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【Otasuketaiが行く!#001】コパイロツト社のバックオフィスチームのみなさんに会いに行く!

UNIBA INC.「とは?」→

 【Otasuketaiが行く!】では、ユニバ株式会社のOtasuketai(オタスケタイ)チームがさまざまな場所に出向いて、発見したものや訪問先の方々と交流する様子をお届けします。

 Otasuketaiは社内の間接業務やバックオフィス業務、ちょっとしたお手伝いを担当するチームです。社内で完結する仕事がメインのため普段は社外の方とお仕事をする機会がなかなかありません。
しかし、、変化の早い昨今で他企業のバックオフィスを担当する方々はどのような働き方をしているか、より働きやすい環境をどう整備しているか・・社外の組織や魅力的な環境づくりのノウハウを知ることでOtasuketaiの業務に生かしていけたらと思います。

 今後交流させていただくみなさんや、この記事をご覧になっている方々にはOtasuketaiの試行錯誤中の取り組みを知っていただき、バックオフィス共通の問題解決のきっかけとなれば幸いです。Otasuketaiと交流したい!という方がいらっしゃれば是非お話しましょう。ご連絡は大歓迎です!

Otasuketaiをもっと詳しく知りたい方はこちらの記事WEBをご覧くださいネ!


Otasuketaiどこに行く?

【Otasuketaiが行く!】の初回は、株式会社コパイロツトのを担当している環境ドメインのみなさんとの交流会です。
外苑前にあるコパイロツトさんのオフィスにOtasuketaiが行ってきました!

参加メンバー

参加者はOtasuketaiから5名、コパイロツトさんから4名、全員で9名での交流会となりました!

Otasuketaiとコパイロツトの参加メンバー

参加メンバーの簡単なプロフィール

Otasuketaiメンバー
Kiriko:Otasuketaiの情報発信、Otasukeを担当。犬とウォンバットが好き。
Saori:労務、オフィスの環境整備を担当。最近編み物にハマっている。
Akane:経理、採用、PRを担当。晴れると山に行く。
Kana:大学4年生のアルバイトメンバーでコパイロツトさんの情報発信のイラスト制作等を担当。ニックネームはおこめちゃん。
Hayuru:かわいいイラストからデザインまで幅広く担当するアルバイトメンバー。コパイロツトさんの画像作成を担当。最近の夢は馬を間近で見ること。


コパイロツトの環境ドメインのみなさま
山城さん
:バックオフィス業務全般、外部プロジェクトの業務プロセス改善サポートやイベント運営事務局を担当。
平林さん
:情報発信、バックオフィス業務全般を担当。
山田さん
:情報発信、社内コミュニケーションを担当。
備前さん
:基幹業務のサポートを担当。


コパイロツトってどんな会社?

 株式会社コパイロツトはプロジェクト推進を支援されている会社です。
直接的なプロジェクト推進支援のほかにも、「SuperGoodMeetings」というクラウドツールの開発・運営や、「Project Sprint」というプロジェクト推進のためのナレッジ導入支援をされています。

(株)コパイロツト コーポレートサイト


Otasuketaiとの関係は?

 Otasuketaiが所属するユニバ株式会社は株式会社コパイロツトが運営する、MTGサポートツール「SuperGoodMeetings」を共同で開発しています。
他にも、代表同士が価値を提供しあう取り組みを行うなど、ユニバとコパイロツトは日頃から交流の機会が多い関係です。
Otasuketaiは、2022年よりコパイロツトさんの情報発信におけるデザイン面のサポート、主にブログのバナー画像やカバー画像などを作成させていただいています。しかし、これまでのコミュニケーションはSlackのチャットのみで実際に対面してお話しさせていただく機会は今回が初めてでした。

Otasuketaiメンバー(Kana)がデザインしたコパイロツトニュースレター挿絵


どうして今、交流会?

 Otasuketaiがコパイロツトさんのお仕事をサポートする中で、
・それぞれの会社におけるバックオフィス業務をどのように行っているか
・補助制度の整備やオフィス環境の整備方法
・・・など共通部分の多いチーム同士情報交換しあいましょう!となったのがきっかけです。一緒にお仕事をさせていただく中で、顔を合わせたことのないOtasuketaiがどのようなチームか知っていただくことも一つの目的でした。


リモートワーク主体の働き方におけるバックオフィスの課題

 今回の交流会のメインのテーマとなったのは「リモートワーク主体の働き方におけるバックオフィス業務の取り組み方」です。
コパイロツトさんもユニバもコロナ禍以前からリモートワークを取り入れていましたが、コロナ禍をきっかけに、より本格的に「本人が好きな場所で働ける」制度が整えられました。
ユニバでは2020年8月に、それまでメインで使用していたオフィスを解約して最低限の機能を残したサブスペースを拠点に変更するなどしています。

ユニバオフィスへの潜入記事はこちらです👀

 
 しかし、「好きなところで働ける」といってもバックオフィス業務は例外です。郵便物の受け取り、契約書の作成・送付、定期的なオフィスの整備、機材のメンテナンス、など誰かが出社して業務を行わなければなりません。
Otasuketaiではコアメンバー5名、アルバイトメンバー5名が分担して週に2日程度出社しオフィスでの業務を行なっています。


コパイロツトさんはどうしてる?

 コパイロツトでは4名の環境ドメインのメンバーがそれぞれ、基幹業務(経理・労務・法務・総務・庶務・その他間接業務)や社内コミュニケーション改善、情報セキュリティなどを担当されています。
主にオフィスに出社するのは週1日で、3人のメンバーが交代で出社。
週に一度の出社時に郵便物の確認・仕分け・保管を実施し、経理や労務業務の大きな部分は専門家の方に依頼されているとのことでした。
Otasuketaiとの大きな違いは、メンバーの入れ替わりが少なく、個々人の裁量で業務が実施可能な点です。
Otasuketaiはマニュアルを作成しているものの、イレギュラーな対応は学生のアルバイトメンバーや、バックオフィス業務を専門としていないメンバーには難しく、メンバーが11名いても出社の負担は一部のメンバーに集中している、という点は改善したい課題となって見えてきました。


おいしい海苔弁!

 今回の交流会ではなんと、コパイロツトさんにのり弁を用意していただきました!!とても美味しかったです。
おやつには「トゥンカロン」まで・・!
Otasuketaiからはコーヒーを差し入れさせていただきました。

刷毛じょうゆ 海苔弁山登り「海」・・!


ありがとうございました!

 これまで一緒にお仕事をさせていただいていても、顔を合わせてお話しする機会がなかったコパイロツトのバックオフィスチームの皆さん。
お互いのチームや働き方について紹介し合う良い機会となりました。
Otasuketaiからは、記事内でとりあげた郵便物以外にも日頃の業務で課題となっている「勤怠管理方法」「領収書の管理方法」などコパイロツト社ではどのように解決しているか・・具体的な業務の相談にものっていただきました。コパイロツトのバックオフィスチームのみなさま、貴重なお時間をありがとうございました🌸


次回、Otasuketaiはどこに行く・・?お楽しみに・・!



今回訪問させていただいた株式会社コパイロツトさんのWEBやサービスはこちらです♪

ユニバと共同で開発しているMTGツール「SuperGoogMeetings」もチェック!
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