上司が怒らない「相談」方法

もともと相談が苦手だった私も、下記の点を注意する用になったら、ポジティブなレスポンスをもらえる様になりました。

個人的に注意している点をまとめて、こちらにまとめて見たいと思います。

前提

エンジニアの人などは特にそうなのだが、相談が出来ないと人格が否定された気分になる方が多い。しかし、報告や相談の方法というのは技能であり、個人に依存するものではないと思っている。

プログラマであればJavaの書き方はわかるけど、C言語の書き方はわからないという状態だ。

悩んだときはC言語の書き方と同様に報告連絡の仕方を学習すればいいと思っている

報告がうまくできないと悩んでいる方が多いと思うが、それについて学習したことない状態ではできないのは当たり前である。

目的

ここで報告時の最大の目的を明確にしておこう。

1.相手の対応時間をできる限り短くする

報告をするときにできる限り相手の時間消費を短くすることが最大の目標であり、このゲームの勝利条件である。返信が長文で帰ってきたタイミングでこのゲームの負けであると心得よう。

[成功の基準]
相手からのレスポンスが少ない
（追加で確認が来ない、長文で返信が来ない）

2.相手の立場にたち正しく、抜けなく伝える

相談した結果、決まった事項において相手が後日に困ることがないようにしよう。「〇〇になります」だけでなく「○○になると思います」という形の共有を相手の立場になって考えて共有しよう。そうすれば突然の電話に身構えることは少なくなる。

[成功の基準]
決定後に再確認されない
（「なぜ、あの時に教えてくれなかったの？」などがない）

3.自身の意見を伝える

相談したときに、自身の考え方を明確に伝えましょう。「それであなたはどうしたいの？」などの質問が来ないように明確に自身の答えを伝えて、相手に理解してもらった上で相手の意見をもらえるようにしましょう。

[成功の基準]
あなたはどうしたいの？と聞かれない
（「何をしたいかわからない」などと言われない）

報告時に注意する点

結論はあなたが決める

これは基礎中の基礎なのですが、結論はあなたが決めて報告するようにしてください。

決断が難しい場合などはどうしても結論を投げたくなってしまいますが、相手が聞きたいのはあなたが「あなたがどうしたいか？」という話と「なぜその結論に至ったか？」という話です。

それをベースに別の考えや判断があればあなたに伝えて補正してくれます。
ですので、相談で注意するべきは「背景や状態の説明」だけで終わらず、「あなたの判断」も分かりやすく説明することにあります。

最初に結論を伝える

文章を作成する場合に、結論を最初に持ってきましょう。

文章構成的には「○○にしたいと思います。なぜなら〜」という形にしましょう。

理由として、最初に結論がない場合には最初に説明が入る場合が多いため文章全体を読まないと理解ができないため判断ができなくなってしまうためです。

結論に至った考え方を伝える

結論を伝えたら、それに至った経緯を伝えましょう。

例えば「価格が安いからです」や「○○さんがそう思っているからです」などの各種情報です。
ここが書きにくい場合は、箇条書きでも問題ないと思います。

なぜ、その結論に達したかを明確に伝えるべきです。

相手のレベルにあった情報を伝える

相手が技術職なのか、営業職なのか？によって文章の構成を考えましょう。

例えば技術職でない場合にはわからない単語があるかもしれません。
営業職でなければわからない単語があるかもしれません。

その場合は、多少長くなっても説明を加えたりして相手の立場になってわかりやすい単語や文章構成を考えるように努力しましょう。

難しい場合は

上記のやり方が難しい場合は、下記のフォーマットに従って埋めましょう。

（短い背景）
（結論）
（結論に至った理由）
（補足事項）

慣れてきたら、このフォーマットを外してもいいですが、急いでいる場合なども混乱せずに文章が構成できるので、私も使って報告を記載しています。

良い報告ライフを！