会議という車のハンドルを握るにはコツがいる。

それでは第2回、プロジェクトマネジメント推進方法に関してご紹介していきます。

前回の記事↓

今回は、プロジェクトマネジメントをしていくうえで重要なスキルとなる「会議運営力」についてご紹介していきます。

日本人が大好きな「会議」
生産的な議論を行っている会議もあれば、ただタスク報告をしている会議、そもそも全員が何の話をしているかわからず迷子状態の会議等、様々な会議があります。
人の数だけ夢があるといわれておりますが同様に企業の数だけ会議がありますね。

そんな会議ですが、プロジェクトマネジメントを行う上で会議の運営は避けては通れません。
今回はそんな「会議」にまつわるあるあるをご紹介するともにその解決策について紐解いていきます。

〇プロジェクトマネジメント
会議方法を円滑に②　ゴールだけではなくプロセスも明確に。

会議とは進捗報告ももちろんですが、今ある課題に関してどのように話し合うか決める場所ではなく、あらかじめ決められた順序に乗っ取り、課題を解決していくための議論であると考えております。

スムーズな会議を行うためには、会議に参加する人々に向けたルールが必要になります。
そのルールとは、何歳でもできる簡単なルールです。

その名も「手はお膝」ルール。
会議中、パソコンは閉じて、会議参加者全員が共通の画面を見ているようにします。
（オンライン会議ではなかなか運営が難しいですが、今回はオフラインでの会議運営を前提として進めます。）

皆さん、会議中、会議とは別のタスクをパソコンで行っていたことはありませんか。
そして、ついつい通知をクリックしてしまう。
気が付いたら「今何の話していたっけ？」と運営メンバーに質問。その発言に、イラっとした顔をするメンバーを見たことがあるのではないでしょうか。
何かをやりながら、会議に参加することで誰かが幸せになることなど、ほとんどありません。

もちろん会議において、誰がどんな発言をしていて結果的にどういう結論になったのかを記録するための議事録を取る方は必要です。ただ５人参加する会議で５人とも同じ議事録を取ることの生産性は洗濯板を使った洗濯よりも低いのではないでしょうか。
１人がファシリテーター、そしてもう一人が議事録、後のメンバーは会議の発言に集中する。

またもう一つのコツとしては、会議のアジェンダだけではなく、この会議が終わった後のふさわしい状況も事前に会議参加者へ伝えておく必要があります。

考えてみてください。ゴールだけを示されてそこに至るまでのプロセスが明らかではない場合どのように進みますか。
例えば、皆さんが今東京にいたとして、沖縄に来てくださいと言われたら、車、船、飛行機等様々なアクセス方法があると思います。どの方法を選べばよいのかを提示していなければ、ゴールは同じでもそこに向かう時間や力だって変わってくるはずです。

また、ただ「沖縄にきて」という言葉だけだと、いついけばよいのか、誰と行けば良いのか、わからなくなってしまいます。
会議もこれと同じですよね。
５Ｗ１Ｈと中学生の英語で習ったかと思われますが、このように誰がどう聞いても解釈の余地をできるだけ少なくするという施策が必要になります。

目標をしっかりと立てて、そこに至るプロセスまで提示する。これにより、会議参加メンバーの目線をそろえやすくなります。

仕事は準備が9割と言いますが、会議も同じです。
ただ時間になったら会議に参加するのではなく、会議を行う前に準備をしましょう。繰り返しになりますが、会議運営能力はプロジェクトマネジメントを行う上で、欠かせない一つの能力です。

それでは、今回の記事はここまで。次回もお楽しみに。