【もう悩まない】メールやチャットの宛名をどう使い分けるのか
色々な職場で働いていると
それぞれの場所で文化が異なります。
同じように、メールやチャットでも
当たり前と思っていたことが
職場が変わると全然違うことがあります。
今日取り上げるのは
メールとチャットで
宛名をどう使い分けるのか、というお話です。
色々な場所で働いていると面白い発見があるので
紹介したいと思います。
メール
宛名書きの王道は
＜所属＞
＜フルネーム＞様
です。
所属の下に役職を入れるというサイトも出てきますが
私が送る時、役職名を入れることはないです。
ccに誰か同じ所属のお客様を入れたら
＜所属＞
＜フルネーム＞様
cc ＜フルネーム＞様
みたいになります。
でも何回かメールを往復しているうちに
＜苗字＞様
だけにすること、私はあります。
相手がめちゃくちゃ偉い人の場合は、
所属などを省略するかどうかちょっと考えます。
若い頃は「下の名前も書くの？」
「所属も全部書く必要ある？」などと思っていましたが
何の業績も功績もない人間なら
とりあえず宛名はきちんと書いておいた方が良い
というのが今の考え。
病院で働いていると、会ったこともない人から
時々宛名も挨拶も書かずに
用件だけもらうことがあります。
これは会社ではあり得ませんし、見たことがありません。
正直、毎回カチンと来てます・・。
コメディカルにおかれましては
ビジネスマナーを指導される機会が滅多にないので
より一層自分で注意したほうが良いでしょう。
それから、toやccに並ぶメールアドレスの配置順。
これも宛名の次に「ホントどうでも良いのに・・」と思えるマナーですが
偉い人やお客様を先に並べるのは基本ではないでしょうか。
夕方呟いたビジネスメールの様式の話、若い人ほど「そんなの本質じゃない」と思いがちで、その通りだよ、メールの作法なんて全然本質じゃないよと思う。だからこそ、そんなつまんないところで引っかかって足切りされちゃうのははもったいないんだよ。人生のどっかで1時間、本気出せば覚える話だよ。
— たられば (@tarareba722) July 12, 2019
たらればさんもこう言ってるし。
つまらないと思えることを愚直に守り、
別のところで勝負するんですよね。
それから、サイボウズOfficeを使う場合は
toとかccとかの欄がないので宛名は
＊＊様
（＊＊様）
としています。
ccにあたる人には括弧をつける感じ。
ところで時々、製造業の方とメールするのですが
その会社様は挨拶が
「おつかれさまです」とか「お世話になっております」
ではなくて、全員そろって
ご安全に！
なんですね。
しかも宛名は書かないんですよ。
業務効率化を目的としているのかわかりませんが
偉い人もヒラも全員が書きません。
これは良い文化だなと思いました。
私自身、メール冒頭の「おつかれさまです」を
ご安全に！
に変えるのはなかなか慣れませんが。
チャット
チャットはメールと異なり
文章の簡略化ができるツールなので
「平素より大変お世話に・・」のお決まり挨拶や宛名はほぼ書きません。
時々「おつかれさまです。」ぐらいは書きます。
あと、メンション飛ばすときは
一応偉い人から並べます。
Slackしか使ったことがないのですが
他のチャットではいかがでしょうか。
ちょうど私が数年前に辞めた小さな会社は
20歳台が多くて、雑なコミュニケーションが
スピーディに飛び交っていましたが
人にものを頼むときや、誤りを指摘するときは
たとえチャットであろうと丁寧な振る舞いに
心がけて欲しいものだよ、、と思っていました。
若くて礼節をわきまえている人が大半だけれど
一部のワーカーがとんでもないことをしていると
チャットの空間が殺伐としてしまいます。
そして年をとると、今度は裸の王様になってしまいます。
これは本当に。
年をとったり偉くなったりすると
誰も本当のことを言ってくれませんし注意してもらえません。
特にリモートワークが広がった今、
みなさんが感じていることだと思いますが
テキストでのコミュニケーションは
対面コミュニケーションに比べて
より一層相手に配慮する必要があります。
クッション言葉を使うのはもちろんのこと
相手に何をして欲しいのか、しっかり言葉にします。
「とりあえず伝えて、相手に行間を読んでもらう」は
通用しませんからね。
これって家族とのコミュニケーションにおいても
同じことが言えると思います。
まとめ
基本的には
偉い人から順にフルネームで宛名を書く
と覚えておいて、
他の同僚がどうしているかどうかを見ながら
変えていけば良いと思います。
メールにしてもチャットにしても、
小さなチームであれば
「みんなこうする！」と
ルールを決めてしまえば楽ですね。
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