リモート会議で失敗したこと＆対策【話すことが苦手なわたしのライフハック】

Zoomとかのリモート会議って、緊張しますよね……！

私はフリーで仕事をするようになってから、オンライン会議ツールを使ってミーティングする機会が増えました。たとえば、定例会議や新規案件の顔合わせ、リモート講師で遠隔地にお住まいの方と1対1でライティングレクチャーなど。今はこのコロナ禍で、クライアントさんたちが出社できない状況なので打ち合わせは「ほぼリモート会議」です。

ということは、今フリーランスで在宅ワークをやっていこうと思ったら「リモート会議のスキルも必要だ」と気づきました。単価の高い仕事をやろうとすると、自然とクライアントさんとのコミュニケーションも密度が濃くなり、リモート会議に参加する必要も出てきます。

クライアントさんによっては「ワーカーさんの顔を見ておきたい」「カメラオフで声だけでもいいからコミュニケーションを取って、人柄を知りたい（そして今後のやり取りをスムーズにしたい）」という方も実際にいるので、今回は「在宅ワーカーがリモート会議・Web会議に参加するために知っておきたいこと」をまとめますね！

私が普段使っているオンライン会議ツール

まずは私が普段使っているツールを紹介します。基本的には「クライアントさんが何を使っているか？」にあわせてツールを使い分けています。

・Zoom
・チャットワーク
・Teams（マイクロソフトのWeb会議ツール）
・Google Meet

今はZoomを使う方が多いですね！　Zoomに関しては、私は有料プランは契約していなくて、クライアントさんが持っているアカウントに招待していただく形で使っています（無料プランだと1対1なら時間無制限。3人以上で40分まで0円で使えますね！）。

こういったツール系は「実際に自分で使ってみるのが一番！」だと私は思っています。大まかな操作はどのWeb会議ツールもだいたい同じなので、まずはZoomに無料登録して一度触ってみるといいですね。

それでも心配な方は、Zoomを使ったことのある方に教わってみると早いと思います。私も今年になって初めてZoomデビューしたのですが、そのときはもともと仕事でZoomを使っていた夫に、操作方法や画面共有のやり方を教えてもらいました。今年はコロナの影響で「在宅勤務・テレワーク」をやっている方も多いと思うので、意外と教えてくれそうな人が身近にいるかもしれませんよ！（今後は、自分が教えてあげる側にもなれると思います◎）

ここからは、実際に私が「やってしまったこと」をシーン別で書き出していくので、どういうことが起こりうるのか参考にしてみてください。

失敗談①「リモート会議がはじまらない」編

リモート会議がはじまらない。焦りに焦って心臓バクバクです。

友だちとのリモート飲み会だったら、多少は相手を待たせてもいいかなと思うのですが、仕事関係でこれをやってしまうと「気まずさMAX」です。たとえば実際に、私の仕事でもこんなことがありました。

【リモート会議がはじまらない編】

・時間になったのに、テレビ電話がつながらない（URLを押しても画面が切り替わらない。相手を待たせてしまう。めちゃくちゃ焦る）
・リモート会議のURLがわからなくなった（招待メールが見つからない）
・なぜかビデオオフになってしまって、映像がうつらない（ビデオオンにしても許可されない。原因もわからないので再びログインし直すことに）
・Web会議ツールを二重にひらいてしまい、音がダブって進行できない

こういった状況は極力避けるべきで、それをやらないためには、

「事前に使う予定のWeb会議ツールを試しておく（当日いきなり使わない）」

「招待メールは、お気に入りに保存しておく（Gmailならスター付きに。会議のURLはすぐGoogleカレンダーに入れると◎）」

「５分前にはログインする（10分前にはパソコン前に着席）」

これだけでも、相手を待たせてしまうミスは避けられるかと思います。万が一、リモート会議がつながらなくてモタついてしまったときは「お待たせしてしまって申し訳ございません。本日はお時間を取っていただいて、本当にありがとうございます」と一言謝罪することもポイントです（奥の手）。

失敗談②「リモート会議中にミスった」編

次は、リモート会議中に「やっちゃったな～」と思うことを書きます。ざっくり言うと「操作を間違えてしまった」「時間配分を勘違いしたり、予定どおりに終わらなかった」「音などの環境がよくなかった」という失敗です。

【リモート会議中にミスった編】

・画面共有したら、戻りたい画面に戻れなくなった
・画面共有をしたら、相手にブックマークバーを見せてしまった
・時間配分を間違えて喋っていた（このときは時間が余ったからよかった。足りなくなったら相手に迷惑をかけていた）
・窓を開けっ放しにしていたら、外がうるさくて相手の声が聞こえない（私は自衛隊基地のすぐ近くに住んでいます。飛行機がガンガン飛ぶ時間帯は、ゴォーって離陸音がするから窓をあけちゃダメだった）
・イヤフォンをつけていなかったときに、スピーカーからの音がうるさくて家族に迷惑をかけてしまった
・1時間のミーティングの予定がずるずると延びて、2時間かかったとき、途中でトイレに行きたくなってしまった（めちゃくちゃ我慢した）

画面共有については、表示させたい画面を「リモート会議前にひらいておくこと」がコツです。私は少し前に、スプレッドシートとスライドを使って説明をしたいときに「一度スライドを開いたら、スプレッドシートが消えてしまった！」と慌ててしまったことがありました（なんとか話を繋いで、間をもたせました）。

リモート会議中に参照したいURL、Googleドキュメントやスプレッドシートなどは、事前にブラウザ上でひらいて、ピン留め（右クリックで固定）しておくことがおすすめです。

時間配分については、事前に「何時から何時までか」をちゃんとチェックしておくこと。終わりの時間が決まっているなら「何に何分使うか決めておくこと」も大事です（講師の仕事ではこうやっています）。どうしても時間がすぎてしまいそうなときは「お時間大丈夫ですか？」と途中で一言断りを入れましょう。

音に関しては、私はリモート会議中は窓を閉めて、扇風機などで空調管理をするようにしています。それと、最近は夫も在宅ワークになったので、カナル型のイヤフォン（final E2000）をつけていますね。もし家の中の音も聞きたいならば、片耳だけイヤフォンをつけるという手もあるかなと思いますよ。

あと、リモート会議の前にはお手洗いを済ませておいてください。これ大事です。

失敗談③「コミュニケーションが難しい」編

リモート会議って、なんでこんなにコミュニケーションが難しいんだろう。

うまく話せなかったり、相手の声が聞き取りづらかったり、いろいろとあるんですよね。その場の雰囲気で流せたらいいのですが、仕事上どうしても相手に伝えたいこと・聞いておきたいことがあったりすると、やっぱり「コミュニケーションが難しい」は悩むところです。そんな気づきも書いてみますね。

【リモート会議中のコミュニケーションの悩み　～話し方編～】

【話し方で失敗したこと】
・緊張しすぎて、途中で何を話せばいいかわからなくなってしまった（これは特に最初のころ。リモート会議も準備が大事だね）
・アイスブレイクをしようとして、うまくできなかった（対面とは、ちょっとテンポ感が違うのかも）
・相手の表情や感情がうまくつかめない。温度感が伝わりづらい
・1対1は電話みたいになんとかなるけれど、1対複数だと「やりにくさ」がある（私の感覚的に、3人までは雰囲気もなごやかで会話のボールも飛びやすいのですが、4人以上になるとリモート会議が難しく感じます）

タイトルにも書いたのですが、私は話すことが苦手で、リアルタイムで言葉をかわしていくミーティングにもちょっぴり苦手意識を持っています（熟考タイプで、話すまでに時間がかかるんです。講師の仕事前はめちゃくちゃ練習して登壇します笑）。

リモート会議にもその意識は共通していて、最初のころはうまくしゃべることができなくて、終わってから「あのときは、ああいうことを話せばよかったな～」と落ち込むことがよくありました。なので、リモート会議の話し方対策として「事前に話すことを準備しておく」をマイルールにしています。

会議前には、必ず時間をとってパソコンのメモ帳ソフト（.txt）を使って、こんなふうに話すことを書き出しておきます。

2020年○月○日　△△様（クライアント名）
■本日の内容（伝えたいこと、共有事項、資料確認・必要なURL）
■質問したいこと（今後のスケジュールや予定など）
■最近あったこと（雑談用。最近どうですか？と聞かれたとき用に）
※ファイル名は「日付_クライアント名お打合せ_○○について」など、自分でわかるように。

なにも準備しないでリモート会議に参加するよりも、こうやって流れを書き出しておいたほうが、私にとってはやりやすくなりました。伝え漏れもなくなって、当日の議事録としても使えるので、時間が取れる方にはおすすめしたいです！

【リモート会議中のコミュニケーションの悩み　～聞き方編～】

リモート会議で起こりがちなことといえば「声が聞き取りづらい」ですね。相手の通信環境によって音が途切れてしまったり、相手の話していくペースがどんどん上がって余計に聞き取りづらくなったり。実際に仕事の場面でも、こんなことがありました。

【聞き方で失敗したこと】
・相手が話している専門用語が、うまく聞き取れない
・聞き直したくても、相手が喋っているところを遮るのが難しい（タイムラグがあるから、直接会ってお話しするときよりも難しく感じます）
・相手が早口になってくると、メモが追いつかない（もう一回自分から聞き直さないと確認漏れがでる）

こういったことは相手に伝わらないので、聞き取りづらかったときはこんな会話をします！

【聞き取りづらかったときの会話パターン】

私：「ちょっとよろしいでしょうか？」

相手：「はい！（ここで話すのをやめてくれる）」

私：「今のところなのですが、声が聞き取りづらかったので、もう一度よろしいでしょうか？」

聞き方のパターンはほかにもあって、たとえば「今の部分については、○○という意味でよろしいでしょうか？」もOK。何度も聞き直すのが申し訳ないな、と感じたときには聞き方を変えて「○○について、もう少し詳しく教えていただけますか？」という質問もアリです。

口頭では確認が難しそうなときは、メールなどで「先ほど質問しそびれてしまったのですが、○○については～～でしょうか？」と、別途文章にして確認することも方法のひとつですね。

良いリモート会議のために私が心がけていること

リモート会議だって、イヤイヤやっていたらしょうがない！　自分も相手も気持ちよくお話ししたいですよね。

そんなことを考えて、私個人としてはこんなところにも気を配っています。

・ミーティングがはじまる前に、鏡のまえで笑顔の練習をする

・相手の名前を呼ぶ（そのために、相手の名刺を手元に置いておく）

・相手の背景画像やご自宅のインテリアをほめる

・雑談するために、相手のことを事前に知っておく

これは必須ではないのですが、ワンポイントのテクニックとしてぜひ参考にしていただければと思います。ちょっとしたことでやる気が出たり、自分の仕事を楽しむ気持ちが生まれたりすると思うので、よかったら試してみてください◎

【まとめ】リモート会議のスキルも、これから皆さんに伝えていきたいです！

リモート会議は、在宅ワークのライティング案件で文字単価1～2円ほどの案件をやっている間は、ほぼ必要ないと思います。でも、フリーランスとして仕事をしていくならば、どこかで絶対に必要になります。今は私の夫（正社員のリモートワーカー）も、社内の定例会議や取引先との打ち合わせなどでリモート会議をひんぱんに行っています。

私の場合は、ディレクターさん、編集者さん、取材先、自治体の担当者さん、講座の受講者さん等々、いろいろな方とリモート会議をしてきました。最近では就活なんかも「リモート面接」をやっていると聞きますので、これから先はリモート会議がますます当たり前になって、在宅ワーカーにもスキルが求められるようになると感じています。

慣れの部分もあるかなとは思うのですが、意外と準備によってカバーできるところも多いですよね？　こういうことができるようになれば、テレビ電話を使った仕事（講師やカウンセラー）や、テレワーク・在宅勤務を選べるキャリアにも繋がっていくと私は思っています。

長い投稿になりましたが、Zoom会議などにお悩みの方の参考になれば幸いです！

テレビ会議なんてまだ使ったことないよ～という方は、手始めにご家族やお友だちとの「LINEでビデオ通話」からはじめてみてください◎