今日からできる! 正しい『連絡』の仕方 報告との違い
こんにちは、経営者のこうたです。
報告・連絡・相談…………いわゆる『ホウ・レン・ソウ』と呼ばれる用語は、どの業界、どの立場、どのような状況でも必須のスキルとなっています。
そう、『スキル』なのです。
報告と連絡の違いを分かっていない人が多ければ、連絡の重要性や使い方を理解していない人が多すぎます。
研修でもホウレンソウを怠るなとは教えるものの、具体的な方法や注意点を教えることはありません。
これでは、上司も指導方法が分からなくて当然です。
1.『連絡』とは
口頭でしっかりと説明できる人は少ないと思います。
要点は2つ。
⑴遅刻や欠勤といった勤怠など、個人に関する(または対する)情報伝達
⑵決定事項を全体、または一部に共有・周知をすること
『共有』や『周知』という言葉に置き換えたほうが分かりやすいですね(⑴の内容は除く)。
遅刻や欠勤は、一般的に相談の余地がありません。
さらに言えば、変えようのない己の中では決定事項となったものです。
ゆえに勤怠に関する急な変更に対しては、『連絡』が適切です。
しかし部下から先輩や上司への言葉は、大半が『報告』になります。
理由は、許可や意見を求めるからです。
クライアントとの決定事項であったとしても、自社の動きまでが確定するわけではありません。
また、上司に秘密のまま、部下が独断で意思決定をすることはあり得ませんよね?
ただし、上司から許可を得た内容を、別の上司や先輩に伝達することは『連絡』です。
別の上司に指示を仰げというのなら別ですが、すでに許可の下りた内容を伝えることは『共有』の範疇にあるからです。
2.連絡の意義
連絡とは、確定した内容を伝達することだと分かりましたね?
であれば、その内容の伝達にミスがあることは論外。
つまり、伝達が漏れることなく確実な情報を伝える必要があります。
最もやってはならないのが、伝言。
「もうっ、伝えてって言ったのになあ」
「あれ、聞いていると思った」
こんなセリフを人生で何度呟きましたか?
人の伝言ゲームは、本当にアテになりません。
また、私が記事でよく出す、「1から10を聞いたら10を理解しろ」のセリフ。
実際、多くの人は7前後の認識で止まります。
3が読解ミスや記憶不足でどこかへいってしまうのです。
伝言ゲームをしてみんなが7ずつしか理解していなければ、まともに伝わるわけがないのは想像に難くないですよね?
必要な相手には、必ず自分の言葉で伝えるようにしましょう。
そして1から10を認識するために、伝達を頼まれた際は、必ずその場で要点を復唱して確認をとりましょう。
3.正しい伝達の仕方
では以上を踏まえたうえで問題です。
あなたは課長から、先輩への伝達を頼まれました。
しかし先輩は営業回りで電話にも出ません。
先輩がそろそろ戻ってくることは分かっていますが、あなたは留まることができないので入れ違いになりそうです。
さて、どのように先輩へ伝達をしますか?
⑴誰かに言付けを頼む
⑵紙に書いて残す
⑶メールを送って伝達
まず真っ先に上記3つが浮かんだ人。
もう一度本記事を読み直してください。
まず⑴は論外ですね。
伝言ゲームはやめろと言ったのに、その選択肢はあり得ません。
では⑵と⑶ですが、どちらもあなたの言葉です。
しかし、連絡とは漏れなく確実にと説明しました。
口頭と文章とでは認識に違いがでるので確実とは言えません。
そして何よりも、先輩が文章を読んだとあなたは認識できるのでしょうか?
文章を送れば任務完了なのではなく、先輩が課長の言葉を10認識できたら任務完了です。
課長の言葉を認識・理解をした、していないという情報を、あなたがきちんと把握していなければなりません。
そしたら答えは一つです。
電話を折り返すように書き置きを残す。
念のためにと誰かにお願いすることは構いませんが、言付けだけで書き置きをしないのはやめましょう。
頼んだ相手には、責任も義務もありません。
4.確実に遂行してこそ『連絡』と言える
報告や相談は、その行為そのもののことを指します。
自発的なものであり、業務の一環として行うこと。
しかし連絡とは、相手に伝わったことで初めて連絡と言えます。
連絡をしなければならないと確定した時点で、義務と同時に責任もついてくるのです。
できて評価がもらえるものではありませんが、できなければ評価が下がる要素です。
一般的には、伝達は言われたことをそのまま言うだけですからね。
実情としてまともにできる人が多くないとはいえ、認識としてはできて当然の分野。
不慮の事故や責任を押しつけられる前に、徹底することをオススメします。
社会人としてのスキルを身に付ける前に、自衛のためです。
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