【イベントノウハウ】素人がオタク心で企画開催したワールド前回イベントが30名の大盛況になった話
このnoteを読んでもらいたい人
・趣味でイベント・オフ会を開催してみたい人
・ノウハウも知名度もない一般人が有料イベントを開催できるのか気になる人
・イベントの運営において必要なことを知りたい人（失敗談も含めて）
→未経験で、有料イベントを企画し、30名の集客実績をつくった経験談とポイントを赤裸々に書きます！！！
その「イベント」って何よ？
5W1Hにまとめると、こんなかんじです。我ながら、かなり満足度高く大盛況に終わったイベントだと思っており、具体的にはこのような内容です。
・いつ：2024年2月3日
・どこで：世田谷区のベトナム料理やさんで
・誰が：ベトナムを偏愛する26歳女子（普段は会社員）とその仲間たちが
・何を：ベトナムの「かわいい」「おいしい」「楽しい」をガチ体験できるイベントを
・どうしたのか：企画・運営・実行した。30名程度の参加者にお越しいただいた
・どうやって：自ら構想を言語化し、お店に交渉のうえ企画。SNSを使って集客をした。※参加費4,000円の有料イベントです！
イベント開催決定までに詰めたこと
目的とゴール、開催の背景・想い
とにかく、何のためにやって、このイベントを通してどうなりたいか？そこの言語化がすべての始まりです。これがないと、コンテンツもコンセプトも全てずれてしまう。イベントを実施するのは、やりたいこと・展望の実現のための手段の一つであるので、まずは自分が何をやりたいのか、しっかり言葉にできることが大事です。協力してくれる人を探すにも、この思いを自分の言葉で伝えて共感してもらうことが大事だと考えています。
私は、こんな感じで言語化していました。
・目的：ベトナムのかわいい、たのしい、おいしいを “ガチ体験”できる場を作ること
・ゴール：ベトナムってこんなに楽しそうな国なんだな、海外行く時には行き先の候補に入れたいと思ってもらえる状態。数年前に思い描いていた夢、希望を思い出し、改めていま目の前のことを頑張ろうかな、新しい一歩を踏み出そうかなと勇気をもらえる状態
・ターゲット：20〜30代女性、ベトナムに行ったことがない人。毎日会社で働くが疲れ、学生時代の自由さが恋しい、新しい刺激が欲しいと思っている人。つまらなくもないけどテンションも上がらない。
・企画イメージ：（実際にこのあとコンテンツは変わりましたが）
ベトナム女子的ライフスタイルトークセッション
パワフルな秘訣
美容
語学勉強法
仕事観
恋愛観
ベトナムで流行ってること etc
そもそもなぜこのイベントをやりたいと思うに至ったのかの背景も言語化
・ベトナムのエネルギーに触れ、覚醒する日本Girlsを増やしたい
・休日の刺激になるもよし、ちょっと新しいことを知る、やってみるになればよし
・ベトナムの”良いものをすぐに取り入れる””あるものを最大限に生かす”力の凄さを伝えたい （以下、略）
開催場所と日程
そこから場所探し。ネットで検索しました。イベント会場も公民館も一通り見てみました。でも、趣味でやっているから予算もそんなに取れないし、赤字にはしたくないからどうしよう。公民館だと、あんまりやりたいこと自由にできないのかななど思ったり。
そうして、ベトナム料理やさんとコラボレーションできたらいいのでは？という考えに至り、ベトナム料理やさんに連絡を取り、お話の時間をいただくことになりました。上記の想いをお話し、共感していただいてご快諾のうえ、日程も決められました。お店の営業時間にかぶらない、お邪魔にならない時間帯で実施することにし、内容やお支払いについても相談させていただき、あらゆる状況を加味してのOKをいただきました。
お店にとってもメリットがあるよう、集客するターゲット層がお店のリピーターにも繋がらないかなどは私としても考えました。
今回は、本当にありがたいご縁に恵まれ、全面協力いただき、スムーズに開催決定しました。本当に感謝です。加えて、自ら想いを伝えに行かないと始まらないことも事実で、自ら連絡を取って足を運んでしっかりお話しにいくという前のめりなアクションもあってこそだなと思っています。
具体的なコンテンツを大枠決定
そこから、ターゲットに合わせて、お店の広さや開催時間等加味してやれることをピックアップしました。やっぱり食事が大事だよねという気持ちがあり、食事を最大限に楽しめるようにしつつ、自分のビジョンを体感してもらうことを第一に設計を考えました。
私がベトナムに行ってときめいたことを再現したくて、それを感じられる制作物やトーク、買い物体験などできればいいなあって思って！候補をピックアップして、できそうなもの・難しそうなものに分けてしぼりました。
確認したこと
個人で初めてやるイベント。いろいろドキドキでした。何かあったときの責任は？有料イベントにすると、いろいろ手続きがいるのかしら？などなど。
確認したのは下記2点。
①税金の話
税務署に電話し、会社員の給与所得が基本で、それ以外の収入は20万円までなら「雑所得」となり申告不要な旨を確認しました。20万円を超えることは明らかにありえなかったので、まずはここで一安心。
②Paypay利用可否
これは後から想像以上の申込があったので、当日支払いで混みあうかなと思いPaypay支払いもあった方がいいのでは？と思いました。運営メンバーに問い合わせてもらいましたが、Paypayは事業者ではなくても今回のイベントのように利益が出るものに対しての個人送金の利用はNGとのこと。事業者でもないので、事業用の利用申込もできず。
ここを確認したうえで、現金で最低限赤字にならないように、うまくやり繰りしようと思って準備を進めました。
イベントの概要が決まってからやったこと
集客ページ作成→オープン
Peatixでチケットページを作成。事前支払いだと嬉しいけど、手数料がかかるので、今回非営利活動だったのでできるだけコストを抑えたく却下。当日支払いにして、Peatixは0円で使えるようにしました。
集客ページには、日時と場所、コンテンツ概要を記載し、申込フォームには連絡先やベトナム行ったことあるかないか、期待すること自由記述欄など書きました。どこ経由での申し込みかもわかるようにしました。（SNS、Peatix経由の方もいた！と知れた！！）個人情報の取得（メアド）もするので、「同意する」のチェック事項もちゃんと作っておきました。メアドの誤入力もあるかもなので、2回入力する項目を作りました。
集客
集客目標は20名でしたが、結果30名弱の申込と大幅に達成！その成功の要因は、下記の2点だったと振り返っています。
①ターゲットとなるコミュニティを決める
②圧倒的「量」
①に関しては、自分の知りあいに片っ端から連絡しました。ただやみくもにご連絡するのではなく、当たり前かもしれませんが、ベトナムや海外に興味関心があるコミュニティを選んで発信。前に一緒にベトナム料理食べたとか、ベトナムに旅行行っていた方など。ベトナムとはかかわりがなくても、想いをもって何か活動をしている方にも、ご連絡しました。
ほかにも、このnoteやインスタを見てわざわざ来てくださった方もいました。「コンテンツよりもコンテキスト」だと思っていて、自分の想いや野望を包み隠さずさらけ出して発信すること。自分の言葉でしっかり語ること、その熱量のこもった発信が奏功したと思っています。
②に関しては、①につながりますが、数名に連絡してあきらめるのではなく、とにかく量だと思います。行動量が確率を上げるので、とにかく手を止めずに発信しつづけることが大事だと思います。
SNSも、毎日ベトナムのコンテンツのことを発信しつづけてフォロワーを増やしましたし、noteだってちゃんと書こうと思えば面倒にもなるけど、めんどくさいことでも手を抜かずにしっかりやりました。いろんなコミュニティにも顔を出していたりと、これまでの積み重ねも大きいです。それだけの想いがあるからできるということではありますが、とにかく手を動かすこと。地道ですが、これしかないと思います。
なので、広告など一切課金せず、これだけの人に集まっていただけました。1月4日くらいに集客開始して、2週間くらいでだいたい集まり、1週間半前には満員御礼で集客ストップして更なるお申込を泣く泣くお断りするほどでした。。
当日含めて大事にしたこと
とにかく大事にしたのは、「やりたいこととやっていることが一致していること」「口で話している世界観をリアルに体験できること」この2つが、共感して参加を決めてくださった方に、当日没入感をもって楽しんでもらえるのではないかと考えました。コンテンツを確定するうえでも、これが軸になっています。
「ベトナムをガチ体験」するコンセプトなので、テキトーにベトナムっぽい感じにするのも違うと思いましたし、私ならではの観点で限られた空間でもベトナムを体験してもらえるよう、「行った気になるしおり」「ベトナム行き航空券風チケット兼抽選券」をつくったり、しおりの中にQRコードを入れて現地の旅動画を再生できるようにしたり。
ベトナムコーヒーをお土産にしたり。抽選会ではベトナム語で数字を併記し、読み上げたり。細かいところですが、「ガチ体験」だとか「たのしい」「おいしい」「かわいい」を謳っているので、デザインのかわいさや、人と人とのつながり、交流が生まれて楽しいと思ってもらえるような体験設計をしました。（一人参加の方も話しやすいよう、ベトナム渡航有無で色が異なるリボンを渡して話のきっかけをつくったりもした）
ベトナムの写真もお土産に同封しましたが、ありきたりなものではなく、私が実際に現地で気に入った場所で撮ったフィルム写真の中でも特に気に入ったものをチョイスしました。
私のセンスなので、人によってその何がいいのか、共感できる・できない様々だと思いますが、自分が思うベストを詰め込みました。
できるだけ良いアイデアが浮かぶよう、2023年は時間の許す限りいろんなイベントやお店に足を運び、お土産も買ってみました。SNSやPinterestで参考にできるものもひたすら漁っていました。それもよかったです。いろんなコンテンツ企画の参考になりました。勉強材料は日常のあらゆるところに転がっているなあとしみじみ。。
例：旅のしおりは、ZINEフェスティバルで買った旅ZINEを参考にしたし、そもそも楽しいイベントとは？を考えるのに、代々木公園のベトナムフェスに行ったり。韓国旅行でかわいい雑貨セットを買ってみたり。
「ここまでやるのか」と自分でも思うほどやってこそ、人を満足させられる・感動させられると思っているので、妥協はしたくありませんでした。
失敗談
失敗談もあります。一番は、住宅街での開催だったので、様々な配慮が必要にも関わらず、事前の考えが足りていなかったこと。結果的にはご迷惑をおかけすることなく、無事に終了しましたが、人数が多いことによる騒音問題の懸念がありました。お店の前での喫煙NGや、自転車駐輪もNGなどいろいろ注意事項があり、そちらを皆さまにお伝えして、ありがたいことにご協力いただけたおかげです。
こういうのは、どうしても考えが及ばなかったこともあり、反省です。
またお店のキャパシティも何とかギリギリ大丈夫ではあったのですが、やはり快適に物事を動かせるキャパシティは常に考えておく必要があるし、集客ストップするタイミングの見極めも難しいです。
既にお誘いしている人が多くて、都合がつく方も多いというありがたい状況の中で、予定人数を越えたらどうするか？その見極めとコミュニケーションが難しいです。閑古鳥がなくのも悲しいので、一生懸命集客してこその嬉しい悲鳴ですが、その塩梅が本当に難しかったです。
満員御礼でもスムーズに進むよう、料理の盛り付けや配置も検討くださったお店や当日の受付案内をスムーズに行ってくれたメンバーに感謝しかないです。