調査結果を従業員へフィードバックする方法～DXによる効率化～／従業員リサーチナレッジ
今回は、従業員リサーチにおける調査結果のフィードバックについて解説します。
会社の規模が大きくなればなるほど閲覧人数が増え、当然、部署数も増えるため「部署毎に分析したい」「自部署の情報を他部署へ共有したくない、見せないようにしたい」などの要望もでてくると思います。しかし、部署毎にレポートを作成してそれぞれに展開するとなると、ご担当者様の作業負荷がとても高くなってしまいます。
かといって、膨大なデータを全従業員に全て展開してしまうと、従業員は必要な情報の取捨選択ができず、情報量の多さから途中で見るのをやめてしまうケースもあるかもしれません。従業員へのフィードバックには、どのような方法があるのでしょうか。
コロナ禍での働き方の変化などで、従業員満足度調査（ES調査）やコンプライアンス意識調査など、従業員を対象に行う「従業員リサーチ」の実施が近年増加しています。この連載は、その従業員リサーチを実施する側であるご担当者様に向けて、マクロミルが長年培ったナレッジやノウハウをご紹介し、ご活用いただくためのコラムです。
１．従業員リサーチ × DX！ BIツールの活用で業務負荷を軽減
そもそも、従業員リサーチの結果を従業員にフィードバックする必要があるのか？管理職だけへのフィードバックではだめなのか？なんて思われている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
従業員の立場から考えると、自身の回答が職場環境の改善につながる可能性があるため、関心のある方が多いと思います。また、結果を毎回フィードバックしてもらえることで、“会社が職場の改善に向けて取り組んでくれている”と実感する方もいるでしょう。従業員のモチベーション維持や向上のためにも、フィードバックの実施をおすすめまします。
では、具体的にどのようなフィードバック方法があるのでしょうか？
昨今、マクロミルのお客様から“部署ごとに個別のレポートを作成しなければならず、負荷が高く困っている…”という声を多く耳にします。従業員は自部署の結果が気になるでしょうし、自部署の結果を他部署には共有したくない、というケースもあるでしょう。
そのためご担当者様は、組織別にレポートを作成しなければならない、という場合があるようです。毎回毎回、ローデータから再集計し、レポートを作成して…、と非常に負荷の高い作業が必要になります。このような課題解決のために、「BIツールの活用」をおすすめします。
BIツールを使うと、事前に仕様を設定することで、集計演算処理とビジュアル表現をワンストップで実現できます。
手動で行うレポート作成には、データ集計、グラフ作成、見やすいようにデザインを調整するなど、手間がかかりますが、BIツールはこれらの作業を自動で行ってくれるため、作業負荷が大幅に軽減できます。また、前年のデータも一緒にアウトプットすることなども可能なため、過去とのデータ比較もしやすくなります。作業負荷が軽減され、データ分析や改善策の検討に注力することもできます。
例として、マクロミルはBIツール「Tableau」を導入しています。Webブラウザ上で、必要な集計軸でフィルターを掛け、必要なデータを閲覧できます。会社全体や部署の結果で全体を把握したあと、自分が所属している課は全体と比較してどうなのか確認することも可能ですし、逆に閲覧の際に権限設定を付与することで、データを見られる範囲を制限することもできます。どのBIツールを使用するかによって、できる内容は異なります。自社に最適なBIツールを検討すると良さそうです。
２．レポートをURL化！ リサーチ結果のメール展開を容易に
部署ごとにまとめる、もしくは調査結果を個人ごとにまとめたレポートを作成する必要はあるけれど、BIツールを構築するほど大がかりな取り組みは必要の無い企業様もいらっしゃるかと思います。ただ、従業員一人一人に異なるレポートファイルをメールで添付するのは中々大変ですよね。
そんなときはレポートをURL化（Web上にアップロード）がおすすめです。従業員宛にリサーチ結果のフィードバックメールを送信する際、その個人に紐づいたURLをメールで配信するだけで展開が可能です。
調査を行う際は、調査結果のフィードバックをどう行うかもとても重要なポイントとなりますので、効率的に、かつ伝えたい方にきちんと届けられるよう、調査を検討する段階で、フィードバックの方法もあわせて検討してみてください！
当noteの「従業員リサーチナレッジ」の連載でこれまでに投稿した記事を、ビジネスでご活用いただきやすいよう資料としてまとめました！
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この記事を書いた人
（左から、平岩、竹内、川村、徳田）
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