人事の業務効率化について考えていること、実践したこと

こんにちは。人事2年目の野田です。
唐突ですが、私は無駄な作業がとても嫌いです。
理由はいたってシンプル、つまんないからです。
特に全く同じ作業は、すぐ飽きます。
そういった性分もあり、無駄な作業を効率化して、楽をしようとしました。
それが、業務効率化を考えたきっかけでした。

配属されてから約1年半。
自分なりに考えて、実践した業務効率化について記録します。

□ 業務効率化とは

結論から言うと、業務効率化は自己投資だと考えています。
なぜなら、「時間」という資産を生み出すことができるからです。

業務を少し効率化することで、
他の業務をする時間を生み出せます。
勉強する時間を生み出せます。
新しいことを考える時間を生み出せます。
リラックスする時間を生み出せます。
他人と交流する時間を生み出せます。

その結果、自分自身の評価やスキルアップ、人間関係の構築へつながります。だから業務効率化は自分への投資（自己投資）です。

そんな業務効率化は、あくまで手段であるということ。時間を捻出して満足せず、その時間を上手に使うことが業務効率化の本当のゴールだと考えています。

□ 業務効率化の前に

業務効率化の前にすべきことがあります。
それは、オペレーションの高速化です。
当たり前のことですが、意外と忘れがちです。

高速なオペレーションが時間を作り、その時間で業務効率化を実践する。
これが一番効率の良い業務効率化だと考えています。

つまり、

① オペレーションの高速化
② 業務効率化

①→②の順番で業務効率化を進めていきました。

では、実際に私が具体的に取り組んだ（取り組んでいる）ことを記録します。

□ ① オペレーションの高速化

まず、オペレーションの高速化として次のことを実践してます。

　◆ 通知オフ

チャットの通知は基本全てオフにします。
理由は、集中力が途切れるからです。

複数業務を並行したり、集中している時に邪魔が入ると、集中が分散され生産性は上がりません。なぜなら、人は複数の作業や情報を並行処理することが苦手だからです。

反対に、ひとつの作業に集中して取り組み、終わったらまたひとつの作業に集中して取り組む方が生産性は上がります。なぜなら、人はひとつの作業に集中することが得意だからです。

これらのように、なるべく集中力を切らさないためにもチャットの通知は基本オフにします。ただ、業務の都合上、気にした方が良いチャットルームはあるので、そこだけはオンにしてます。
（本当に緊急度が高い情報というのは、直接もしくは電話で来るので、基本オフの考え方でOKだと私は考えています。）

私の場合は、
・人事メンバーのグループチャット
・給与チームのグループチャット
・採用チームのグループチャット
・上司（部長）の個人チャット
だけ通知をオンにして、それ以外はオフにしてます。

　◆ 仮想デスクトップの利用

Myデスクのモニターは1つですが、仮想デスクトップを計3枚使ってます。
理由は、目的ごとに画面を整理することでひとつの作業に集中できるからです。

簡単に説明すると、デスクトップ画面を仮想で3つ作って、それらを切り替えながら利用しています。これは、WindowsやmacOSに標準装備されている機能で使い勝手が良いです。

詳しくは、「仮想デスクトップ」でググってみてください。
（個人的には、このサイトがわかりやすかったです。）

私の場合は、
1枚目：チャットツールとSticky Note
2枚目：Chrome（たまに作業アプリケーション）
3枚目：作業アプリケーション（ExcelやPowerPointなど）
のように利用するアプリケーションを画面ごとに分けてます。

1枚目は、Thunderbirdとチャットツールを常時開いてます。また、TODOリストや今日やったことをメモするSticky Noteも常時開いてます。ひとつの作業が終わったら1枚目に戻ってくるようにしているため、通知をオフにしてもチャットの返信が極端に遅くなることはないです。

2枚目は、Chromeを常時開いてます。社内ポータルの確認やクラウドサービスの利用で用います。その中でも、特にSmartHRの利用頻度が高いです。人事担当者には超超超おすすめです。ちなみにこれが弊社の導入事例です。（笑）

3枚目は、作業用としてExcelやPowerPoint、給与システム等を適宜開いてます。ExcelやPowerPointを、過去ファイルと比較して編集したい場面には、過去ファイルを2枚目（Chromeエリア）に配置して、2枚目と3枚目を行ったり来たりして比較をしてます。大画面で比較やコピペができるのでストレスフリーです。

これらのように、目的ごとに画面を使い分けることで、その作業だけに集中することができ、生産性は上がります。

　◆ ユーザ辞書

ユーザ辞書によく使用する文章を登録して、メールやチャットを打つ時間を短縮しています。理由はシンプルに時短のためです。

私の場合、

あり→ありがとうございます
おせ→お世話になります。（株）HBA野田でございます。
おつ→お疲れ様です。人事グループ野田です。
ひ→表題の件、

などと登録してます。
そのほかにも、会社情報を打つ場面が多々あるので、

じゅうしょ→(会社の住所)
でんわ→(会社の電話番号)
めあど→(会社のメールアドレス)
かいしゃ→（株）HBA

なども登録してます。

　◆ その他もろもろ

書き出すと止まらないので、その他はまとめます。
もし、オススメの高速化があれば教えてください〜！

　◆ メールフォルダの整理
　　→終わったメールを全受信から外していく運用をしています。
　　　そうすると、継続中のメールのみ全受信フォルダに残り、
　　　スッキリします。
　◆ クイックアクセスのピン留め
　　→デスクトップにショートカットは置いてません。
　　　どこに何があるかわかりづらいからです。
　　　ピン留めすることで、どこからでも最短距離で開くことができます。
　　　「Ctrl + E」（エクスプローラーを表示）　→ クイックアクセス
　◆ ショートカットキーの暗記
　　→WindowsやExcelのショートカットキーはなるべく覚えています。
　　　よく使うアプリケーションのショートカットキーは都度、
　　　覚える努力をしています。

などなど。細かいことを含めるとまだまだあります。常に高速化を意識して業務を行ってます。（その分、精度が課題です。。。）

□ ② 業務の効率化

①で作った時間を有効活用して、次の業務効率化を図っていきました。

　◆ 断捨離（ペーパーレス）

まずは業務の断捨離をしました。今やっていることが本当に必要かどうか、紙である必要があるかどうかを確認します。私が断捨離した業務は次の通りです。

＜給与計算業務＞

『経理へ渡す書類の削減（月次締時、伝送時に渡す書類）』
→経理の方に時間をとってもらい、必要書類の再確認をしました。
具体的には、毎回見ない書類とデータで出せる書類は全て排除しました。この作業で約10種類の書類を印刷する手間を省くことができました。

『効率的な給与処理チェック』
→チェックする目的（なぜするのか）を明確にし、無駄なチェックを減らしました。
従来は、ダブルチェックや読み合わせはもちろん。書類によってはトリプルチェックをしてました。また、システム上、明らかに数字が変わらない場合でも思考停止してチェックしてました。

この作業で不必要なチェックを無くしました。

『申請用紙の廃止』
→申請用紙を廃止し、SmartHRの申請フォームへ変えました。
従来は、家族異動届（結婚や出産、扶養追加など）を紙で運用していました。それを申請フォームへ変えることで、管理が楽になり、給与処理漏れを防ぐことができています。

また、扶養追加などは、一日遅れると本人が損する場合もあるので、所属決済を廃止し、情報が人事に到達するまでのタイムラグを無くしました。

＜年末調整業務＞

『SmartHRの導入によるペーパーレス化』
→マルフや基礎控除や保険料の申告書を紙で集めることをやめました。
提出状況も全てSmartHR上で管理するようにしました。

＜退職手続き業務＞

『退職時精算の他部署との円滑な連携』
→退職時精算用紙を廃止し、すべてクラウド上で回せるようにしました。
従来は紙を用いて「総務→経理→人事」の順番で精算がないかを確認してました。これを、全てクラウド上で回すことで、
　❶ 用紙を作成する手間の削減
　❷ フローがどこで止まっているかの可視化
をすることができました。

　◆ 自動化

マクロを作成し、Excel作業を自動化しました。コードを書くことで、Excelの動作ほぼ全てを自動化できます。

私は、具体的に給与処理業務で実施しました。

『割増25の対象者の抽出＆金額計算＆取り込みデータ作成』
→レポートから自動で対象者を抽出し、各々の単価から自動で支給額を計算し、自動で取り込みデータを作成できるようにしました。

法律上、時間外手当が出ない課長職の給与に関しては、22時以降働いた割増分は支払う必要があります。その処理は給与システムで対応していないため、従来は1時間弱かけて手作業で作成してました。

これにより、2分で完了できるようになりました。

『欠勤減額の給与ノート作成＆取り込みデータ作成』
→自動で欠勤減額の処理内容を記録する給与ノートと取り込みデータを作成できるようにしました。

従来は約30分かけて手作業で作成していました。

これにより、2分で完了できるようになりました。

などなど。月次処理は約8割自動化しました。
（育休者・産休者・休職者はまだできてません）

また、取り込みデータを自動作成することで、
人為的なミスを減らすことができ、チェックも楽になりました。

全自動化できていない点とブラックボックス化しやすい点を踏まえると、まだまだ課題は多いです。

□ 今後行っていきたい業務効率化

現在、業務効率化の発展途上段階です。
現時点で考える、改善していくことを紹介します。

＜給与処理のアウトソーシング＞
　給与処理業務から社会保険制度や労基法を学ぶことができます。ただ、クリエイティブな業務ではないので、アウトソーシングしたいと思ってます。アウトソーシングでできた時間を利用して、給与処理業務で身につけた知識を社員へ還元したいと思っています。

そのアウトソーシングの最大の課題は、知識の蓄積です。社員からの問い合わせに対応できるレベルの知識は最低限備える必要があります。これらを考慮してアウトソーシングを検討していきます。

＜ペーパーレス化＞
　今まで、紙で運用していたものを電子化できるかを検討します。具体的には紙で保管しているものを電子化したり、申請書を申請フォームに載っけて、オンラインで申請できるようにしたりです。

また、その他にも、ExcelやWordで作成しているスケジュール管理や文書も無くしていきたいです。セル幅の大きさや列順の微調整など、作成することに手間と意識と時間が取られがちな業務をを減らして、クリエイティブな時間を増やす努力をします。

＜Smart社会保険手続き＞
　まだ、紙で書いてもらう書類がいくつかあります。それらを郵送せず、PDFで送るスタイルへ移行しようと思っています。欲を言えば、申請時点で各自書類をダウンロードできるようにしたいです。

□ 最後に

私自身、業務効率化をしたことで、採用や教育の分野にも携わることができました。これが何かのヒントになれば幸いです。

まだまだ業務効率化発展途上です。もっと人事業務を見直して、改善していきたいと思っています。ですので、もしその他取り組み事例があれば、ぜひ私のTwitterまでDMをいただければと思います。

最後に、業務効率化に対して寛容的な上司に感謝してます。