『世界で一番やさしい　会議の教科書』（まとめ、補足、失敗例）

前回紹介した会議ファシリテーションの3つの技術を含めたまとめ、補足、失敗例などの紹介です。

だいぶ時間が経ってしまいましたが、前回はこちらです。↓

そもそも会議が必要か？

この問い、非常に大事ですが、実はこの点について本書には言及がありません。

リコーさんが運営している「働き⽅改⾰ラボ」というサイトがありまして、そこから「そもそもその会議いる？チャート」というのがダウンロードできます。
ダウンロードしなくても ↓ のリンク先の画像でチャートは確認できますので、ちらっと見るだけでも参考になりますよ。

【診断チャート】その会議いる？診断チャートで会議の無駄を可視化しよう！『会議改善 詰め合わせ』

不要な人は呼ばない、絶対に

会議開催が必要だとして、次に大事なのは「誰を呼ぶか」です。
ここで思考停止になって「とりあえず関係しそうな人に呼びかけよう」はダメです。「誰を呼ばないか」も大事なのです。

以下のようなマイナスの影響を会議の場に与える人は呼んではいけません。

・内職をする人
・寝る人
・暇そうにしている人
・場を乱すだけの人
など

ファシリテーション失敗例

失敗例を知ることで、「気をつけなきゃ！」という気づきが得られますね。

ただ、失敗を恐れすぎて何も行動できなくなるのもよくありません。この失敗例をちょっと頭の隅に置いてみてください。

失敗例①　✖　フレームワークを使おうとする

使い慣れないフレームワーク（3C、4P、SWOT等）を無理に使おうとするのはやめましょう。
逆に言うと、使い慣れていれば超強力とも言えます。これだ！と思うフレームワークを見つけていきましょう。

失敗例②　✖　いきなり進行役を買って出る

これは、会議の主催者でもないのに「私が進行します！」と突然言ってしまうやつです。主催者はいい顔をしないでしょう。
最初は「隠れ」てファシリテーションをし、逆に主催者の方から「○○さん、ファシリテーターやってよ」と言われるような信頼を得ましょう。

失敗例③　✖　ファシリテーション技術を偉そうにつかう

特に「確認する」「書く」の隠れファシリテーションにおいての話です。偉そうにしてしまうと、「おいおい、なんなんだアイツは？」と悪目立ちします。控え目にさり気なく実践しましょう。

失敗例④　✖　参加者の曖昧な発言を要約して言い換える

これ、普段の会話でもそうですね。「つまり」「要するに」という言葉を多用して他人の言葉を言い換えてしまうと、「なんだ！俺の言ってることがわかりづらいと言いたいのか！」と反感を買ってしまいます。

実は私も言い換えられてしまうことが多いので、「あれ？私の言い方わかりづらかったかなぁ…」と心配になってしまいます。やんわり言ってもらえるとうれしいです。

会議ファリシテーションまとめ

前回説明した、「確認する」「書く」「準備する」も含めてまとめると図の流れ（準備→導入→進行→まとめ）になります。

前回紹介していない補足ポイントを説明します。

発散→収束のプロセスを踏む

まずは「発散」です。
意見をいっぱい出して選択肢を広げていきます。
つぎに「収束」です。
その出しきった意見や選択肢の中から、優先順位をつけて、何を選択するかを決めます。

当たり前のようで意外と意識できてなかったりしないでしょうか？

もちろん、「この会議は発散の場です」「収束の場です」という、片方に特化した会議もあるでしょう。この「発散」「収束」を意識することが大事です。

ポイント！　発散時は「意見は出しきって」から次へいく

「私も意見言いたかったのだけど…」という人が残ったままで先に進めると、もやもや感が残ってしまいます。気をつけましょう。

集まって議論すべきことを議論する

ある程度は「準備」で絞れていると思いますが、当然会議中にもいろんな新しい意見が出てきます。

この会議に出席しているみんなで議論すべきこと

に集中し、それ以外はばっさり切ってしまいましょう。
例えば、
「○○については、課長と相談してあとでみなさんに連絡します」
「△△については、□□グループの方で別途話し合ってください」
などと提案して、必ずしもみんながいる場では不要な内容は外しましょう。

課題解決の五階層を意識する

特に「課題解決」の場面ですが、この図の五階層を意識して、下からみんなのレベルを合わせていくのが大事です。

というのも、この階層が合っていないと「一体何の話をしているのか」とみんなが混乱してしまうからです。例えば、4の施策の話をしていたのに、2の問題のレベルに戻った話題を出してしまう、などです。

これこそ、「書く」ファリシテーションで見える化するのがよいですね。

人に振る・言いきらせる

▼話していない人に振る

慎重な人は、会議の場で意見を言わないことが多い印象です。会議中ずっと黙っている（話は聞いている）人もいますね。

でも、実はみんなが気が付いていない「気づき」を持っていたり、「発想」を持っているかもしれません。「○○さんは、どう思いますか？」など話を振ってみるのが大事です。しっかり参加してもらいましょう。

▼質問、意見、提案、懸念が明らかになるように言い切らせる

語尾がごにょごにょになってしまう人、結構いるかと思います。
私もあります。

質問なのか、意見なのか、提案なのか、懸念なのか、
はっきり判断できるところまで話してもらいましょう。

じゃないと、後になって「私のさっきの質問に答えてもらっていません」「え？あれ質問だったの？」みたいに混乱してしまいます。

理想は「全員がファシリテーター」

全員がファシリテーション技術を身につけていると、会議の進行や議論がグッと楽になります。

このような行動は、自分ひとりだとどうしても目立ってしまいます。
仲間を見つけて技術を知ってもらい、実践できる人を増やしていくのがよいでしょう。

私も前回の内容を社内に展開したら、「部署で本を買ってもらいます」とか「グループ内にも展開しました」なんて話をもらいました。
仲間…大事ですね☺

著者の榊巻亮さん

「変化」にすごいこだわりがあるそうです。
「どんなに書物を読んでも、ノウハウを知っても、変化しなければ意味がない。」
とのこと。私もそう思います。

榊巻さんの名刺の裏にはこのように書いてあるそうです。

あ、忘れ物ではありません。
そのノウハウ、差し上げたんです。

根っからのGIVERですね。面白いですね！

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世界で一番やさしい会議の教科書