オンラインでプレゼンをするコツ

今日は昼の仕事で、Zoomでの打ち合わせを２つこなしました。
２つとも私がプレゼンする役割だったのですが、２つとも成功しました！
「理解できたので良かった！」や、「コロナの状況下でも前に進めそうだ！」と言われたので、今夜は祝杯。
おいしいお酒を飲むことが出来ました！

それはさておき、ZoomやTeamsなどのツールを使って、オンラインでプレゼンをする際に、普段のプレゼンとは違う部分で、特に抑えるべき点があるのを感じています。

今回、私がビジネスの場でオンラインでプレゼンをする際に、特に意識している点を書き留めておきます。
いくつか事例も書いていますので、皆様にとって、何かの気づきになれば嬉しいです。

１．プレゼン前に話をする

プレゼンの前に聴き手と話が出来る場合は、ウオーミングアップがてら、雑談をしましょう。

私の場合は、打ち合わせの10分程度前に接続し、早めに接続した方と雑談をしています。

雑談の中で、相手が期待していることや現状について知ることが出来ればベストですが、それが出来ない場合は、相手をリラックスさせたり、緊張を解したりする会話を心掛けるようにしています。

また、プレゼンが始まるまでに、参加者に対してカメラをオンして参加するように伝えましょう。その際に、私が良く言うセリフです。

「説明が始まるまでは、カメラを必ずオンにして下さいね！」

２．説明しているページ数を読む

ここは、私がオンラインの場合に特に注意している部分です。

説明資料のページですが、オンラインの打合せの場合、タイムラグが発生する可能性はゼロとは言い切れません。
なので、説明しているページを読むことを必ず心掛けるようにしています。

目的は、「今何ページの説明ですか？」の嬉しくない質問を避けるのが目的です。

細かい事ですが、進行をスムーズにするためには必要な内容です。

３．時々、他の人の様子を見る

通常のプレゼンだと、相手の顔を見る形になります。
ところがオンラインだと、相手の表情が見えません。
また、聞き手も自宅なため、ダレてしまっている確率が通常よりも高いです。

なので、説明しながらで相手の状況を必ず確認してみましょう。
その人が退屈なのか、聴いていないのかを確認するのが目的です。

私の場合は、ダレている人がいたら、どこかのタイミングで必ず質問を振るようにしています。
「Ａさん、ここまでの説明は、よろしいでしょうか？」と言うフレーズを使うことが多いです。

質問をしても返事が来ない場合や、モニタ越しが静かすぎる場合は「皆さん聞こえてますか？」と聞いてみましょう。
聞こえているのは当たり前なのですが、必ずみなさん「聞こえてますよ！」と答えてくれます。
これで多少のブレイクになります。

４．特に確認して欲しい方を名指しする

先程の説明と被る部分になりますが、私が良く使うやり方です。
また、どんなプレゼンでも使える方法です。
具体的には、章のはじめに、特に聞いて欲しい方を名指しして、このように伝えます。
「このページは、特にＳ様に関わる部分なのでご確認下さい」
そうすることで、聞き手は必ず集中してくれます。

５．最初に決定権の高い方にコメントをお願いする

私が進行役の場合で、質問時間を設けた場合には、参加者で決定権の高い方に対して、まずコメントをお願いするようにしています。

もちろん、コメントをされない場合もありますが、相手を立てる上での鉄則ですので、必ず意識してやってます。
ここは例えオンラインだとしても、対面の時と同じ進め方をするべきだと私は考えます。

オンラインでも、相手への気遣いは必要です。
対面では気遣いを感じさせることは可能ですが、オンラインだと伝わりにくいものです。
なので、意識して質問を上役に投げ、説明者がきっちりしている部分を相手に伝えるようにしましょう。

６．感想を述べあう

プレゼンの後に、感想を聞くことは重要です。
私の場合は、必ず打合せの後に聴き手に対して、感想を求めるようにしています。
目的は、聴き手に対して「参加した」と言う意識を高めて貰うためです。

この場合、感想の内容について良し悪しは敢えて問いません。なぜなら、話してもらうのがポイントだからです。利害関係がなく、聴くだけで退屈だと思いながら参加する方も、中にはいらっしゃいます。その場合は、オンラインで打ち合わせをした感想を聞く形でも構いません。

ちなみに、オンラインで打ち合わせをした感想を聞いてみると、「やはり対面がいいな」とか、「案外オンラインでも行けるね」とか、人によってそれぞれです。
今日は決定権のある方から「オンラインでも何とかなったね。資料もよくまとめてくれて進んだし、今日は良かったよ！」と言うコメントを貰えたのが一番嬉しかったです。

このような形で、参加した方に出来る限り、ひとことで良いのでコメントを貰うことを意識するようにしましょう。

会議の満足度を高める上でも、重要だと私は考えています。

最後に

今後もオンラインでのプレゼンや打合せが多くなってくると思います。

しっかりと相手に伝えること。
そして、伝えたことを心地よく受け取ってもらえるようにすること。
聴き手に行動してもらうようにすること。

対面でも、オンラインでも、伝えるべき部分の大枠は変わりません。

でもオンラインでは、いつもより少し伝えるための工夫をしないと、うまく伝わらない場合が多いです。

私はいくつかプレゼンをこなしてそのように感じたので、いつも以上に意識していることを書きだして、まとめてみました。

皆様のプレゼンがオンラインであっても、うまく行きますことを、心より祈念して締めたいと思います。

ここまで読んで下さり、ありがとうございました。