苦手な『計画』と向き合い、学んだこと【自己理解】
皆さんは計画を立てるのが好きですか？物事をコツコツ進められますか？
恥ずかしながら私はとても苦手です。
前回行ったストレングスファインダーでもこの特性が表れており、
『一度決めた手順、スケジュールに忠実に則り動く』という意味を持つ
『規律性』が34位中最下位でした。
ただ、そんな私でも最近は「計画を立てるのも悪くないかも」と思えるようになってきて、
新しい学びを発見できたので書き起こしてみます。
結論、『タスクの整理と計画の立て方』が分からなかったのだと今は感じています。
まだ完全には得意とは言えませんが、計画が苦手な人はこれから一緒に克服していきましょう…！
ストレングスファインダーとは（メモ）
・ストレングスファインダー
自分の強みを34の資質から分かりやすく診断する自己分析ツール。
上位5～10位にとなった資質がその人の持つ才能と判断される。
資質は、大きく分けて4つのグループに分類される。
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・実行力 : 何かを実行したい、成し遂げたい資質
・影響力 : 人に影響を与えたい資質
・人間関係構築力 : 人との関係を育む資質
・戦略的思考 : 情報や状況に対処し分析する資質
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■「規律性」とは（メモ）
【規律性】
・実行力
・日課や身の回りを秩序立てる
・予測できて計画された日常を好む
・効率的が大事、だからこそ構造化、組織化、決まり、ルーティーンを作る
・正確性が高い、完璧主義ぽく見られる
・他の人が気付かない細かい間違いに気づく
・性格で詳細な方向を示せる
・物事が組織化されて秩序化されている状態を好む
・物事が乱雑な状態は好まない
【プラス面】
・物事を整理して期日を守って時間通りに完了させる
・限られたリソースを効率的に管理する
【マイナス面】
・柔軟性が低くなり、計画やルーティーンを変えようとしない
・機械的な人として見られてしまう
【未成熟】
L乱雑な状況や環境では混乱してしまう
【成熟】
・乱雑な状況や環境でも整理して秩序立てることが出来る
■規律性の人の特徴
・毎日ルーティーンで朝起きたときからやることが決まっている。朝食や曜日ごとに着る服など
・掃除する場所を曜日ごとに決めている
・ルーティーンを崩すのが嫌いだから飲み会があっても同じ時間に起きる
・仕事をシステム化したいと思う。紙→WEBなど無駄を省いたり自動化したりアウトソース化など、秩序立てる。
【他の資質と比較】
・規律性「締め切りを守ると自分が気持ちいい」責任感「締め切りを守ると他の人が自分を尊重してくれる」
・規律性「毎日同じが良い」適応性「毎日違っているのが良い」
・規律性「細かくミクロ的な視点がある」戦略性「上から俯瞰してマクロ的な視野がある」
・規律性「自分の全てのシステムを機能させるために規律が必要」公平性「全員を一定に扱うために基準が必要」
■前提：思うがままに行動！
もともと計画自体に苦手意識を感じていました。
わざわざ計画を立てたのに決めた時間で終わらなくて計画がぐちゃぐちゃになる。
前提急遽対応が入ることが多くてそもそもうまくいかない可能性が高い。
気分屋でやりたい仕事と今やらなきゃいけない仕事が合わない。
頑張って計画を立てたにもかかわらずうまく進まず、
「計画立てた時間が無駄じゃないか？」と思ってしまうことが多かったからです。
これは前職の状況が大きく関わっていたと思っていて、
やりたい仕事を取りかかかろうと思ったらお客様に呼ばれたり、
急に施設が壊れて修理対応に入ったり
やりたいことを集中して取り掛かれる時間が本当に少なかったです。
（選手練習前の朝5時半に誰もいない店舗で自分の仕事を片している時が一番至福の時間）
着想が高いことも恐らく原因で、興味関心がとても移りやすいので
いつに何をする、ということを予め決める事に対しての抵抗もあり
計画をしっかり立てると、なんだか束縛されている気分でした…。
そもそもロボットじゃないんだから決めた事通りに進む世の中じゃないでしょ！という思考回路。
そんな理由から、仕事だったり私生活でも「これやりたい！」と思った時にすぐ行動！
具体的には、なんとなく返しやすい！これ返したい！と思ったメールをすぐ返信したり、
私生活でも出かける準備をしていた時になんとなく汚れている場所を見つけてそのまま掃除をし始めたり。
その結果、「仕事が想定した時間に終わらなくなる」「待ち合わせの時間にギリギリに着く」なんていうことが日常茶飯事でした。（文字にしてみるとなかなかにひどい）
特に現職は限られた時間の中で効率的なパフォーマンスを発揮することが求められているため、頑張らなければならない部分なので
苦しいことが多かったです。
コツコツ物事を継続したり、計画性が高い人に凄く憧れがある。
そうなりたいと思う自分もいる。なのになかなか実現できない現実。
皆が出来ていることが、どうして自分は出来ないんだろう…と悩んでいた時期があり、
計画得意な親友に相談してみました。
■変われたきっかけ：計画性が高い親友からのアドバイス
・朝に計画を立ててその通りに進めていく
・計画を数パターンも立ててすぐに軌道修正できるようにしている
・すぐやれるものはすぐやる！
・対応に5分以上かかるものはスケジュールにその場で入れる
・時間通り終わらなければ今のタスクを投げ出して次のタスクをやり始めるか、次のタスクを辞めるか。
・それか、そもそもスケジュールに入れた仕事の所要時間ってこんなにかかるっけ？早く終えた余裕で出来ないかな？を考える。
・タスクに日付を書き、やれなければ次の日に回す。
・3日間タスクが行えなければ、そもそもタスクをやる必要がないと判断して無くす。
特に響いたのは『朝に計画を立てる事』『所要時間の見直し』の2つでした。
実際に朝の時間で計画を立てることは新人の頃から教わっていたことで、当時のOJTさんが毎日指摘して下さっていました。
その時は結局最後まで計画を立ててその通りに行うことは出来ず、OJTさんがスケジュールを整えて下さる始末。甘やかされていたなぁ。
（ちなみに同期の皆はスケジュールの甘さを毎日詰められていたみたいで、自分だけは出勤したら当日のスケジュール調整が自動的にされていたのは、今でも外さないネタになっています。OJTさんに感謝、、、）
計画を数パターン練る、という部分を聞いて本当に鳥肌が立ったし、
今でもこのレベルは考えるだけでも正直しんどいと思ってしまいます。
散々電話口で出来ない…と言いつつ、
どうやって工夫しているのかを聞いて、
また出来ないなぁ…という事を繰り返していたものの
なんとなく業務内容の所要時間や何曜日が忙しい。などが掴めてきたし、
20代後半の今の時期は『苦手に向き合う』をテーマにしているので
とにかくチャレンジしてみることにしました。
■タスク整理『緊急性』『重要度』『対応者』
計画の肝はここにあると思います。
まず、計画を立てる前に下記のようにタスク整理をしました。
・緊急性…『今』行うべきなのか
・重要度…『絶対に』行うべきなのか
・対応者…『自分が』行うべきなのか
・緊急性…『今』行うべきなのか
仕事が終わらないのは優先順位が付けられていないからだ！と自覚はしていたし
上長にも先輩にも言われることはあったのですが、
そもそも優先順位の概念とは？という初歩の初歩からのスタート。
そんな中でも仕事が忙しくて終わらない時ってどういう時なのか？を考えると
『とにかく社内メールが溜まっている』『やりたい仕事が出来ていない』ことが圧倒的に多い。
メールはなくそう！という事をよく言われていたのもあり、
『メールを溜める＝悪/メールを全て返す＝善』だと思っていました。
ただ冷静にメールを読んでみると
【至急】という表題の割には1週間後の内容が載っていることや期限指定がないメールが多い。
そもそも至急ではなくないか？期限がないという事は焦っていないんじゃないか？
と、改めて考えてみると
やった方が良いことに間違いはないけど、『今』絶対にやらなければならないことではないと気付きました。
・重要度…『絶対に』行うべきなのか
何を重要ととらえるのか、ここも結構悩みました。
そもそも重要だと思う事ってその人の価値観や状況によって違くないか？
自分としては必要ない、だけど相手にとっては大事なもの、とかあるよな。
と一瞬泥沼にはまりそうでしたが、
シンプルに『相手が求めているか？』
『アクションの効果がどれだけあるか』を基準にしました。
凄く喜んでもらえるのであれば、求められていて効果も高い。
ありがた迷惑のように思われたりノーリアクションであれば求められておらず、効果も低い。
個々の価値観によって変わっていくものだからこそ、
自分基準で考えるとズレが生じると感じ、相手基準で考えるようにしました。
例えると誕生日。
誕生日は絶対に祝ってほしい！という人や、
祝われたらすっごい嬉しい！という人の、誕生日への重要度は高い。
自分は祝ってほしい！という気持ちは薄く、
のほほんと過ごしていたので
誕生日に対する重要度は前まで低かったです。
『物事』だけではなく『その人の価値観』や、『タイミング』などの要素が重要度には関わってくるのだと、
親友に祝ってもらった経験から感じました。
今思えば、これまでの自分は全てにおいて重要度を強く認識していて、
とにかくやらなきゃ！と思っていたんだなぁ。
・対応者…『自分』が行うべきなのか
顧客にシステムを介して自ら対応して頂くようにご案内したり、
スケジュールを指定して社内関係者に納期管理してもらったり、
自分の範囲内で言うと予定表の絶対に予定が入らない早朝4時あたりにタスクを書き込み、
すぐ忘れる自分の代わりに、Outlook君に管理を一任しています。
『顧客のために対応しませんってどうなの？』と思われてしまうかもですが、
システムの代わりに手動で行うことでロスタイムやミスが発生し、
顧客のためにならない時もある、ということは割とあったりすると思います。
前職のインストラクター時代で言うと、『マスターズ』という社会人大会のエントリ―方法について業務フローを変えたことがありました。
以前は担当者が口頭や書面で聞き取りを行っていたのですが、言った言わない問題が発生していたり、時期により大会が多すぎて受付スタッフが対応できない事ことが多かったため
エントリーフォームを作成して携帯から打ち込みをしてもらうように変更。
誰かからの又聞きなどがなくなり、システムで何をいつ打ったのかまで確認ができる。
顧客はわざわざ店舗に来なくとも良い。
エントリー自体もデータで出力してコピーペーストしてしまえばミスも発生しない。
全部自分がやりたい！やらなきゃ！と思ってしまう性格だからこそ、一度我慢。
『そもそも自分が行う事が相手にとってベストなのか？』を考えることにより、
納期漏れやヒューマンエラーなどが圧倒的に減りました。
■計画の立て方
・長めの余裕込みでルーティン業務を設定
週次会議や日次でのルーティン業務など、中身の緊急性や重要度とか全く関係なく
とにかく毎日対応する時間が求められるタスクに関しては
予めスケジュールに組み込んでいるかと思いますが、
ここでは長めに余裕を持って設定することが自分なりのポイントです。
以前はギリギリの時間設定だったため、そもそも決めた時間で対応ができず
全ての予定が後ろが押しになり計画崩壊。
メール処理など基本30分程で皆は設定していますが、立て込むと1時間必要になる時もあるため、今はあえて1時間半の時間で設定しています。
余裕をもって長めに設定しているので、何か不測の事態でも対応することが出来るようになり、仕事が前倒しになることが多くなりました。
次の仕事を繰り上げることができ、想定した以上に仕事を回せるときも多くなったため、気持ち的に凄くラク。
現職では急遽仕事が舞い込むときもあるため、それを踏まえて
ちょっと長くないか？と思うぐらいが丁度良いと思っています。
・Mustタスク（重要度高×緊急性高い）を朝イチに設定
業務が始まると至急対応してほしいです！というMust事柄が都度発生するため
フル集中してタスクをこなせる時間が少ないです。
特に頭を使って考えたい仕事をしている時に別の依頼が入ってくると
あれ、どこまで考えていたっけ？と集中力が切れてしまう…。
だからこそ、朝イチの誰も稼働していない時間に今日絶対に早めにやらなきゃいけない業務を行うようにしました。
現職だと重要な顧客対応や明日の会議関連の業務を
始業直後の30分～1時間で行うようにスケジュールを設定。
思えば前職でも選手朝練前の5時半という早朝誰もいない店舗で来月の販促企画書など作成していました。
今日早めに絶対にやらなきゃいけない仕事は既に朝の時点で終えられている。
この充実感はとても気持ちいいし、なにより
『やらなきゃいけない仕事が終わらなかった時の絶望』を感じることがないので
とても気分が良いです。
・Wantタスク（重要度高×緊急性低）を設定。
ここまでやってからやりたい業務を設定していきます。
業務改善やモニタリングなど、すぐにではないけどやった方が良いタスクを組み込んでいくため、
やるべき仕事をこなした上でパフォーマンスを上げられるし、
思った以上に進まなくともガッカリすること、躍起になって終わらせてやる！！と無理に残業するもなくなりました。
ただ重要度高いものから設定していくので、どれから行うか、ここの判別は大事。
現状把握→課題設定→アクション設定→タスクに落とし込む、という流れにしており、
課題の中でも完了すれば効果も高くパフォーマンスも上がり、成果に繋がるタスクを優先的に設定しています。
前職で言うと、直近半年の体験入会率が平均より低い→顧客対応のレベル差がある→対応方法の見直し・研修資料の作成→落とし込み。という流れを作り、
数値分析から行っていくような形です。
・スケジュール外は緊急度高×重要度高タスクのみ対応
ここまで設定してしまえば、あとはスケジュールのままに対応してくのみですが、
業務中は様々なタスクが振りかかってくる時は、
上述の『緊急性』『重要度』『対応者』の要素で判断。
今すぐやらないとまずいメールが届いた時には、メール処理の時間でなくともその場で対応。
基本的にメールであれば5分、どんなにややこしい内容で長くても15分あれば対応できるので
長めに余裕をもって設定しているスケジュールにはそこまで影響は出ません。
バタバタすることもないので、いつも心穏やかに過ごせます。
■大事にしたいこと：時間を大事にする
Outlookのスケジュールを設定した際、会議や日々のルーティン業務に4時間程が費やされており、
自分が自由に使える時間は4時間しかなかったことから、
改めて時間は限られているものだと認識することが出来ました。
スケジュールを設定することで、時間を可視化することできたのも大きな学びです。
だからこそ、限られた時間の中で何をするか、が大事。
書いていく中で改めて日々を大事にしていきたいと思いました。
あとは計画を立てて実行していくことが意外と悪くないことも学びでした。
決めたことを決めたままこなしていくのは意外にも楽だし、
都度考えなくて良いから負担も少ない！
何よりやらなきゃいけない事をやりながら、
やりたい事を逃さずに行うことが出来て、
日々前進できている感じがとても充実します。
とは言え、ここに書いてあること自体まだまだレベルが低く、
自分としても得意です！とは言えないので
これからも不得手ながらもチャレンジしていきたい。
苦手なことを求められる仕事だからこそ、成長できるチャンス！
弱みを弱みだと認めて、強みを活かしながらカバーする方法を
これからも探していきたいと思います。
オススメの計画の立て方やポイントなど
コメント等でもし教えて頂けるのであれば嬉しいです…！
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