業務改善の時間を、どう捻出するか？
2023-03-24
「業務の課題は把握しており、改善すべきだと思っている。一方、着手する余裕がない」。社内でもよく聞きますし、社外の方との情報交換でもよくお聞きします。 #kintone など、どの #SaaS を使うか？という話以前に。時間の捻出が、#業務改善 の最初の壁になる。
▼時間捻出の王道は、人を増やすこと。
新規採用や社内異動などで組織のヘッドカウントを増やし、改善を進める余力を生む。理屈はそうですが、さまざまな事情で人員追加が難しいケースがある。「人は簡単には増やせない」。この課題に私も直面し、模索したことが2つあります。
▼大事なことを絞る。やることを削る。
余力を生むために、人員を増やせない。それなら、やることを減らすしかありません。業務全体を俯瞰し、組織の最重要業務を決める。ここを死守し、「必須ではないけどやったほうがよい」という業務にメスを入れる。やらない業務を削り、時間を捻出する。
▼余裕が生まれる時期を、見逃さない。
もうひとつが繁閑の利用。たとえば、月末月初は多忙だが、月中の1週間は落ち着く。この時期を見逃さず、一気に改善に着手。そのために「やること」をリストアップし、スキマ時間に準備をしておく。月中の落ち着いたタイミングは「実行」に集中する。
▼元手を増やして、大きな投資にかける。
捻出した時間で少しずつ #業務改善 を進める。目的は「さらに改善を進める時間」を生み出すこと。 #業務改善 にかけられる時間が増えれば、その時間を元手に「大きな改善」に投資することができます。
鶏と卵とどちらが先か？初期は時間捻出を考え続けました。
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