時間がないは本当？ ８つの時間整理術
あなたは、忙しいから時間がないと思い込んでいませんか。実は私もそんな事を感じながら仕事をしていました。ですが、仕事を効率的に進めている人と自分との比較をした際に、時間がない事が「事実ではなく」「感じていること」に気付いたのです。
「なぜ時間がないと思ってしまうのか」
それはタイムマネジメントが出来ていないからです。
今回の記事はこんな方に読んで頂きたいです。
もしかしてあなたも気付かないうちに
☑仕事量が多くていつもバタバタしているよな…
☑自分っていつも忙しいだよな…
☑本当に仕事が多くて時間がない…
☑自分は時間管理が下手くそだから時間がないな…
☑業務を効率的に終わらせ時間に余裕を持ちたい
☑本当にやりたいことが時間がなくできない
ここであなたが、時間がないという思い込み心理や特徴そして余裕を持つタイムマネジメントのコツを知り、自分のスキルとして身についたなら
☑時間に余裕が持てるようになる
☑タスク管理ができるようになる
☑上司や部下との関係構築の時間に活かせる
☑マネジメントに力を入ることができる
☑新たな事に挑戦できる
時間への思い込みや習慣を少し変え、自分軸の時間管理をつくりたいと思っているあなた。
そして、本当にやりたい仕事のために頑張りたいと思っているあなたは
必ずこの先を読みすすめてください。
時間について３つの思い込み
1.物理的に時間がない
「時間がないという思い込み」時間について良くありがちなのは…
「私には物理的に時間がない」という思い込みです。
「いつも時間が足りない」
「本当にやりたいことをやれない」
など感じてしまい、心の余裕がもてなくて困っていませんか。
結論から言いますと、本当は十分な時間を保有していますよ。
1970年と2020年では554時間の差があり、労働時間は減っているということです。※サービス残業を含むで試算
2.やるべきことが多すぎる
「やるべきことが多いと思っていれば安心する」時間の勘違いは…
「やるべきことが多すぎる」という思い込みです。
「プレゼン用の資料作成」
「上司や部下との面談」
「メールの返信」
「頼まれた買い物」
「風呂掃除」…
TODOリストに並んだタスクを見て、
「やるべきことが多すぎて何もやる気が起きない」と感じていませんか。
「やるべきことが多すぎる」と感じている理由は簡単です。
「やることが多い」と思った方が手軽に安心感を得られるからです。
3.忙しい人は仕事ができる
最後は、「忙しい人は仕事ができる」です。
忙しそうなひとほど、沢山の仕事をこなしている印象を持たれます。
実際の多くの企業でも、いつも社内中を忙しそうに走り回っている人ほど、能力が高く評価される傾向がありますね。
ピーター・ドラッガー
「いかなる成果もあげれない人の方が良く働いている」と言ったように、忙しさと有能さは比例しません。
「時間がない」５つの特徴
特徴.１ 計画性がない
仕事をお願いされたとしましょう。
とりあえず作業を始める人と、まずは何をどう片づけるか考える人。
大抵の作業では前者の方がスピードが遅くなります。
特徴.２ 常に仕事のノルマや締切りに追われている
仕事のノルマ、締切りに縛られすぎではないでしょうか。どれほど効率的を考えてたとしても、そもそも仕事量が多いのでは余裕なんて持てませんよね。
特徴.３ 物事に優先順位をつけることが苦手
仕事・作業には優先度の差が必ずあります。重要な作業ほど優先的に片づけるべきですし、片づけないと仕事全体での効率は低下ししてしまうでしょう。
特徴.４ 予定を無駄に詰めすぎている
時間に余裕がある作業でも、スケジュールを序盤に詰め込み無駄に忙しくしている傾向があります。
特徴.５ 独りよがりで何でも自分でやり遂げようとする
仕事はチームワークが大切です。複数の人が協力することで効率よく進めらるし、完成度も高くなります。なぜ余裕がない人ほど周りを頼ろうとしません。1人でやると作業効率の低下で余裕がなくなり、最悪他人の作業まで遅らせてしまいます。
「時間がない」４つの原因
原因.１ スケジュールをきちんと立てていない
仕事にプライベート、人生は複数の作業の積み重ねです。作業をいかに効率的に、順序立てて処理できるかが時間を作る上ではポイント。時間に余裕がないのは作業を順序立てて処理が出来ていないに繋がります。
原因.２ 業務に要する作業時間を把握できていない
どのような業務にも適正な作業時間があります。作業時間を予測して効率的に作業を進めることが必要です。適切な作業時間を予測するのが苦手でだと目測の誤りが時間がない原因となる。
原因.３ 空き時間を全て趣味に割いている
仕事や食事、就寝などの時間を除いても1日数時間の空き時間は必ずあります。1日数時間の空き時間さえないのであれば、それは自ら予定を詰め込みすぎているだけ。趣味や恋愛など、自分のしたいことに時間を割いているのが原因です。
原因.４ めんどくさがり屋で時間を作る努力をしていない
忙しいままなのは改善する意思がないのが原因です。何をするにもダラダラと進めてしまい、時間を改善しようとほんの少しの行動さえしていない可能性があります。
余裕を持つ”8つのコツ
余裕を持つコツ.１ 抱えているタスクを全て洗い出し
時間がない1番の理由は、「なぜ忙しいのか現状の把握ができていない」
反対に、現状さえ把握できれば改善する方法はおのずと見えてきます。
余裕を持つコツ.２ 洗い出したタスクに優先順位付け
作業を書き出すのはあくまで第一段階。
「書き出して終わり…」では時間に余裕を持つことはできません。緊急性の高いものと後回しでいいもを明確にし優先順位付けしてください。
余裕を持つコツ.３ 一つのタスクや予定に割く時間を事前に設定
作業ごとの優先度を設定したにも関わらず、なぜか時間に余裕がないままの人もいます。これはタスクあたりの作業時間がかかりすぎていることが理由の一つです。事前に時間を設定しましょう。
余裕を持つコツ.４ 行きたくない、無駄な時間をなるべく省く
1日のスケジュールは様々な予定の積み重ねで決まります。
本当に予定は全て必要なものですか。中には行きたくない、無駄な予定も含まれているのではないでしょうか。人生の有限な時間を有意義に過ごすためには、必要な予定にのみ絞ることが大切ですよ。
余裕を持つコツ.５ 早寝早起きを習慣化する
朝に時間がないと感じているのであれば、いつもより少しだけ早寝早起きを心がけましょう。たった60分でも早起きできれば、それだけ1日にできることが増えます。
１日１時間で24日継続するだけで１日分の時間が空きますよ。
余裕を持つコツ.６ 普段から10分前行動を心がける
何をするにも10分前行動を心がけてみてください。たった10分の差ですが、6回積み重なれば1時間の余裕が生まれます。
余裕を持つコツ.７ 業務スピードを向上させるためにスキルを磨く
余裕が生まれた時間で、必要なスキルを磨いてください。また自分の行動に無駄があるのかを振り返る時間も有効です。
余裕を持つコツ.８ 移動時間を短縮する
移動時間が一番時間がとられます。
「移動＋〇〇〇」が出来ればいいですが、なかなか難しいと思います。移動場所を何度も往復するのであれば、一度で解決できるよう準備して移動時間を短縮してみてください。 塵も積もれば…です。
「最後に」
今すぐ、自分のクセを知り、時間→日→週→月単位で計画を立ててみましょう。※ここは可視化してください。
余裕を持つためのコツを最大限活用し「時間に余裕を生ませ」新たな事にチャレンジしてください。
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それでは長くなりましたが最後まで読んでくださり感謝申し上げます。
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