【ビジネススキル】普段からメールで用件を伝えると、相手からの電話が減った。

病院薬剤師だった頃は、常に連絡用PHSを持ち歩いていたので、食事中もトイレの時も、いつでも電話がかかってきました。

公務員になってからも、勿論電話とは切り離すことはできませんが、メールやチャットでの連絡を主体にすることで、電話がかかってくることがかなり減りました。

もともとメールは苦手だったのですが、やりとりするうちに慣れてきて、その良さに気づきました。

電話のメリット・デメリット

皆さんの周りには、すぐに電話をかけてくる人はいませんか？
そういう人は、恐らくこういった理由でかけてくるのでしょう。

・早くレスポンスが得られる　
・テキストだと、打つのに時間がかかる
・解釈が間違っているかもしれないから、確認しながら質問できる

完全に自分本位であることが分かります。自分にとってはメリットなのかもしれませんが、相手からすると

・時間が搾取される
・誤った感情が伝わりかねない
・その場で、資料の確認がしにくい
・不在の場合、電話をかけ直す手間がある

といったデメリットが生じます。

他の仕事が詰まっている時に、緊急を要しない電話が入ると、感情的になりかねません。

なおかつ、私(当方女性です。)は地声が低いので、素で電話に出ると

「オッサンが切れてんのかと思った」

と言われることも、たまにあります。

つまり、こちらが意図しない感情が伝わる可能性があるのです。
ですので、電話に出る時は気持ち明るめに出ています。

この

空気を読む感が、無駄に精神を消耗させる

ように思うのです。

特に、不在で電話に出れず再度かけ直すと、今度は相手が電話に出ないなんてこともあり、時間の無駄でしかありません。

メールのメリット・デメリット

私が、メールを好んで使用する理由です。

・記録に残る
・感情が入りにくい
・自分の都合の良い時間に送れる
・URL、資料を用いたより深い回答ができる

特に、私は良い意味で「感情が入りにくい」と捉えています。

メールだとじっくり考えられるので、電話でとっさに答えられない情報も付与できます。

後ほど、読み返すこともできるので、忘れた頃に役立つこともあります。

デメリットといえば、偉い方にメールを送った後は、返事が来るまで心臓がバクバクするくらいでしょうか(^^;

後は、忙しい方だとスルーされ、返信を忘れられることもあります。

それでも、私はメールを好みます。

大事なのはツールの使い分け

自分都合でコミュニケーションツールを選ぶのではなく、相手にとって都合が良いツールは電話かメールのどちらなのかを、考えることが大切だと思います。

「これは相手が緊急を要しているな」
と思えば、やはり電話は必須です。

相手へのちょっとした配慮があると、気持ちよく仕事ができると思うのです。

最近は、同僚に対して普段からチャットで用件を伝えるのに加え、「緊急でなければメッセージでお願いします」と伝えることで、基本的にはチャットで連絡してくれる方が増えてきました。

言わなければ、なかなか伝わらないものです。

相手の時間や能力に甘えず、自分でコミュニケーションが取れるようになりたいものですね。