「タスク管理」について ー会社員もそうじゃない人もー（４）
こんにちは。日常のタスク管理について考えるシリーズの四回目です。
■前回はこんなことを書きました。
マルチ・タスクに不可欠な「タスクの細分化」は、モチベーションUPと実行率UPにも効果的らしいという話を聞き込みました。
そこで実際に試してみたところ、工夫すれば使えそうな気がしてきました。
🍀前回の記事はこちらです。
■今回は・・・
「タスクの細分化」を上手くタスク管理に取り入れるための「ツール探し」のお話です。
■ツール選びは「楽しみ」の一部
人には〈傾向〉というものがありますよね。
「理数系の授業だとテンションが下がる」とか
「片付けが苦手」とか
「陽が昇ったら寝ていられない」とか、逆に
「夜になると俄然目が冴えちゃう」とか
子供のころはそうでもなかったのに、大人になるにしたがって開発される傾向もあれば、「そういえば、昔からそうだったよ」というものもあるでしょう。
ワタシの場合、子供の頃から連綿と維持している傾向は「形から入る」です。
「カワイイ消しゴムを買ってもらうと勉強もやる気が出るな～」とか。
「ダイエットのために運動するからトランポリンが欲しいよ～」とか。
本格的にタスク管理を始めるにあたり「どういうツールを使おうかな」と考えるのも、私にとっては楽しみの一部でした。
■沢山のタスクを、わかりやすく管理できるのはどんなツールか考えてみました
「ジムに行く」だけが私のやりたいことではありません。
思い出していただけると大変有難いですが、私がタスク管理について執拗に考え続ける理由、それは・・・
やりたいことが沢山ある
でも、その量も質も内容も、自分の中で明確になっていない
やることを主体的に選択して行動していないので、適切な時間配分ができていない
からでした。
タスクを洗い出して細分化するのはいいのですが、沢山あるタスクを分析するには自分の頭の中で考えているだけでは追いつきません。
ということで、外部化する（脳からアウトプットして外部記憶に移し替える）ことにしました。
ノート＋付箋＋ホワイトボード作戦
最初に使ってみたツールは「ノート＋付箋＋ホワイトボード」です。
とにかく、一番手近にあって、お金もあまりかからないもので始めてみました。
使い方はこんな風です。
ノートに１タスク／１ページの単位で書き出します。
１タスクを細分化した小さいタスクの１つ１つを、付箋に書いてそのページに貼っておきます。
毎日、夜に、翌日にやりたいことの付箋をノートから剥がし、ホワイトボードに貼ります。
毎朝、ホワイトボードを見て、その日の付箋を実施します。
ホワイトボードから付箋が無くなれば、その日やることは完了。
ノートの１ページから付箋が無くなれば、タスクがひとつ完了です。
でも、やっているうちに「ちょっと不便だなぁ」と思うようになりました。
どういうところかというと、
タスクの数が増えると手書きは大変
紙だと修正や削除などのメンテナンスがやり難い
ノートでは時系列やカテゴリ別などの一覧性に乏しくなりがち
そこで、アプリを使おうと思いました。
デジタルで管理すれば「一覧」や「ソート」など、日頃おなじみの機能も使えるでしょう。
タスク管理アプリをお試し行脚
とりあえず無料のアプリをいろいろと試してみることにしました。
「タスク管理」を目的として作られたものから、本来は違う用途だけど代用できそうなものまで、とにかく使えそうなものを片っ端からiPadにダウンロードして使ってみたのですが、結果分かったことは「私にはiPadじゃ画面が小さすぎ」ということでした。
便利でしかも無料のアプリは沢山あったのですが、iPadだと私にとっては画面が小さくて見にくいし、いちいちピンチして拡大表示するのも鬱陶しい感じでした。
「普通のPC用モニターの大きさで見たいよ」ということで、PC用のアプリを探すことにしました。
私がなんとなくイメージしていたのは、会社員だったときに使っていた「Backlog」とか「Redmine」のようなプロジェクト管理システムの画面です。
こういうソフトウェアでは、親タスクを登録してそれを小タスクに細分化し、チームのメンバーに割り振ることができます。スケジュールや進捗の管理画面なんかもあるし、ガントチャートで一覧ができたりしてすごく便利なツールです。企業で導入しているところも多いので、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
そもそも会社の仕事も家の用事も、タスクに変わりはありません。
タスクを管理するために作ってあるソフトウェアなので便利に決まってます。「チーム・プロジェクト」という枠組みを無視して「全タスクを、自分で自分に割り振る」ような使い方をすれば、うまくいきそうな気がしたのです。
そこで「Backlog」の無料トライアルを使ってみました。
思った通り、至れり尽くせりの高機能っぷり。
まぁ、大は小を兼ねるか・・・とも思いましたが、私のニーズに合わなかった最大の点はオンラインなこと。
現在の私は外出先でスケジュールを確認する必要もないし、仕事場はWiFiの接続状態がよろしくない場所もあります。オンラインじゃないと使えないのはむしろ困るなぁ・・・という事情だったのです。インストールして使える「オンプレミス版」もありましたが、企業がサーバーにインストールする前提のようでした。
次に「Redmine」を検討してみました。
こちらはオープン・ソースなので無料。そして自分のPCにインストールして使えます。個人のプロジェクト管理で使っている人も多いようです。
とても魅力的だったのですが、結局、今回はインストールしませんでした。
主な理由はワタシのパソコン環境です（ソフトウェア自体は気に入ったので、将来、ひょっとしたら使ってみたいかも）。
自分で作る
iOSアプリ、PCアプリ、全部合わせると10本近い候補を検討した結果、最後の結論はこうなりました。
「もう、こうなったら自分で作るしかないか・・・」
プロフィールにも書いていますが、私は元ウェブ・プログラマーです。自分のパソコン上で動くウェブ・アプリ（ブラウザ上で動くプログラム）くらいは、まだなんとか作れるワケです。
そしてここから「やりたいことをやる時間が欲しい」と思って始めた「タスク管理システムづくり沼」にハマり、やりたいことをやる時間が激減するという、よくある本末転倒がスタートすることになりました。
ただ、それはそれで面白かったのです。
「ツールを作る」ということは、すなわち「自分はどういう風にタスクを管理したいのか」を考える良い機会になりました。
世の中には出来の良いアプリもたくさんありますし、そういうアプリはきちんとした設計思想のもとに作られているので、恐らく（大抵は）使い勝手が良いだろうと思います。
でも、自分で作ってみると自分の「タスクに対するアプローチの方向性」みたいなものが分かってきました。
例えば自分には「カテゴリー分けが必要か？」「進捗管理が必要か？」「どんな一覧が見たいのか？」などなど・・・
こういうことって、あらためて考えてみると結構、個人差があるものですよね。ある人は「完了したかどうか分かれば、途中経過は不要」かもしれないし、ある人はむしろ途中経過に興味があって「進捗をグラフで見たい」と思うかもしれません。
私は以前、仕事でクライアントのツールを設計することがよくありましたが、実現するのはクライアントのニーズであって、当然のことながら私のニーズではありませんでした。
今回は自分で自分用のツールを設計したので、私自身のニーズや考え方を、いろいろ発見できたように思います。
ということで、次回は
「自分はどんなツールが欲しいのか」考えた経過などをお届けする予定です。
ちなみに、アプリの作り方やソース・コードが出てきたりはしませんので、ご安心くださいませ。
この一連の記事のテーマは「タスク管理」と「ライフ・ハック」についてなので、あくまで「考え方」や「概念」「設計」について考察したことを書いていこうと思っています。言うまでもなく数あるアプローチのひとつでしかありませんから「自分だったらこうするな」などとツッコミを入れたりしながら、楽しんでいただけたら嬉しいです。
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