「説明が上手い人」は「優しい」人？
「説明が上手い人」がやっていることを一冊にまとめてみた
ハック大学 ぺそさん著
私は説明がうまくなりたい。
だって説明がうまい人って「かっこいい」から…
仕事でも日常会話でも、説明を簡潔にわかりやすく話す人は
常に冷静に物事を俯瞰的に見たうえで本当に必要な言葉を選んで相手を引き付ける話し方をする印象がある。
その秘訣って何だろう？
そう気になって読み始めた1冊。
ということで今回も印象に残った文章を共有していきます。
説明がうまくいかない最大の理由は
「相手を無視している」から
自分はこれから、何のために説明するのか
相手は自分から何を説明されると嬉しいのか
「相手」のことを考えることが大切。
いい説明は必ず聞く側にメリットがある
言い換えれば、特になるかもしれないと相手が思うと
相手は説明を聞く気になる。
期待と不安をあおれば、相手の心をつかめる。
話を聞くことで
不安をあおるか見ないと損する情報
または期待をあおるか見ないと損するような情報
が相手の関心をつかむ。
相手が求めていない内容を説明することには意味がない。
内容が正しくても自分ファーストの説明になると
「そんなこと聞いていない」と怒られたり、かえって自分の評価を下げることに。
そのためにも説明する「相手」のことをとにかく知ることが大切。
忙しい人、データ重視の人、資料はビジュアル重視、など相手の好みや状況を把握するだけで説明の仕方も変える必要がある。
そして時間を作って相手を観察することも取り入れるべきだと感じた。
例え1度だけあって説明する人だとしても
もっとその相手に興味を持つようにしよう…！
自分が理解しきれないことは説明できない
説明できない＝考えがまとまらないのではなく
考えていないから言葉にならないんだ。何も意見がない人は考えていない「思考停止ロボット」だと思われる。
そして、指示待ちタイプの人は「なぜ」を深堀する必要がある。
前、ある人に言われた言葉がある。
「言われることだけする人は3流ではなく、4流だ」
「説明の技術」を熱心に学ぶけれど実践しなければ身につかない
勉強しているだけで適正なタイミングで使うことが出来ないから。
実践を繰り返してこそ説明力は身につく。
私がこのようにnoteで本の感想や知識を共有する理由の一つが
アウトプットが必要だと感じたからです。
ただ本を読むだけでは「なるほど～」で終わってしまっていた。それに実践することなく2日もしたら本の内容も忘れていた。
だったら本読むの意味ないやん…
そう思ってまずアウトプットの一つとして始めたのが
Wordに本の内容を要約して印刷し、ファイリングし始めたこと。
そこから今のnoteで投稿するようになりました。
（私のnoteを見つけて読んでくださっている方、本当にありがとうございます！！！）
アウトプットして、目に見えるようにしておくと
かなり内容が頭に残ります。
それに「書き出す」って自分の文字で知識を整理して言葉にするから理解度が雲泥の差だと気付きました。
魔法のように話が分かりやすくなるのはステップを踏む事
説明の４ステップ
PREP法
①Ｐ point 結論
②Ｒ reason 理由
③Ｅ example 具体例や根拠
④Ｐ point 再度の結論
結論ファースト。
結局何が言いたいの？と聞かれる人は結論が先延ばしな説明。
だからこそ結論を先に伝えてしまおう。
よく考えると
基本人の話って30秒くらいたったら集中力切れるんだよね…
自分の話だと全部聞いてくれている！となぜか思っちゃうけど
多分みんな初めしか聞いてないよね…
「事実」と「自分の解釈」をごっちゃにしない
わかりやすい例があった。
今日の気温は？
事実：20度です
解釈：結構暖かいです
あの人は？
事実：30歳です。
解釈：まだ若いです。
解釈だと人によって認識が違うこともあるので
共通認識ではない。
事実を述べると人によって認識が大きく変わることがない。
仕事の報連相ではこれが1番大切かもしれないと感じた。
だからと言って解釈が全く必要ではないことはなく、
アイデアを出す場であれば主観的な解釈を述べると評価される場合もある。
その場合は先に
「これは私の解釈ですが、」「これには主観が入っていますが」
と前置きを入れるとスムーズに説明を受け取ってくれる。
「この人は事実と解釈の区別がしっかりできている」と思われることは信頼感アップにもつながる
改善をよく使う人は説明下手
「改善」という言葉は定義がはっきりしない。
このような定義がはっきりしない言葉を多用する人は
「正確さに対する意識」が不足していると思われる。
先ほどの「事実」と「解釈」の区別と同様、
「誰が聞いても解釈がずれない」説明が求められる。
横文字や業界用語を排除して共通の言葉で説明する。
最悪なのは
流行言葉や業界用語を多用することで
「自分の価値をアピールできている」と思っている人。
このような人は配慮の行き届かない人、説明の下手な人、無礼な人
と思われてしまう。誰にとってもすっと入ってくるような単語で話すことを心がけようっと。
数字を使いこなして「定量データ」での説明を習慣づけると説明力は大きく上がる
確かに数字があるだけで頭の中で図や表をイメージすることが出来る。
例
× まずまず順調に進んでいる
→何を基準に順調なのか、受け手は評価に困る。
◎ 現在30％まで進んでいます
→定量データで正確に把握でき、受け手は適切な手段を講じることもできる
まずまず、結構、割と、それなりに という言葉は
人によってとらえ方が異なる。
数字を使って客観性と説明力を上げることが大切。
定量データが得られない場合は仮説思考を作る。
例
× データがないので現段階では評価の使用がありません。
お時間をいただければ詳しく調査してみますが、ゼロからなので
時間がかかりそうです。
→仮説思考ができていないので漠然としたスピード、質の把握しかできない。
◎ 直接的なデータはありませんが、よく似ている△△のデータ、同じターゲット対象の××のデータを見ると可能性はありそうです。
→仮説を発見して検証することで調査のスピードも質も確保できる。
他に仮説以外でも段違いに説明力が上がる方法がある。
それは「具体例」「経験談」。
ただの感想であっても説明力を高められる。
例
× 人気のお店だから待たされるかもしれないけど、おいしいらしいから行かない？
→仮説も定量データもないので誘いに乗ってくれない可能性もある。
◎ おいしくて行列ができる店だけど。私の経験上この時間なら２～３人だろうから5分ほど待てば入れると思うけどどうかな？
→経験談に具体性や信頼性があれば相手に行動を促しやすくなる。
説明の際はざっくりとした大枠をつかんでもらうように説明する。
そのあとに具体的に伝える。
これで「だらだら話す人」「何を言っているのかわからない」
と評価されにくくなる。
まず「抽象」、そして「具体」、そして「抽象」と往復する。
良くない例は
起きたことをそのままだらだら流れに沿って説明してなかなか本題に入らない人。
別に知っている内容を10すべて一気に話さなくていい。
10のうち、本当に必要な１～２のことだけをまず話す。
説明不足を心配する必要はない。
もし必要な情報である場合は相手から質問してくるはずだから。
自分の説明を聞いて、相手はどんな疑問を思い浮かべそうか、想像する。
想定した質問に対してある程度準備をしておく。
そうすることで「わかっているな」と質問者は思う。
私も自分の説明から「なぜ？」を5つは書き出すようにし始めたことで
自身の理解力も上がり、自信をもって相手とスムーズにやり取りできるようになりました。
きちんと説明したことを相手が取り間違えてしまった場合、
ミスを指摘しながらも追い込まない。
叱責せず、ともに努力する前向きな解決策を提案する。
私、つい指摘しちゃっていました…
ビジネスや説明で正解なんてないし、間違っていたとしても
自分が誤解泣く伝わっているのであればわざわざ表面化して相手に指摘しなくてよかったんです。
例
× この件について先日説明したじゃないですか！ここにその時の資料もあります。
→相手を追い詰めてしまっている。
◎ 先日ご説明したと認識していたのですが、うまく伝わっていなかったでしょうか？その点は今後お互いに再発防止のために共有しておきましょう。ご指摘あればぜひご指摘ください。
→ミスを指摘しながらも一緒に考えていくという伝え方。
コミュニケーションを通じてマウントを取るような発想はNG。
また、
多くの人が自分の説明で理解してくれたが、ある人だけ理解できなかったときは
「なぜこの人は自分の説明が理解できないのか」と思わない。
ある人がその説明で理解できないという事実は
必ず学ぶべき内容がある。
「なぜ相手に間違えて認識されたのか」「誤解されやすい表現があったのか」とヒントをもらっていると考える。
説明は何が正しいか、ではなく「みんなで価値をつくる」ためにある。
話の脱線を防ぐために「シェアの法則」を使う
シェアの法則には以下のパターンがある。
・冒頭の説明で「今回は～の件で承認をいただくためのご説明をいたします」
・途中、全くそれた質問が来た場合は「その点は後日まとめて共有させていただきますね！ところで今回の議題についてですが～」と逸れた話題に進まず、ちゃんと自分の返答の中で軌道修正する
・無理に相手の話を終わらせて戻そうとしなくていいので
頃合いを見て「そもそも今回は何の話をしていましたっけ？」と再確認するだけでいい。
相手にも「あ、今日はこの話をするために時間を設けたんだ」と
感じてもらうためにも会話の軌道修正をすることも必要なんですね…！
相手が何を知りたいのかを理解するためには
「レベル（理解度）」と説明に対する「期待値」を探る。
これらを知ることで説明すべき範囲も把握でき、何を伝えると相手のメリットになるのかを判断できる。
説明の原則は「相手の理解できるレベルで説明すること」
小難しく説明してもだれも「すごい」とは思わない。
以下のようにたとえ話を用いて優しく伝える。
例
× サブスクというのは
一定期間、定額料金を払うことで継続的に商品やサービスを
利用し続けられるビジネスモデルで、安定的な収益確保が見込めるものです。
→説明は間違っていないが、工夫もなく聞き手が難しく感じる。
◎ サブスクというのは
要するに、1か月単位の焼肉食べ放題のようなもので、飲食以外にもファッションや音楽配信などいろんなものがある感じですよ。
→誰にでもわかるイメージを利用して、相手が要点をつかみやすいように工夫している。
難しい用語＝「この人仕事できそう」というイメージを
今日から取っ払うことにします。（笑）
相手が映像を浮かべてイメージできるような説明をする
営業ビジネスでは「相手に将来自分がどうなるかをイメージさせられるかどうか」とよく言いますよね。
イメージって言葉一つでこんなに変わるんです。
例 マンションの売り文句
× 新築・8600万円 ３LDK 70㎡ 駅から徒歩5分
→最小限のスペックだけでイメージがつかない。
◎ 東京ドームの広さにひっ提起する緑豊かな公園に隣接しています。徒歩5分圏内の駅前には大型スーパーも。晴れた日には窓から富士山が見えます。
→スペックより先にストーリーを想像させて相手の心に訴えかける案出は新築物件の販売に適している。
人は「モノ」を見てお金を払うわけではなく、
モノを購入することで将来の自分が幸せかどうか、ワクワクするかどうかという「期待」にお金を払うんですね。
もし人に仕事を依頼する際は
先に目的を説明してから伝える。
例
× 来週までに○○の資料を作成してくれるかな？データについては～～を参考にしてまとめてくれるといいから。
→やってほしい作業の内容だけを伝えると指示した内容”以上”の成果は期待できない。
◎ 新商品の販売促進に使いたいから、来週までに○○の資料を作成してくれるかな？
→先に目的を伝えると、相手から自分の知らない技術や情報を引き出せる可能性がある！
このように、「何のために」を伝えないと相手はロボットになる。
私も仕事をする際は必ずこの問いかけをして、納得してから取り掛かります。
「この作業の意味は何だろう？」
そうすることで行動に「意志」が生まれ、
自分の話す内容をきちんと説明できるようになるんです。
（少し余談ですが、ある時から仕事だけではなく
「なんで私はお金を稼いでいるんだろう？」
「私はこの1か月をどう過ごして、来月はどう過ごそう」
「私の生きるうえでのモットーは何だろう」
と常に問いかけて
なるべく自分の本当の価値観や意志を振り返って、
行動の意味を問いかけるようにもしています。）
相手の右脳を刺激するテクニックは「共感マクラ」
聞くことにメリットを与えるために共感や共通点できる点を取り込む。
例
疲れ目に悩んでいませんか？
私もブルーライトメガネを使っているのですが、
パソコンの画面を長時間見ても目が疲れなくなりました。
→共感などの感情があると評価は甘くなり、説明も通りやすくなる
共感されるとつい自分ごとのようになり、感情が動きますね。
「わざと大事なところを話さない」から話が盛り上がる
ただし、事前に一定のシミュレーションをしておくこと。
自分がコントロールしているという意識を持つこと。
A→B→C→D→Eという流れを
A→B→C→E にすることで聞きたくなる流れを作る。
これは上級者向けテクニックですね…！
ゆくゆく使いこなして話してみます。
例
× 2点差の9回裏、2アウト満塁で代打で○○が出てきて、
満塁サヨナラホームランを打って
めちゃくちゃ劇的な試合でしたよ。
→順を追った説明で欠落もないが、「そうなんだ～」と話がながれてしまう。
◎ 2点差の9回裏、2アウト満塁で代打で○○が出てきて…
とにかく、もうめちゃくちゃ劇的な試合でしたよ。
→大切な部分が欠けることで「どうなったの？」と食いついてもらえる。
「ひとりでフリを作り、ツッコミをする」
これが相手を思い通りの結論へ導く。
よくTEDなどで話し手が使われている手法ですね。
相手のリアクションが薄い時、相手の注意を促したいとき、
そして思ったより突っ込んでほしいところにツッコミがなかった時に使えるテクニック。
例
AはBだとよく言うじゃないですか。それって本当なんでしょうか？
AはBだとする説は一般的ですが、最近疑問を唱える人も出てきたんです。
→このような言い方で話に強弱が付き、興味がわいて頭に入りやすくなる。
関心を高める話し方でよく聞きますが、
自分が使いこなせるようになれば
頭一つ抜き出た説明のうまい人になれますね…！
プレゼンの流れはテンプレを活用する。
「問題提起」→「提案」→「理由」→「結論」
例
「問題提起」今や御社だけでなく大部分の起業は環境対応を迫られている
↓
「提案」その解決に大きく役立つ新しい技術を開発した
↓
「理由」技術の優位性、先進性や根拠となるデータについて採用した場合の改善予想など理由を述べる
↓
「結論」したがって御社がこの新技術を採用すれば問題解決に役立つ
このように4つの骨格を組み立てて筋を作ったのち、肉付けしていく。
こう考えると、
1ページ目のタイトル、デザインからプレゼンを作る必要はなく、まず目次から作るのがいいですね。
プレゼン資料は1ページから読まない。核心から述べる。
つい上から読んでしまいがちな私。
ですが、プレゼンは作った資料を一から終わりまで読み下すものではないんですね。
「ワンスライド・ワンメッセージ」という、シンプルなメッセージのほうが相手に強い印象を与える。
資料は飛ばし読みしていい。
口頭でプレゼンする内容は少なくていい。
プレゼンでは具体的データ、補強的要素を提示する。
それを全て話さなくていい。
例
× それでは早速始めます。まずはお手元の資料1ページ目をご覧いただけますでしょうか？
ご承知の通り、長引くコロナで～
→資料をいちいち丁寧に読むと、凡庸な印象を与えてしまい話も丁寧になりがち。
◎ まずは要点からご説明します。コロナ禍の急激な変化の中で
対尾が難しい課題の一つが○○です。
細かなデータはお時間のある際に資料をご覧ください。
→網羅的な資料を棒読みするのではなく、いきなり核心部分から入ればテンポよく感じられる。
わざとマイナスを伝えることでないように信頼感が高まる
良い部分も悪い部分も伝えて、よい情報＞悪い情報にする。
本当に優秀な聞き手であれば、受けた説明をある程度批判的に受け取りながら、その価値を判断できる力を持っている。
本来隠したいネガティブ情報をあえて出すことで信頼感につながる。
以上、印象に残った内容でした。
結局、説明がうまい人は「優しい」のだと感じました。
少しだけ、人に優しくもっとするだけで説明がうまくなり、
仕事も成果が出て、人間関係も円滑になるんですね！
相手に寄り添うように自分に余裕をもって、もっと周りを見て生きようと思いました。
では！
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