上司をイライラさせない報告の仕方とは？ 「事実＋意見」が説明の基本
こんにちは、
たてもんです。
この記事は5分で読める
「評価される説明の仕方」です。
上司への報告において、
僕はある時、説明の順番をちょっと変えただけで、
一気にわかりやすい報告ができるようになりました。
その経験から、
僕が最も重要だと思うポイントを2つ紹介します。
・1つ目は「事実＋意見」が報告の基本
・2つ目は必ず最後はお願いで終わる
これだけ。でも効果は抜群。
では、どのように順番を変えていけばいいのか？
1つ目は「事実＋意見」が説明の基本
「だから何？」
「どうしてほしいの？」
と上司から質問を返された経験はありませんか？
僕にも「結局、結論は？」と言われた過去が何度もあります（笑）
なぜか？ その1番の原因は、
説明が「事実だけ」になっているから。
例えば、上司への報告で以下A・Bどちらの報告がわかりやすいと思いますか？
部下A：「新しいシステムの導入で現場に混乱が起きています。意見の食い違いから、旧システムを使用している者もでております。」
部下B：「新しいシステムの導入で混乱が起きているので、一時的に旧システムに戻すべきだと思います。」
答えは、B。
理由は、Aは事実だけになっていて結論がわからない。
一方で、Bは事実と自分の意見がしっかり入っている。
なので、上司は部下が何をいいたいのかをしっかり理解することができます。
まず上司が知りたいのはあなたの「意見」。
事実だけでなく自分の意見とセットで話すことが説得力ある説明の基本なのです。
2つ目は「事実＋意見＋お願い」で必ず最後はお願いで終わる
でも実は上司への報告において、これだけでは不十分。
ではもう一度、下のA・Bで比べたとき、
よりわかりやすいのは、どちらだと思いますか？
部下A：「新しいシステムの導入で混乱が起きているので、一時的に旧システムに戻すべきだと思います。」
部下B：「新しいシステムの導入で混乱が起きているので、一時的に旧システムに戻すべきだと思いますが、ご意見を頂けますでしょうか？」
こちらも答えは、Bです。
何がちがうのか？
それは、「相手の行動を促す言葉」が文末に入っているか否かです。
実は、上司が最も知りたいのは「事実」や「意見」ではなく
「自分（上司）が何をすればいいのか」を一番に聞きたいのです。
Aだと「で、つまり、わたしにどうして欲しいの？」
て、なりますよね。
これだと無駄な話のラリーが発生してしまいます。
なので最後に、
「ご意見を頂けますでしょうか？」をしっかり入れることが重要なのです。
まとめ
今の時代、上司は上になればなるほど、時間に追われて話をしている時間などありません。だからこそ、必要最低限の情報だけを知りたいのです。
具体的な行動を提示する言葉を添えるだけで、
説明力はぐっと広がるし、
1回で会話が伝われば時間短縮にもなる。
僕の場合は無駄が減った分、残業が減って、
家での下処分時間が増えて、その時間をクリエイティブ活動につかえています。
時間は有限です。
ぜひ、行動してみてください。
では、最後まで読んでいただきありがとうございました。
たてもんでした。
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