90.【３分で読む】超時短術

仕事で最も時間を要する項目トップ３。
第1位　会議
第2位　資料作成
第3位　メール処理

それぞれの時短術を紹介します。

会議の時短術

成功率の高い会議の秘訣
①目的（最終着地）が明確
②アジェンダが1日前に事前共有
③必要な人が参加
の３条件である

具体的には
・アジェンダ（議題）は24時間前に共有する
・会議中は口角を上げる
・会議時間は60分→45分をデファルトにする
・何もしない時間を作る（アイデアTime）
・ファシリテーターの育成

資料作成の時短術

資料作成にはコツがある。
・１スライド１テーマ
・文字は１０５文字以内
・カラーは３色内。
・強調したい箇所は「（1枚目）背景を黒にして、白抜き文字にする」「（2枚目以降）白背景で詳細説明する」。流れも型も決まり時短に繋がる。

メール処理の時短術

・CCのルール化を行う。
とりあえず追加、の発想はNG。その発想が送信側も受信側も手間も時間も増やす。
例）営業売上5%減少→【変】としてCC課長のみ
例）情報共有の事案→【情】としてCC各課の代表のみ

・効果的な件名を作り方
①35文字以内
②かつ数字とカタカナを入れる
と開封率が一気に上がる。
例）明日の会議の議題について → 明日の会議アジェンダ
例）情報共有 → 3つの情報共有

・メール本文は105文字以内
これ以上は皆読まない、だそう。やってみると案外短い、端的な文にせざるを得なくなる。

・メールチェックは1.5時間に1回とする
1時間はこまめすぎ。2時間はちょっと長い。トップ社員はメールを見る時間を決めている。とのことです。

・送信予約
土日に仕事したらメール送信で完了させたい衝動にかられるが…。受信側は「こんな日まで？こんな時間まで？」と悪印象になっていることがある。だから平日に送るよう送信予約をうまく活用する。

・チャット導入
そもそもメールより、季語や挨拶文なくなり、用件のみに。稼働状況もアイコンで分かるので、待つと言ったストレス軽減にも、役立つ。

番外編の時短術

・報連相より雑草（雑談＋相談）
今から相談する時間をもらう。のではなく、雑談や何かのついでに、「あっ？あの件大丈夫？」的な内容を心がける。すぐにできそうだ。

【自分が行動する為の３箇条】
①反省点を出す。そしてタスクに落とし込む。
→毎週（金）に「そもそも、この作業はいるのか？」「スケジュールどうだったかな」の振り返り時間の設定してみる。Outlookスケジュール帳に「終日」でなく、夕方17時-17時30分や朝9時〜など「振り返る時間」を入れよう。

②どうやって行動に移すか。
→PDCAのPばかりでは、進まない。変化の激しい世の中において、まずはDCAを繰り返す方が効果が高い。だから行動する。そして行動する。の繰り返しが最も効率が良い。今Pばかり考えて、D出来ていない事案はないだろうか？と問う。

③行動の前には、具体的に目標や目的を必ず決める。
→単に「残業禁止しましょう」では残業は減らない。 例えば、「残業の原因は社内会議の多さにある。そこで情報共有が目的のものを、来週から1時間、20%減らす。その代わりにTeamsやチャットを利用しましょう」と伝える。 こうして具体的に目的や行動まで決めておくと、実際に動き出せるので、効果が高いことが証明されている。

・業務自動化の５STEP
自担には自動化は欠かせない考え方。どうやったら出来るのか、が書かれていた。

①業務プロセスの整理（棚卸し）
②なくす業務を決める（重複、1つ以上抽出を必須とする）
③定型業務を見出す（感覚ではなく、手順やマニュアル化できるもの）
④業務の標準化
⑤定型業務を自動化（各種ツールを活用）

「②なくす業務を決める」はできていない。あるものを効率化する事ばかり考えていた。そもそも不要な業務…は沢山あるのかもしれない。見つめ直そうと思うm(._.)m