縁の下の力持ちだって褒められたい！
2022年12月にBYARDを導入し、「入退社」や「表彰式」などの業務整理と運用で活用している株式会社シーズ様。
今回は導入事例インタビューのこぼれ話として、「BYARDでストリーム*を描くことで、社長から褒められた話」をお届けします。
*ストリーム：BYARD上で業務の流れを可視化したもの
導入事例インタビューの本編はこちらです👇
シーズでバックオフィスをご担当されている庄瀬さん。労務・法務管理の幅広い業務を一手に引き受けて、忙しい毎日を送っています。
BYARD導入前に特に課題が大きかったのは、人事労務関連の入社手続きのところ。
新卒採用も含めて毎年10人ほどが入社するにも関わらず、明確な業務プロセスとして可視化されておらず、社労士さんや税理士さんとやり取りしながら毎回ばたばたと進めている状態でした。
「会社の規模的に、まだ業務ごとの専任担当がいるわけではないので、日々、バックオフィスのさまざまな業務に対応しなければなりません。
本当は前もって手順を整理しておけると良いのですが、その余裕がなく、入社が決まった都度
『あれをやって、これもやって、あっ、そういえばあれも…』
みたいな感じで、自分の頭の中からやることを引っ張り出して対応しているような状態でした。担当者は私1人なので、マニュアルやフロー図などもそこまでかっちりとは作り込んでいませんでした。」
BYARD導入前の様子を庄瀬さんはそう語ります。
少しずつ会社の規模も大きくなり、新卒採用でも毎年、複数名を採用するようになったため、そろそろ業務の棚卸しをして、整理をしたいと思っていたときに出会ったのがBYARDでした。
庄瀬さんはITツールがとても得意というタイプではないそうですが、BYARDのデモを初めて見たときに「これなら私でも簡単に業務プロセスが図解できそう」と感じたそうです。
まずは、入退社の業務プロセスを整理し、次に、年2回実施される社内表彰イベント「シーズアワード」の業務も整理しました。整理してみると、自分で思っていたよりもたくさんの業務をやっていることに驚いたそうです。
「一つ一つの業務はそんなに重たいものではないのですが、複数の業務を並行して対応しているため、頭の切り替えが大変でした。
BYARD上に業務を載せることで、今自分がやっている業務の前後がクリアになるので、これってなんだっけ、と考える時間が確実に減ったと思います。」
このようにBYARDの導入効果を語ってくれた庄瀬さんですが、BYARDで業務プロセスを可視化することで、直属の上司である西垣社長とのコミュニケーションでも大きな変化があったようです。
「私が入社する以前は、主に社長の西垣がバックオフィスの対応をしていました。当時はまだ従業員が10名程度だったため、他にやる人がいなかったから、という理由です。
私が入社して、バックオフィス業務を巻き取っていったのですが、西垣がやっていた業務をそのまま引き継ぐのではなく、対応スピードを上げたり、ミスを減らしたりするために、私の方でいろいろと改善をしました。
例えば、西垣がやっていたときは税理士さんに丸ごとお願いしていた業務も、スピードを優先して、専門領域以外は私が対応するようにしていました。
西垣はそのことには気がついていなかったみたいで、BYARDを導入後、ストリームを見せながら会話をしたときに、『えっ、こんなに工夫してやってくれていたの？！』と驚いていましたね。
BYARDで業務を整理したおかげで、常にBYARDを見ながら西垣とコミュニケーションが取れるので、西垣の業務に対する理解もより深くなり、スムーズに業務が進められるようになりました。
バックオフィス業務は『やって当たり前』で、現場担当者の工夫や改善が上司からは見えにくいものですが、BYARDがあることで、私たちの頑張りがもっと評価されるようになるんじゃないかなって期待しています。」
庄瀬さんは、そう笑顔でおっしゃってくださいました。
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現代社会、特にビジネスにおいては、外向的な性格の方が優れており、それが仕事において成功するために必要であるかのように語られることがあります。
しかし、ウォール街の弁護士を経てライターへと転身した米国の著述家・スーザン・ケインは、世界的なベストセラーとなった著書「内向型人間の時代 社会を変える静かな人の力」（2013年、講談社）の中で、内向的な人々は独創性や洞察力、深い思考など、多くの長所を持っていると分析しています。
これはまさに、日本に古くからある「縁の下の力持ち」という考え方に共通しているのではないでしょうか。
バックオフィス業務は、営業やマーケティングなどのフロント業務と比べてしまうと、目立たない部分が多いのかもしれません。
しかし、バックオフィス業務が日々滞りなくおこなわれることは、会社の土台を支えるためにとても大切なものです。
BYARDを使えば、ストリーム（＝実際の業務の流れ）のうえで日々の業務を進捗管理でき、業務とひもづけて記録を残せます。
そして、気付きを生かしてストリームをブラッシュアップすることで、次回の業務を効率化するという改善するサイクルを自然に回すことができます。
BYARDでは、ツールを導入いただいた後はカスタマーサクセスチームがサポートに入り、お客様ごとに業務の整理や棚卸し、ストリームの構築や実業務への定着まで、しっかりと伴走させていただきます。
「業務が属人化してしまっている」
「改善を行いたいが、どう整理すればいいのか分からない」
「情報の共有や、業務の引継ぎで悩んでいる」
という方は、ぜひ以下のページよりご相談ください。
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