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「Zoom職場」の作り方と使い方〜同僚との雑談やランチ、個人作業、運動不足解消などに〜

Zoomで打ち合わせは今まで通りにできるんだけど、なんか調子が出ないーー。組織の業務のオンライン化が進むと、そんなスタッフが出てくるかもしれません。そして、職場という空間が、単なる「会議や作業の場」としてだけでなく、「仕事モードへの思考の切り替え」や「スタッフの連帯感や所属感の醸成」などの役割を果たしていたことに気がつきます。

ここで大事になるのは、そんな「会議や作業の場」以外の職場の役割を、オンラインでどう補完していくか、ということです。

わたしの勤務先のオンデザインは、Zoomで会議室とは別に、雑談など社内コミュニケーションに専用化した「Zoom職場」を設置して、朝礼やランチ会などを実施しています。この記事では、その使い方を、
1,設置の手順
2,具体的な活用アイデア
3,大事な考え方
4,補足

ーーと説明していきます。

※2020年4月上旬のZoomの仕様に合わせての解説となります。たぶん、記事のこまめなアップデートは難しいので、適宜うまく参考にしてもらえればと思います。

1,設置の手順

1-1,新規アカウントの開設
「組織内コミュニケーション」の専用の場をつくるなら、個人アカウントや会議用のアカウントの併用・流用は避けるのがおすすめです。オンデザインでは、新たにgmailアドレスを取得し、新規アカウントを設置しました。

1-2,いくつかの設定

「マイプロフィール」
  ↓
「ミーティング」(左のメニュー)
  ↓
「パーソナルミーティング」(上部のメニュー)
  ↓
「このミーティングを編集する」(下の方にあるボタン)
  ↓
ミーティングオプションの欄の、
 ・「ホストの前の参加を有効にする」をON
 ・「待機室を有効にする」をOFF
にして、「保存」します。

スクリーンショット 2020-04-06 10.55.49



1-3,固定URLのアナウンス
上と同様に「パーソナルミーティング」に進み、「参加用URL」をコピペして、組織のメンバーに共有します。メンバーには、ブックマークを奨励すると良いでしょう。

スクリーンショット 2020-04-06 14.43.39

以上で、ひとまずの準備は完了です。

まず、1-2の設定によって、いつでも(ホスト不在時でも)、
また、1-3のURLを知る人なら誰でも、
「オンライン職場」に入場できるようになります。

2,具体的な活用アイデア

「オンライン職場」があっても、最初はみんな遠慮がちになります。大事なのは、設置してからの使い方。みんなでツールに慣れつつ、社内コミュニケーションもできる、ちょっとした企画があると良いです。

勤務先のオンデザインや、仲間とやっている「さとのば大学」で試している、いくつかのアイデアを紹介します。

2-1,朝礼
始業時間に10分程度、仕事仲間と顔を合わせて会話します。

話す内容は、臨機応変に。事務連絡や当日の互いの予定の確認でも良いですが、雑談機会が減っているなら、仕事以外の話をする機会も設けましょう。「家にあるわたしの好きなもの」を話したら、お互いの意外な一面が見えて面白かったり。多人数の場合はブレイクアウト(4-1にて補足)を積極活用して、全員が発話できるよう工夫しましょう。

組織内コミュニケーションを図りつつ、一人ひとりがオンラインツールに慣れ、今までは通勤時間に無意識的におこなっていた「仕事モードへの切り替え」にもなる、一石三鳥の時間になります。

スクリーンショット 2020-04-01 9.57.39(朝礼は、みんなで顔を合わせる貴重な時間に。人数が多い時は、全体連絡のあとで少人数にブレイクアウトして話して流れ解散しています)

2-2,ランチ会
昼休み時間を決めてアナウンスし、互いにランチを持ってオンラインで集合します。同僚とランチを食べながら雑談する文化がある組織なら、それをそのままオンラインでやってしまおう、という発想です。

ちょっとした仕事の相談から、最近あった笑い話まで。慣れると会話がはずんで結構楽しいものです。むしゃむしゃがついているところを見られたくない人は、一時的に画面をオフにするなど工夫しましょう。

画像7(ある日のランチ会。食べ終わったあと、背景を変えて遊んでいます)

2-3,飲み会は家族参加OKで
年度末だったこともあり、歓送迎会をやってみたところ、リアルとは違った楽しみがありました。

退職者の挨拶は、画面共有を生かしたプレゼンテーションに。聞いている側も箸を止める必要はなく、食べながら気軽にできます。

また、自宅参加が基本になるので、▽家庭との両立がしやすく、▽遠隔地に出向中でも参加できるーーなどの利点が生まれます。互いの家族を知って一層の親近感が湧いたり、懐かしい顔に会えたり。

ただしこれは、職場がプライベートに入っていくことも意味しています。▽参加や家族紹介は強要しない、▽子どもの声や生活音にも寛容にーーなどを心がけ、心地よく過ごしましょう。

2-4,仲間内のコワーキングスペースとして
「他人の目がないと集中できない」という人におすすめなアイデア。個人作業がある何人かでZoomに入り、冒頭で互いに「今からこれをやる」と宣言して、つなぎっぱなし状態で黙々と作業します。

カフェやコワーキングスペースにいるような、少しの緊張感と連帯感が作業を後押ししてくれます。作業が完了したら、ちょっと雑談をするのも良いでしょう。頑張る仲間を、お互いに応援して、ねぎらってあげましょう。

2-5,ラジオ体操
通勤がなくなったことで、一層の運動不足になっている方向け(オンデザインには、ぎっくり腰発症者も)。ラジオ体操の音楽と動画を画面を共有し、それを見ながらみんなで体操します。「画面の音・動き」と「みんなの動き」のタイムラグは、あんまり気にしないようにしましょう。せっかくなら、各地の方言バージョンを楽しむのも一興です。

スクリーンショット 2020-04-07 10.13.03(動画を画面共有しながら、みんなで体操)

2-6,リアル職場をとりあえず、つなぎっぱなしにする
職場にも何人か出社しているなら、これもひとつの方法です。▽仕事仲間の存在への意識が集中力に、▽困った時に声をかけられる人がいる状態になる、▽自宅勤務でもつないでいる間は出社した気分になるーーなどの効果が期待できます。

誰かと画面を通じて話したい時は、その人がオンラインならチャットで、入室前ならslackなどで呼び出すと良いでしょう。話したいグループが複数の場合は、ブレイクアウト(4-1にて補足)を有効活用します。

2-7,立ち話的な打ち合わせの奨励
特定のメンバーで専有するのはNGだけど、オープンな会話や打ち合わせは奨励。そんなルールが機能すると、ちょっとしたスタッフ間会議は、わざわざ会議室用の別アカウントを使わずに事足りることになります。たまたま通りがかった別のスタッフから、思わぬブレイクスルーが出てくるかもしれないし、どうしてもクローズな話がしたければ、ブレイクアウト(4-1にて補足)を使うという手もあります。

3,結局、大事なこと

具体的な活用法の紹介は、ひとまず以上です。

別記事とも重複しますが、業務のオンライン化を進める際に大切なのは、

●職場はそもそも、組織にどんな役割を果たしていたんだろう?
  ↓
●それはオンライン化で、どう実現できるだろう?

を考えて、いろいろ工夫していくことかと思います。

そしてこれらは遅かれ早かれ、私たちの暮らし方・働き方を更新するために、向き合う問いだったのだと思います。

「コロナだから仕方なく」よりも、「これを機に、働き方をアップデートしよう」の方がちょっと前向きに、クリエイティブになれるでしょうか。

いろいろ楽しみながら、試してみてください。

4,補足

ここから先は、トラブルシューティング等の必要に応じて読んでください。

4-1,有料版へのアップグレード
オンデザインは、「オンライン職場」のZoomを有料版にアップグレードしています。利用時間の制限がなくなるのと、共同ホスト機能があることで重宝しています。ただ、2であげたアイデアをとりあえず試して見る段階では、無料版でも十分かもしれません。

4-2,ブレイクアウトルームの設定
ブレイクアウトルームを有効にするには、設定が必要なようです。「プロフィール」→「設定」→「ミーティングにて(詳細)」→「ブレイクアウトルーム」のチェックをオンにしておいてください。

スクリーンショット 2020-04-06 13.42.03

4-3,インスタントミーティングにこのIDを使用
必須ではないですが、細かな設定として、「プロフィール」→「パーソナルミーティングID」→「編集」と入り、「インスタントミーティングにこのIDを使用する」にチェックを入れておくのがおすすめです。こうすると、インスタントでmtgを立ち上げても同じ部屋をつくることができるので、混乱が少なくなると思います。

4-4,ミーティングパスワードについて
Zoomは2020年4月5日ごろから、基本的にパーソナルミーティングに入る際のパスワードを必須にしたようです。

1-3で紹介した「参加用URL」は、このパスワード入力を省くことができる「ワンクリック用」のリンクです。逆に言えば、このURLが拡散しすぎると、いわゆるZoom爆撃のリスクも高まることになります。

「誰でも気軽に立ち寄れる」のが大切なので、ワンクリック用のURLを使うのが良いと思いますが、心配な場合は、「ミーティングID」と「パスワード」を別途で共有する、という手もあります。

4-5,ワンクリックリンクの参加用URLの作成
1-3で紹介した「ワンクリック用」のリンクの作成は、初期設定ではONになっているようです。うまく行かない場合は、「プロフィール」→「設定」→ミーティングをスケジュールする」→「ワンクリックで参加できるように、ミーティングリンクにパスワードを埋め込みます」がONになっているか確認してください。

スクリーンショット 2020-04-07 11.09.21

4-6,ホストキーの共有
ホストの常時ログインが難しい場合には、「ホストキー」も参加メンバーに共有しておきましょう。ホストがいない状況でログインした人は、キーを入力することによってホストになることができます(この記事が詳しい)。ホストキーは、「プロフィール」の下の方に欄があって、表示させることができます。

ここまで紹介した内容は、「さとのば大学」づくりに取り組んでいる仲間たちと試行したことや、下記のリンクを参照しながら勤務先の「オンデザイン」で実践していることです。

【参考にした記事】
24時間Zoomの2つの注意点: むらログ
いつでも開いてるオンライン会議室(何でもZoom)で、すぐに疑問を解消!

Zoomを実際に使う際のちょっとした工夫は別記事でまとめたので、そちらも合わせて御覧ください。



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フリーランス科学コミュニケーター 兼 設計事務所「オンデザイン」勤務。宇宙と星空の案内人、さとのば大学講師など。大切にしたいのは、「答え」よりも「問い」や「視点」、「知識」よりも「考え⽅」や「世界観」。何でも言語化、構造化、体系化する傾向があります。
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