表示」オプションをクリックします。このツールでは、記入可能なフォームがどのように見えるかを確認できます。すべてがOKで、変更の必要がなければ、「ファイル」タブに戻り、「PDF」を選択してデジタルファイルを保存します。保存されたPDFフォームには、PDFエディターやウェブブラウザーを使って入力できる入力欄があります。
PDFフォームの準備ができたら、他のユーザーと共有することができます。他のユーザーは、フォームを開いて必要なデータを入力し、最終版を保存して、あなたに送り返します。簡単でしょう？
もうひとつの方法
ONLYOFFICE Docsでは、PDFとして保存するだけでなく、OFORMとして保存し、他のユーザーと共有することも可能です。これは、オンラインフォーム用に設計されたONLYOFFICE独自のフォーマットです。PDFと同様に、OFORM形式はファイルのオリジナルレイアウトを保持することができ、すぐに使えるフォームに使用されます。OFORMファイルは編集できませんが、インタラクティブなフィールドに必要な情報をいつでも入力することができます。
ウェブブラウザでOFORMファイルを開き、すべてのフィールドに入力することができます。インターフェースの右上にある「PDFとして保存」ボタンをクリックすれば、フォームをPDFに保存することができます。
まとめ
記入可能なPDFフォームを使用すると、すぐに使えるテンプレートから標準的なドキュメントを作成する際に、いくつかの時間とお金を節約することができます。また、複雑なソフトウェアや専門的なスキルは必要ありません。ONLYOFFICE DocsオンラインでPDFフォームを作成し、そのプロセスをぜひ楽しんでみてください！