【インソースのPython社内開発事例集】営業担当者の行動量メール自動配信編✉
こんにちは、「Python学院」の政田です！
（Python学院については以下の記事をご覧ください）
インソースのPython学院チームでは、Python学院の運営以外にも、Pythonを活用した社内業務効率化に取り組んでいます！日々、社員から「この業務をPythonで自動化できませんか？」と問い合わせが来ており、自動化・効率化ニーズが多数存在していることを体感しております。
これまで、Python学院チームでは、Pythonを使って数多くの社内業務効率化に取り組んできましたが、今回は「営業担当者の行動量メール自動配信」の開発事例について共有いたします！
〇ユーザー ⇒ 依頼部署（営業部）
◆開発者 ⇒ Python学院
〇ユーザー：悩み、困っていたこと
毎日17:00に、その日の営業担当者ランキング（訪問数、テレアポ数、マイページ登録社数）と月間の目標達成状況を集計し、全社にメール配信をしていました。社内システムから元データを出し、Excelで特定の条件でランキング化する…等と、作業自体は難しくないのですが、毎日決まった時間に同じ作業で時間を拘束されることが負担でした。また全社員向けに発信する情報なので、絶対に集計を誤ってはいけないというプレッシャーがあり、何度も数字が正しいか確認するため、毎日30分程時間がかかっていました。
〇ユーザー：なぜ自動化を目指したか
Python学院チームに声をかけてもらったことで、「自動化」という選択肢を知り、少しでも効率が上がるならと開発を依頼しました。
◆開発者：取り組む前に考えていたこと
毎営業日、担当者が集計・メール配信の作業に手を煩わせていることを知り、「何とかして自動化して、楽にさせたい」という思いがありました。メールは全社宛てに配信されており、また営業の方々が非常に注目している集計結果であるため、誤った情報が集計結果として出力されないように、慎重に開発を進めていく必要があると感じました。
経験上メール配信系のシステムは、開発終了後のプログラムが正常に動作するか確認する「テスト」の工程で、不具合が見つかってしまうことが多いという感覚がありました。開発の手順自体は、最初の打ち合わせですぐに思いつきました。
◆開発者：取り組んでいく中でつまずいた点
今回の集計結果自動配信システムは、集計担当者が自分のPC上で「.exe」の実行ファイルをダブルクリックすることで、起動するつくりとしておりました。システムを実行ファイルにして配布することで、集計担当者のPC上にPythonの動作環境がなくても動かすことができます。
つまずいた点として、実行ファイルを作成する前のプログラムと、実行ファイル作成後のプログラムで挙動が異なり、それを合わせるために少し時間がかかりました。また営業担当者ランキングについて、「何位まで表示させるかの条件作成」が少し難しかったです。例えば訪問数のランキングで、基本的には上位5人までを表示させるようにしていますが、1位が同じ件数で4人いて、5位～8位までが同じ件数である場合、これでも上位5人を表示させてしまうと、5位～8位で同じ件数だった残りの3人はランキング外となります。
毎営業日全社員宛てに配信されるこの営業担当者ランキングは、営業の方のモチベーションに繋がっています。つまり、私の作成したランキング表示のアルゴリズムにより、営業の方々のモチベーションを上げられる可能性もあれば、逆に下げてしまう可能性もあるということです。この部分が、開発を進めていく中で少し難しく感じました。
◆開発者：開発の概要
開発物についてですが、集計担当者が自分のPC上で実行ファイルをダブルクリックすると、自動で日次・月次の集計結果をプログラムから取得し、最終的に集計結果表を画像データに変換してメールに貼り付け、集計担当者にメールを自動配信するというものです。実行ファイルをダブルクリックするだけで、内部で複雑な集計処理が行われます。
開発に要した時間は、20～30時間程度です。一番初めの打ち合わせ後、開発の手順はすぐに思いつき、その手順通りに開発を進めましたが、手順に大きな間違いがなく、スムーズに開発を進めることができました。毎営業日全社員宛てに配信されるメールということもあり、システムに不備がないよう念入りに動作確認を行いました。
〇ユーザー：自動化、効率化できた後
デスクトップのボタンを一つ押せば、1分ほどで正しい情報がメールで届くのでとても便利です。人為的な集計ミスが起こらないことで安心でき、確認時間も減りました。結果、毎日30分かかっていた作業が5分程になりました。毎日のルーティン業務が楽になりとても嬉しいです。このような便利ツールを開発していただき感謝しています。今後も自動化できる業務があれば、積極的に自動化して生産性を上げるべきだと思います。
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今回は、社内開発事例として営業担当者の行動量メール自動配信編をご紹介しました。Pythonを使うことで、自動化できる業務はまだまだあります。
「Pythonに興味はあるけど、独学では続く気がしない…」
「プログラミングを使って、単調な業務を効率化したい！」
こんなお悩み・ニーズをお持ちの方は、ぜひPython学院にご相談ください！