資料作成の悩み解決に効果抜群なロジックテンプレートとは？【続編】

こんにちは、まさしおです！

資料作成に関わるテクニック、特に、初心者の方がつまづきやすいポイントについて、情報発信しています。

本日は、資料作成の悩み解決に効果抜群なロジックテンプレートとは？【続編】を解説します。

この記事は、資料作成の悩み解決に効果抜群なロジックテンプレートとは？の続編記事となっています。

上記記事を見なくても、本記事を最後まで読んでいただければ、内容はわかるようになっていますので、ご安心ください。

資料作成についてよくある悩みは、以下のような悩みだと思います。

・何を書くのが正解なのかがわからない
・資料作成に時間がかかっており、かつ、やり直しが多く困っている
・他にもやることがたくさんあるのに、資料作成に時間が取られできない
・結果的に、仕事に行き詰っているように感じている

このような悩みを抱えている方、結構いらっしゃるのではないかと思います。

これ全部、私が悩んでいたことなんです(笑)

資料作成がうまくいかないことで、仕事自体が行き詰っているというか、閉塞感を感じていました。

なぜか？

上司からみた部下の印象って、資料の出来、不出来に左右されやすいからなんです。

上司は部下の評価をするわけですが、一番わかりやすいのが、部下が作った資料の出来です。もしくはプレゼンの内容です。

資料の出来がよいから、仕事ができるとは限らないわけですが、資料の出来がよいと他の仕事もできるだろう、他の仕事も安心して任せられるだろうと思いやすい傾向にあります。

いわゆる、ハロー効果だと思います。

だとしたら、資料作成が得意になりたいと思いませんか？

ですが、そんなに簡単ではありません。なぜかというと、資料作成において考慮すべき要素が非常に多いからなんです。

例えば、資料の読み手が気にするポイントは何か？読み手にあった、資料の構成は？頁の構成？資料内の図や文字フォントは？・・・

こんなにたくさんのことを同時に考えられる人は少ないでしょう。

でも安心してください。

本記事で紹介するロジックテンプレートは、テンプレートに沿って資料を作成していくと、上司に認めてもらえる資料のレベルに近づけることができます。

私は、このテンプレートを使って、年200回以上の資料作成こなし、楽々会社人生を送っています。

その秘密を紹介していきますね。

1.資料作成が難しいと感じる理由

資料作成が難しいと感じる理由とは、ずばり、制約が無さすぎると思っているからです。

真っ白なキャンパスに文字や図をあなたのセンスで埋めてください、と言われているような気がしませんか？

そう考えると、とてもクリエイティブな作業のようにも思えてきます。

私も最初はそう思っていたんです。

でも、そう思っているとうまくいきません。それは、資料作成を何のために行うのかを考えるとわかります。

資料作成を行う目的は、資料の読み手に対して、適切な情報を提供し、期待する行動を促すことです。

期待する行動とは、例えば、企画提案でしたら、企画を承認してもらう。進捗報告でしたら、課題解決のために上司にかけあってもらう、などです。

そう考えると、読み手が意思決定しやすいように、読み手が必要としている情報を整理することが必要だとわかります。

一方で、読み手が必要としている情報がわかれば苦労しない、と思われる方もいらっっしゃるかもしれません。

ところがです。読み手が異なる人であっても、必要としている情報はある程度決まっているんです。

その話を次章でしていきます。

2.資料作成の悩み解決に必要なこと

資料作成の悩み解決に必要なこととは、資料の読み手が必要としている情報をパターン化しておくことです。

例えば、進捗報告をするときに、資料の読み手が知りたいことは何でしょう？

予定に対して現状の進捗が遅れているか、進んでいるか。遅れている場合はその理由。遅れに対してリカバリを行う方法の目途が立っているのか

進捗以外に発生している課題がないか。課題への対策案。これから起こりえるリスクと対策案

といったことでしょうか。

これって、上司が変わったとしても共通して知りたいことですよね。

もちろん、上司によって、知りたいことのレベルが違う可能性はあります。進捗をすごく気にする方もいれば、リスクを気にされる方もいるでしょう。

ですが、レベル感はともかく、知りたい情報は共通しているのです。

他にも企画提案、改善提案、見積提案、会議のアジェンダ、議事録、メール、などさまざまな資料には、読み手が知りたい内容は決まっています。

そのため、私はこれらをパターン化しておけば、読み手が知りたい情報を大外ししない=資料作成の悩みを解決できると考えているのです。

一方で、社内の過去資料を使えば、その問題を解決できるのではと思う方もいらっしゃるかもしれません。

そうなんです。社内にあるテンプレートや他の方が作った資料をそのまま使いまわせば、この問題はある程度は解決できるのです。

ですが、よく考えてください。社内にあるテンプレートをそのまま使って資料を作成すれば、読み手の期待に応えらるか？期待する行動を促すことができるか？

100%ではないはずです。社内資料をそのまま使いわまして、うまくいくのであれば、苦労しないですよね。

そうなんです、実は、これだけだと資料作成の悩みを解決できないのです。

では、何が必要なのかを、次章でしていきます。

3.資料作成の真の悩みは、ロジックテンプレートで解決できる

資料作成の悩み解決に必要なこととは、資料の読み手が必要としている情報をパターン化しておく。

これは間違っていないんですが、実はこのパターン化するには、2つの軸があるのです。

それは、資料全体の論理構成の軸、資料の頁の論理構成の軸の2つの軸です。

社内資料のテンプレートは、資料全体の論理構成の軸、つまり、資料の目次がテンプレート化されていることが多いと思います。

もちろんこれだけでも、ありがたい話ですが、資料頁内の論理構成がしっかりしていないと、読み手は納得しません。

私が考案した、ロジックテンプレートは、この2つの軸を資料の種類ごとにテンプレート化したものです。

ロジックテンプレートは、以下5つの資料に対応しています。いずれもベーシックな資料ですが、とても重要ですよね。

・進捗報告
・改善提案
・会議アジェンダ
・会議議事録
・メール

この2つの軸のテンプレートがある状態から資料作成を作る場合と、まっさらの白い紙から資料を作成する場合をイメージしてみてください。

圧倒的に、ロジックテンプレートから資料を作る方が楽だと思いませんか？

しかも楽というだけでなく、読み手にとっても必要な情報が整理されているので、意思決定がしやすいのです。

つまり、資料作成の目的である、資料の読み手に対して、期待する行動を促すことがしやすくなるということです。

でも、資料の読み手によって、気にするポイントが違うのでは？万能なテンプレートなど作れないと思われた方もいらっしゃると思います。

もちろん、そうだと思います。

私は、この議論は0か1かで判断できる話ではないと思うんです。そもそも読み手にとって100%最適な資料を作りあげるのは不可能です。

読み手の期待のうち、70%～80%を満たせていれば、期待する行動を促すことができる可能性は高いと思います。

ですから、ロジックテンプレートを使うことが資料作成の悩み解決にお役に立てるのではないかと考えております。

さらに付け加えるならば、ロジックテンプレートは万能ではないからこそ、みなさんにカスタマイズしていただき、自分に最適なテンプレートを作っていただきたいとも思っています。

また、資料の読み手が気にするポイントについても私は、ある程度共通したポイントがあるのではと考えています。

長年のプレゼン経験とフレームワークのノウハウを駆使して、社内プレゼンの想定問答集を作っています。こちらの記事もよろしければ、参考としてください。

4.まとめ

資料作成の悩み解決に効果抜群なロジックテンプレートとは？【続編】では、

1.資料作成が難しいと感じる理由
2.資料作成の悩み解決に必要なこと
3.資料作成の真の悩みは、ロジックテンプレートで解決できる

の3点について、解説しました。

資料作成が難しいと感じる理由は、資料作成を行うときに、制約が無さすぎるという思い込みがあるためだと考えます。

資料作成の悩み解決に必要なことは、資料の読み手が必要としている情報をパターン化しておくことです。

資料作成の真の悩みは、資料全体の論理構成の軸、資料の頁の論理構成の軸の2つの軸をテンプレート化した、ロジックテンプレートで解決できるという内容でした。

資料作成経験が浅い方は、本記事で紹介したようなテンプレートを使って資料作成されることをおすすめします。

もちろん、他のお気に入りのテンプレートがあれば、それを使っていただくのもよいでしょう。

守破離という言葉があります。
日本の茶道や武道などの芸道・芸術における師弟関係のあり方の一つであり、それらの修業における過程を示したものです。
「守」は師や流派の教え、型、技を忠実に守り、確実に身につける段階 「破」は他の師や流派の教えについても考え、心技を発展させる段階
「離」は一つの流派から離れ、独自の新しいものを生み出し確立させる段階

まずは、基本を身につけるために、テンプレートを使うというのは理にかなった話なのです。

また、資料作成に苦手意識をお持ちの方は、改めて基本を習得するという意味でテンプレートを使ってみることをおすすめします。

資料作成にテンプレートを使うことで、苦手意識を大幅に払拭し、悩みが解消に近づけると思いますよ。

特に、私のように、資料作成に長年悩み続けてきた方のお役に立てるとうれしいです。

最後まで、お読みいただき、ありがとうございました。

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