“会議”という名の苦痛から脱却！モチベが上がる会議とは

“遊び心×自由発想”をモットーに日々楽しい妄想を暴走させている、自称アイディアのデパートことアイディアクリエイター「まさ」です。

会社や学校、サークルや地域のコミュニティなどで開かれる“会議(ミーティング)”。
みなさんも、おそらくは何らかの会議(ミーティング)に参加されたことはあると思います。

それぞれの会議が有意義なもであればいいですが、参加している会議の中には
「これってやる意味あるの？」
「この時間あるなら、他のことやってたい。」
「結局上の言うことに従うしかない
名目だけの会議なら別に自分が居なくてもよくない？」
などと思った経験ってないですか？
様々な会議模様、様々な思い。

今回は
そんな無駄な会議と思われないよう、
会議の主催者側は有意義な会議にするため、
会議の参加者側は会議に対するモチベーションが上がるような解消アイディアをお伝えしていきます。

ここでは
『こども思考』で考え、

「無駄な会議」×「オーケストラ」

という視点で問題を解消できるようお伝えしていきます。

『こども思考』で考える
「解消アイディア」
5つのPoint！

1.会議 = オーケストラ と考える
2.オーケストラ = 個の集合体
3.全体とパート別での考え
4.個性を尊重して活かす
5.最高のパフォーマンスをする
まとめ

1.会議 = オーケストラ と考える

会議
⇒議題があり会議主催者のもと
各部署または各担当者その他関係者によって
議題解決へ向けて開かれるもの
(報告会議もある)。

会議の主催者によって議題解決のプロセスや結果も変わることもあります。

オーケストラ ⇒ 曲があり指揮者のもと
各担当者楽器とパート演奏その他関係者によって公演されるもの。

また、同じ曲でも指揮者によって
曲も変わることもあります。

このようにして考えると
会議とオーケストラにおいて共通する構図が見えてきます。

＊全体をまとめ先導する
会議の主催者 = 指揮者

＊先導者のもとに集まり役割を果たす
会議の参加者 = オーケストラの奏者

＊全員で取り組む課題
議題(テーマ) = 演奏する曲
といった具合です。

よって、会議の主催者は全体をどのようにまとめ上げ、どのような結果に導けるか。そのタクトさばきの手腕が問われることになります。

また、会議の参加者は主催者側がどのような意図をもって、どのようなタクトさばきをするかによっても果たす役割も変わってきます。

会議もオーケストラも参加者一人一人の意識とパフォーマンスによって取り組む課題の結果が変わってくるものとなります。

2.オーケストラ = 個の集合体

指揮者、ピアノ、バイオリン、トランペット、木琴、シンバル、クラリネット、チェロ、ハープ、フルート、トロンボーン
などなど...
オーケストラは個の集合体から
成り立っていますよね。
その個をまとめ、個人の能力を発揮させ、
素晴らし演奏に仕上げるのが指揮者の役目となります。

奏者は指揮者と、
指揮者は奏者全体と向かいあっています。
誰も個人の勝手な行動は許されません。
ご存じの通り奏者は指揮者のタクトの動きに合わせて演奏していきます。


会議であれば主催者と参加の関係も同様。
会議の主催者側と参加者側が向かいあっています。ここでも個人が好き勝手発言したり行動することは許されません。
会議の主催者側のもと話が展開し、発言が出来たり、議論出来るものですよね。

たた、議題解決へ向けて集う同士だとしても、まず主催者側は参加者は個人の集合体であることを理解することが大切です。
そして参加者の能力が発揮されて、いいパフォーマンスにつながるよう個を尊重し、まずは話を聞く環境をつくることが議題解決へ向けての重要なポイントとなります。

主催者側の一方的な話がベースで参加者の話に聞く耳を持たず、発言権が与えられない。または上司に忖度した内容の話だけ、いわゆる名目会議となってしまっては、参加者のモチベーションは下がる一方。

それであれば、わざわざ会議と称して時間を割くより、報告メールや動画配信などにして共有し個人の好きなタイミングで見られる方が効率的ですよね。

また会議においては同じ議題解決へ集うメンバー同士だとしても、お互いを尊重し合える環境こそベスト。
せっかく同じ方向を向いて議題解決へ向けて取り組むのであれば、足並みを揃える方がより推進力も向上するもの。

オーケストラも会議もどちらも
個の集合体であることを理解すること

3.全体とパート別での考え

オーケストラの演奏は全体のまとまりがあるからこそ素晴らしいもの。それぞれの楽器から生まれる音が調和していることでひとつの曲の世界観を生み出しているのだと思います。

突然ですが、ここで見方を少し変えてみましょう。

オーケストラ全体ではなく、パート別、 楽器別で考えて、それぞれ単体の音だけで曲をイメージしてみてください。
正直曲の全体像、曲の世界観って掴みにくくないですか。場合によってはその音の必要性がわかりにくいこともあるかもしれません。

しかし各パートがあわさり、一つの曲を演奏することによって、各パートの一つ一つの音のが活かし活かされ、必要性&重要性が理解出来るようになります。

演者はそれを理解し演奏し、
指揮者は全体からの個
個からの全体によって曲の世界観を創り出すのです。

会議にはその都度
“議題(テーマ)” がありますよね。
その議題を解決するために必要とされる人材が参加します。
参加者はなぜ自身が参加しているのかを理解する必要があり、主催者側は議題解決へ
向けた全体的なビジョンを明確に示すことが必須条件。

主催者側は参加者が議題解決へ向け
“なぜ必要なのか” がわかるように、
議題解決へ向けた“具体的な役割”
を理解させることが重要であり、自身の役割を認識することではじめて議題解決メンバーとしての 当事者意識が芽生えるのです。

個人の果たす役割は大きいもの。
たとえそれが、議題解決へ向けて直結していることと思えなくても、一人一人、一つ一つの業務がつながってこそ議題解決が成せるのです。

議題解決へ向けて
全体の中からのチームへ与えられた業務。
そのチームの中で自身が受け持つ業務。
自身が受け持つ業務の中の作業。
どれも疎かにしてはいけないものであり、
個人の一つ一つの工程によってチームとしての結果、チームとしての結果から全体としての結果へと影響していきます。

参加者が議題解決へ向けた会議に対しての意識を高めるためには、全体とパート別での役割を理解させ、当事者意識を持たせることが
必要不可欠となるのです。

これにより、参加者自身が
「これなら出来る！」
「面白そう、やってみたい！」
となれば参加者は議題解決へ向けての
“やりがい”を見付けやすくなります。

参加者自身はこの“やりがい”を探してみること。
同じ作業をするにしても
やりがいを感じて作業にあたる人と
ただ単に作業を作業としてあたる人とでは、
やりがいを感じて作業する人の方が意識レベルが高くなるため成長の度合いも議題解決の確率も高くなります。

やりがい = モチベーション

全体の中での個人の役割の理解。
個人の果たす役割が全体の結果へ及ぼす影響の二つを理解する。

ちょっとしたことと思うことでも、
実は全体への影響は大きいもの。

4.個性を尊重して活かす

オーケストラで演奏される曲はクラシックやジャズ、ポップスなどジャンルは様々。

オーケストラの奏者は今現在に至るまでに
いつ 誰の影響により
どのジャンルの音楽に触れ
どの楽器を誰によって
演奏出来るようになったのか
といったような経緯であったり、
具体的に誰のような奏者を目標としているか
、などの影響により奏でる音色もクセも変わってくると思います。
よって “音色も個性” とも言えるでしょう。

音色の個性が活かされ、互いに尊重し調和されることで、素晴らしハーモニーとなり人々に感動を与えられるのだと思います。


同様に、会議参加者一人一人においても
育った環境
学んだ環境
得意不得意
憧れの人
夢や目標
性格 全て別
誰ひとりとして同じ人はいません。
もちろんながらそこには“個性”が存在します。

たとえ同じ方向に進むとしても
人が変われば歩幅も変わる
歩幅が変われば
スピードも変わる
スピードも変われば
結果も変わる。

または、
進む手段も変われば結果も変わってくる。

主催者側はそのような個性を理解し、尊重し
活かせるようにすることが望ましいことです。

しかし、
「そんなことわかってるけど、現実的には難しい…。」
「個性を重視してたら、まとまるものもまとまらない…。」
「個性より仕事の結果。」

などと思う人もいると思います。現実的に関わる人数が増えれば増えるほど、全ての人をたてることは難しくなります。

当然のことです。

ただこの難関がクリア出来たらどうでしょう？

個人が主体的に動き、作業効率も上がる。
作業効率が上がることにより、経費の削減につながり、給与アップやシステムのアップグレードに。さらに、作業効率が上がることによって、携わる時間が削減。その分休養の時間としてあてられる分、体調管理もしやすくなる。
といったプラスのスパイラルにつながることも考えられると思います。

これって理想的ですよね。

その理想像に近づくためには、日頃からのコミュニケーションが大切となります。
今の時代、ハラスメントやジェネレーションギャップ、コミュ障やコンプライアンス。
ひと昔前とは大きく違いコミュニケーションがとりにくいと感じる方もいると思います。

そんな方は、まず気軽な挨拶からスタート。
“礼に始まり礼に終わる”
これが習慣づけばひと言ずつでも言葉を交わす。そうなれば会話もしやすくなりますからね。

日頃からのコミュニケーションがとれているのといないのとでは会議に参加した時の個人の意識にも影響してきます。

決して会社や会議の参加者一人一人、全員の個性を把握し理解し、尊重し活かさなければならないという訳ではありません。

出来たら最高ですが、あくまても個人のモチベーションを高め能力が発揮出来る環境づくりのため。そしてその個性を活かすことで議題解決や個人の成長に繋げることが目的です。

大切なことは、一人一人を理解しようとする姿勢。全員ではなくても、何人かでもいいので理解者が出来れば、その理解者が協力者となり、その輪が広がっていけるでしょう。

会社の社員、会議の参加者、そのたコミュニティや組織において、上の立場の人間が意識を向けてくれているとわかると嬉しいもの。
それが人数が多い組織であればあるほど、個人が抱く安心感や信頼感、忠誠心なども高まりやすくなります。

であるからこそ、議題解決へ向けた会議だけでなく、仕事の成果を高めるためには
一人と一人の人間同士の理解度と繋がり方
が重要となってくるのです。

議題解決へ向けたプロジェクトのなかで
数字に強い人は誰か
デザイン力に優れた人は誰か
スポンサーを集うのにコミュニケーション能力に長けている人は誰か
円滑に進めるためにスケジュール管理が得意な人は誰か

などのように、
適材適所、 それぞれが活きるポジションを与えられること。それが出来れば個性を活かし、持っている能力を存分に発揮出来るでしょう。
そして、参加者も生き生きと積極的に取り組み、良い結果へとつながっていくことでしょう。

参加者側も受け身になり、与えられた業務をするよりも、可能な限り自分が得意なジャンルや持っているスキルをアピールしてやりたい仕事をとりにいくくらいの方が楽しくなると思います。

主催者側に
留学経験と語学力をアピールしておくことで、通訳として役員同行を担う。
学生時代から学んでいるプログラミングのスキルをアピールしておくことで、新たなシステム開発のリーダーを任される。
といった可能性もゼロではないと思います。

今の時代は個の時代。
個性が活きる場を創っていきましょう。

5.最高のパフォーマンスをする

指揮者がタクトをふった瞬間
演奏はスタート
奏者は指揮者に注目し
指揮者は感性を高める

日々練習してきたことを 最大限に引き出し
最高のパフォーマンスをする。

最高のパフォーマンスにするためには 最高のイメージを具体的に描く ことが大事。

演奏終了後 スターティングオベーション。  会場に響きわたる 鳴り止まない拍手。
やり終えた 達成感や満足感 気持ちの高ぶり。
などなど 、そのイメージが出来るからこそ最高のパフォーマンスにつながり、結果としてオーディエンスに感動を与え魅了すことへとつながるのだと思います。   
それにより自分自身の技術や存在意義、 全体としての完成度などが 認められ評価されます。
仮に思うような結果 とならないこともあるかもせれませんが、全ては次へのステップの土台になります。

 まずは、
今やるべき事に集中し夢中になること。
その結果として、 音に人の体温が感じられ 聴く人の心に響くのだと思います。

 また、会議においては
議題解決案を明確にすること。 

 誰が 何のために どのような業務を担うか。  いつまでの期限を予定しているのか。
予算はどうまかなうか。
 などより具体的なものが あればあるほど、   各担当者は “やるべきこと” と “やらなくてもいいこと” が理解されやすくなることで 作業効率が良くなります。

“やるべきこと”に集中して 取り組める環境づくりが大切となります。

そして どのような結果を得られるかを出来るだけ具体的にイメージしていきましょう。
     

議題が解決させたことにより
＊他の部署との交流が増えて仕事の幅と可能       性が広げられる
＊自分自身の仕事に対してのやりがいを見出      せて、仕事が楽しくなる
＊お給料がアップして好きな物が買える
＊自信がつく
＊自己肯定感が高くなる

など 議題解決させたことで得られるものはどのようなものがあるかをイメージするとよいでしょう。
そうすることで最高のパフォーマンスをすることへつながっていけます。

最高のパフォーマンスをするためには
事前の成功イメージが必須。
具体的にどのようなものが得られるか。
どのような気持ちになれるか。

それらを叶える為にも
今自分自身がやるべきことに集中して取り組むこと。

気持ちは熱く  頭はクールに。

まとめ

学校や職場、地域社会やSNS上でつながっている人の中に
“この人熱いなぁって思う人”
“この人って
 自然と人が集まるなぁって思う人”
っていませんか？

どの時代であっても、
熱い人=情熱的な人
自然と人が集まる人=カリスマ性のある人は存在し、
どちらも個性的な人が多い印象、
生き生きとしている印象を受けます。

というのも、このような人たちは今回のテーマである
無駄な会議 × オーケストラ
それぞれにも共通しているからです。

情熱的な演奏をする人は
想いがこもっているため
人の心へ響きやすく
人を魅了させやすい
だからその演奏を聴くために
人が惹きつけられ集まる

情熱的に仕事に取り組む人は
情熱という芯が強くブレない
その情熱が人の心を動かし
人を自然と動かせるため
成功をおさめやすくなる
輝いている人に人が集まる

会議もオーケストラも
人と人とが集まり
人から人へと伝えていくもの

仕事も演奏も
情熱を持って取り組むことで
個人が生き生きと輝くのだと思います。

それが良い演奏、良い結果へと
結ばれる。

一人はみんなのために
みんなは一人のために

気持ちをひとつに
お互いの個性を尊重し合い活かしながら
目の前のことに集中して課題をクリアしていきましょう。

最後まで読んで頂きありがとうございました

今回の内容が一人でも多くの方のお役に立てられれば幸いです(^^)