事務職と管理職とIT - #5 流れがあるから

だいたいの”できる“事務さんは自分の仕事を説明するときにこう言います。

「流れがあるから」

流れを知らないと話にならないという事です。
しかもそれは苦労した時間や経験の末に得られるもののように言われます。

言葉や図で説明するとパターンがいくつもあり、一言で説明がつかないことが多いので、「実際にやりながら覚えて」という事だそうです。

説明を面倒くさがっているようにも聞こえますが、流れを知らない人は同じステージで仕事ができないという事です。
まずは流れを知りましょう。

自分の会社の流れどこまで知っていますか？

正社員と契約社員、作業と仕事

正社員と契約社員は役割や責任が違います。

”仕事”と”作業”が違うように。

”仕事”は与えられた役割の中で成果を生むことです。

”作業”は仕事の【過程】でしかなく、誰がやっても決まった結果であり、誰かが決めたやり方を決められたように行うものです。

正社員は”作業”より”仕事”をしなければならないのです。契約社員の方でも素晴らしい仕事をやっている方は多くいらっしゃいますが、その逆も…

作業ばかりを行う正社員

事務のお仕事は前任者から言われたことだけではありません。
自分の仕事の範囲を勝手に狭めようとする方がたまにいらっしゃいますが正社員の立場でそういう姿勢は良くありません。

「自分で忙しくして首を絞めるのは嫌だ」

「頑張っても評価されない」

「日常をこなすことで精いっぱい」

こういった事をよく聞きますが、手元の仕事しか見ていないためネガティブな発想になっています。
間違いなく後悔する日が来ます。

一年二年と時間が経つにつれて、
変わらない自分への自己嫌悪
立場が変わるにつれて与えられる責任の重圧
新しい仕事も自ら「できません」と言わなければならないみじめさ
後輩や周りとの比較に劣等感
などを感じるでしょう。

息をひそめて”忙しいフリ”をしながら
”作業”を続けている人を見た事があります。
事務職に限った事ではありませんけどね。

管理職にこういうのがいるとタチが悪い。
要は自分の「体裁」を大事にしたがるから部下は伸びないし、モチベーションも下げてしまいます。【仕事がわからない管理職】の話は別の機会で。

役割を確認する

自らの役割を確認しましょう。
会社の仕事の全体のうち自分の立ち位置はどこか？

何を任されているのか。

自社の仕事全体を図に描いて説明できるようになってください。

お客様や取引先とどういう事柄で業務が始まって、どうしたら完了なのか？

他所の担当の仕事だからって知らずにいたりしていませんか？
目の前の「作業」ではなく、本当の意味での役割は？
一回OJTやったからって分かっているつもりになっていませんか？

まずは

"流れ"=【自社の業務全体】

を知らないと話にならないという事です。

だいたいの“できる”事務さんが把握する「流れ」は時間をかけて、苦労と経験の末に、自分のモノにします。
それを初めから意識して自分のモノにすることは“できる”事務さんへの近道です。

会社に与えられた役割の中でただの「作業」だけをこなさず
視野を広く持って、いろんな立場からの視点で自分を活かしてください。

変化には少しの勇気が要ります。
一時的に仕事は増えるかもしれませんが、やがてそれは自信となり自分自身を唯一無二の存在に変えてくれます。一時的というのは永遠ではありません。それよりも長いのは自分の将来なんですよね。

次回は管理職のお話です。
最後まで読んでいただきありがとうございました。