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2021年度オンライン内定式、オンライン交流会レポート

皆さんこんにちは!
採用課の杉沢です。

夏の暑さがまだ残る中、2021年ももう3か月を切りました。
今年4月に入社してもう半年がたち、年齢を重ねるごとに時間がたつのがだんだんと早くなっていく気がします…。

さて、去る10月4日、学生にとっての一大イベントである内定式が行われました。今年もオンラインで実施し、昨年に続き二度目のオンライン実施となりました。

今年は昨年よりリアルに近い交流を目指し、ユニークなオンライン内定式を開催することができました。

今回は「内定式式典」及び「社員と内定者の交流会」の様子 を、皆さんにお伝えしていきたいと思います!

0.2021年度内定式の現状

今年の内定式予定の現状と昨年の比較をしたデータを見つけました。

くっつけたもの

今年は対面で実施すると回答した企業が約40%でした。
昨年に比べ、対面の割合がやや減少しているようです。

対面かオンラインかの実施方法に違いはあるものの74.5%の企業が内定式を実施する予定ということで、実施率は昨年よりも増加しています。

私たちとしても内定者の心に残るような、この会社の雰囲気を知ってもらえるような内容にできるよう準備を進めました。

1.オンラインで内定式・交流会を行った理由

最近はコロナウイルス感染者数が減少傾向にあったため、
10月1日にようやく緊急事態宣言、蔓延防止措置が解除されましたが当社はオンラインで開催しました。

理由は大きく分けて二つあります。

➀全国各地の学生を採用しているため安全面を考慮
➁内定者の希望を反映

Chatterで内定者に、内定式の希望状況をアンケートにして集計しました。
その結果、7月時点で対面とオンラインが半々という結果になりました。
もちろん対面を望んでいた内定者も多くいます。

しかし、半数の内定者がオンラインを望んでいたのと、その後新型コロナウイルス感染者の急増にともない不安要素が増えたため、検討を重ねた末、オンラインで実施することになりました。

ただ、どんな形であれ内定者には楽しんでもらいたい、
会社の雰囲気をつかんでもらいたいと思い、

どんな内容にしたらいいか、全力で考えました!

2.新たに取り入れたもの

昨年は初めてのオンライン開催だったということもあり、多くの課題が見つかりました。
それらを活かして今年は改善を加えながら準備を進め、新たな要素も取り入れていきました。

【昨年の内定式の様子】

今年取り入れた新しい要素は、以下のとおりです。

➀バーチャルオフィスサービス「oVice」の活用
➁社員座談会動画
➂代表・副社長を含めた役員・社員とのオンライン交流会

➀oViceの活用
今年の内定式で活用したアプリが「oVice」です。
oViceはリモートワークが急速に進んだ今、注目を集めている「バーチャルオフィスサービス」です。

式典での画面はこんな感じです。

図1

ドラクエ感があり、面白いですよね(笑)

詳しくは、この後ご紹介します。

➁社員座談会動画
私は入社までに座談会などに参加しましたが、現場で働く社員の姿を見ることができなかったため、会社の雰囲気や本音の部分を知ることができませんでした。

そこから、社員が本音で話している動画を作成したらよいのではないか、と考え動画撮影に至りました。

入社前からどんな社員がいるのかを知ることで、ユー・エス・イーがどんな会社なのかを多少はイメージできたのではないかと思います。

➂代表・副社長を含めた役員・社員とのオンライン交流会
そして、内定式終了後、交流会を実施しました。こちらの様子は後程紹介するとして…

ここからは内定式の様子を紹介していきたいと思います!

3.内定式の様子

コロナ禍で二度目の実施となったオンライン内定式。
今年は33名の内定者が参加してくれました。

10時から式典がスタートしました。まずは代表、社長、各副社長がそれぞれ挨拶をし、内定者を歓迎しました。

次に行われたのが「内定授与及び内定者の自己紹介」です。
吉弘社長が一人一人内定者の名前を呼び、返事をして自己紹介をしました。

内定者からは画面越しでも緊張が伝わってきて、なんだか私まですごく緊張しました(笑)
それでも、内定者の皆さんは自分の思いを一生懸命に伝えており、意気込みを感じられました!

こんな感じでした↓

図2


ちなみに、今年初めて公開した社員座談会動画をちらっとお見せしたいと思います。内定者にとってかなり雰囲気がつかめる動画になっていると思います。

画像5

そして、無事にオンライン内定式は幕を閉じ、交流会が行われました。

ここからは交流会の様子を紹介していきたいと思います!

4.交流会の様子

内定者は入社するまで社員と関わることはあまりないので、今回の交流会はとても良い機会になったと思います。

今回は代表、副社長、役員も参加して下さり、内定者にとってはまたとない機会となりました。

交流会は以下の内容で行われました。

・1グループ…内定者が4~6人と、採用課1人、役員以上1人
・15分×2セット
・一回目が終了したら場所を移動

私が参加したグループには林副社長がおり、内定者は緊張した面持ちでしたがこの機会を逃さない!と言わんばかりに一人一人が質問をし、熱心にお話を聞いていました。

↓実際の交流会の様子です。(背景画像取り忘れたので後から合成しました) 

画像4

 できるだけ、対面の交流会に近づけたかったので、背景画像は恵比寿ガーデンプレイスオフィスの間取り図のようなデザインにしました。

意外と15分はあっという間で、
時間が足りなかったという声が多くあがったそうです(笑)。
それくらい交流会は内定者としても、社員としても
お互いを知ることができる良い機会になったのではないでしょうか。

5.感じたこと

今回の内定式に参加してみて、やはり内定者にとって
内定式は非常に重要なイベントだと実感しました。

また、交流会は、
当社側からするとさらに深く内定者について知ることができ、
内定者側からすると当社について知らなかったことを知れる

良い機会になります。

そして、内定式のようなイベントを行うにあたり、主催者側はどうすれば内定者に楽しんでもらえるかの企画から準備まで相当な時間を費やしていることが分かり、主催者側の「内定者に対する思い」というものも感じることができました。

6.さいごに   

今年もオンラインでの開催となりましたが、やはり本音は誰もが対面を望んでいると思います。

そんな中、オンラインでもできることはたくさんあります。
ネガティブに考えるのではなく何事もポジティブに考えることで、新たなアイディアが浮かんだり、良い提案ができたりすると思います。

まだまだ改善すべき点はありますが、また次のイベントに向けての判断材料にし、さらにより良いものを作り上げていけたらと思います。

今後も入社までに交流会を開くなど、しっかりと内定者とつながっていきたいと思います!

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