仕事が忙しい人が出来ていないたった一つのこと

今日の記事は２〜３分ほどで読める短めの記事で
「最近仕事が忙しくて時間がない！」という方にも
さくっと読めるものになっています。
今日はそんな忙しい人に向けて、
仕事を効率的に進める方法について書いてみました。

仕事の優先順位を決める

仕事に追われている時は、
「忙しい」
「いくらやっても仕事が終わらない」
といったストレスを感じているものです。

このようなことがなぜ起きるのかというと、
自分でも今抱えている仕事がどれくらいの量なのか
はっきりと把握していないからなのです。
人間は未知のものや認識できないものに対して大きなストレスを感じます。
「今日やるべき仕事はあといくつあるのか」
「どの仕事を優先的にやればいいのか」
このようなことを客観的に把握することでストレスは緩和されます。

「忙しい」と感じるときは、テトリスのように
いろんな形をしたブロック（仕事）が上から次々と降ってきて
いびつに積み重なってしまっているイメージ。
このような時は一種の「パニック」「混乱状態」にあると言えます。
テトリスを攻略するためには冷静にブロック（仕事）を整理して
効率的に消して（処理して）いかなければなりません。

自分の仕事量を客観的に把握し、優先順位を決めることで
焦らず冷静に、効率的に仕事に取り組むことができるようになります。
また、仕事が次々と降ってくるような忙しい状態でも
仕事の優先順位を決め、「仕事の整理」ができるようになると
「仕事に対する自己コントロール感」を高めることもできます。

アクションプラン

具体的な方法はカンタン。
その日の仕事に取り掛かる前に、仕事の優先順位を紙に書き出しましょう。

「今日取り掛かりたい仕事」をメモ用紙でも何かの裏紙にでも書き出し、
多くても１から１０くらいまで優先順位を振ります。

「１　○○さんの支援計画作成」
「２　○○さんに仕事の相談をする」
「３　○○さんにTEL」
というように。

もし３つしかなければ３つでも構いません。
紙に書き出すことが大切なのです。
紙に書き出すことで
「今日やるべき仕事はあといくつあるのか」
「どの仕事を優先的にやればいいのか」が
直感的に把握できるようになります。

優先順位を決める時のポイントですが、
あまり深く考えずに番号を振っていきます。
優先順位を決める作業に時間を取られていたら、
仕事の効率化を図る目的のためにやっているので本末転倒です。

優先順位を振り終わったあとに、
「１より３の方が先にやるべきだよな」
などと気づくこともあります。
その場合は３に先に取り掛かります。
そして、３が終わったら
「３　○○さんにTELをする」
というように書かれている文章全体を横線を引いて消してしまいます。
それからまた優先順位１から順に取り掛かっていけばいいのです。

優先順位１１番以降のことは、次の日の仕事に回してしまった方が無難です。
その日のうちに終えられないことまで書き出してしまうと、
強いプレッシャーになり、仕事のパフォーマンスにも影響を与えます。
その日のうちにやらないといけない緊急性の高い仕事が１１上ある場合は
別ですが、大体の場合はそんなにないと思いますので
どんなに多くでも優先順位を書き出すのは原則１０までにしましょう。

「明日できることは今日やるな」という言葉がありますが
明日やればいい仕事のことまで考えてしまっては、
今日やるべき大事な仕事の生産性が落ちてしまいます。
「優先順位を紙に書き出す」ことは仕事の生産性・効率を高めるために
「緊急性の高いことから取り掛かる」というメソッドですので
緊急性の低い、明日でもできるようなことはあっさり明日に回しちゃいましょう。

まとめ

■忙しい人は仕事の優先順位を決めることでストレスが緩和され、
仕事の効率化ができ、「仕事に対する自己コントロール感」を持つことができる。

■多くても優先順位１０番まで紙に書き出し、
終わった仕事は「３　○○さんにTELする」というように横線で消す。

■優先順位１１番以降は紙に書き出さない。明日できることは明日やる。

いかがでしたでしょうか？
この一週間、僕もめちゃめちゃ忙しくて
優先順位を最大１０個書き出した日が1日ありました。
疲れが溜まっているので、今日は少し短めの記事になりましたが
忙しい人向けの記事なので、短い方が逆に良いでしょう（自己正当化）。

ちなみに、優先順位を書き出したメモを仕事が一つ終わるたびに
横線で「シャーーーっ」と消す時の感覚が気持ちいいので
僕はパソコンにメモするよりも、メモは手書きがいいと思っています。

「やってみたら良かった！」「自分もやってる！」など
気軽にコメントいただけたら嬉しいです。

今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました！