人間関係も良くなる？シングルタスクで物事を進めるための対策

おはようございます。
おかゆーじです。

マルチタスクに関する内容を
全4記事にわたり配信してきました。

今回はマルチタスクになりそうな
フラグが立ってしまったときに
どうやってそのフラグをへし折っていくか。

今回は最終回ということで
さらに具体的な方法を配信いたします。

・こまめに休憩をとることで成果を上げられる
・NTD(Not To Do)リストを活用する
・割り込み仕事はどうやって片付けるか
・余白時間を作り業務効率化
・シングルタスクで人間関係も良くなる

これらについて配信いたしますので
ぜひ最後までご覧ください。

また前回の記事をまだ見ていない方は
下記のリンクからチェックしてください

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2020年6月1日 投稿
脱マルチタスク！仕事を効率よく進める方法--200601--
https://note.com/sb_okayuji/n/na37618fcb6bc
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仕事ができる人ほど細かく休憩をとる

▼仕事ができる社員
すぐに仕事に取りかかり
シングルタスクで消化し細かく休憩をとる

▼仕事ができない社員
仕事に取りかかるまでに時間が掛かり
マルチタスクになり消化できずダラダラ仕事をする

さて、あなたはどちらに当てはまりますか？

ちなみに後者は少し語弊がありますが
仕事ができないというよりは
エンジンが入るまでに時間がかかってしまい
結果的に時間がなくなり
マルチタスクになってしまうということです。

あなたが後者の場合か
あるいはマルチタスクになってしまう。

もしそうなのであれば
改善するために下記を実行しましょう。

・定期的に休憩を取る
・仕事は時間だけで考えずタスクの内容と時間をセットで見積もる

これらは数々の研究で証明されていますが
成果を上げるためには大事な要素です。

これを実行するだけで
マルチタスクになり成果が上がりやすくなるなら
やらない理由はないですよね。

プランニング能力の高さ=仕事の成功

このように覚えておきましょう。

NTDリストを活用する

TODOリストは聞いたことありますよね？

この「NTD(Not To Do)リスト」は
このTODOの逆のことを指します。

▼TODOリスト
仕事などてやるべきことを
まとめてリストアップしておく
=やることリスト

▼NTDリスト
自分がやらなくていいと判断した仕事などをまとめてリストしておく
=やらないことリスト

NTDリストを作り方ですが

・普段やっていること
・TODOリストの中身

これらを数日〜1週間くらいピックアップして
振り返りをする習慣をつけます。

その中から

・やらなくても良いこと
・やっても意味がなかったこと
・やらない方がいいこと

これらをリストアップしていきます。

これにより同様のタスクが発生したときに
NTD(やらない)リストに入ってることで
『やらない』『やらなくてもいい』
という選択を取ることができます。

これがNTDリストの使い方です。

さらに1週間の行動を振り返ると
類似タスクが見つかる場合があります。

・メールのチェック
・SNSの確認や返信
・請求書や見積もり作成 など

これらのタスクは切り替えるたびに
集中力が削がれてしまうのです。

要するに『マルチタスク』のトラップ
『タスクスイッチング』が起きてしまうのです。

ですのでこのようなものは
一つにまとめて処理した方が良いです。

仕事ができる人たちはこの方法でやっています。

「細々とした作業は一つにまとめて消化する」

これを覚えておきましょう。

割り込みタスクを片付ける方法

・急に入ってきた仕事
・上司に急に頼まれた仕事
・急に思い出して消化しなければいけないこと

これらを割り込みタスクといいます。

ちなみに皆さんも経験ありますよね？

割り込みタスクをその瞬間に消化しようとすると
『マルチタスク』になる可能性があるため
これは何としても避けたいです。

では、どのように対処していけばいいのか。

この問題を解決するための方法が

「1-10-1テクニック」

これが非常に有効的なのでご説明いたします。

この「1-10-1」は時間を表しており
「1分、10分、1時間」と考えます。

・1分で片付く仕事
・10分で片付く仕事
・1時間(あるいはそれ以上)で片付く仕事

このように分類されます。
そしてこれに対して自分の中でルールを決めます。

▼1分で片付く仕事
考えてる時間が無駄なので
「さっさと終わらす」

▼10分で片付く仕事
後でやる時間を確保し
「なるべく早くやる」

▼1時間以上かかる仕事
その日の予定が崩れる可能性があるため
「今日はやらずに明日以降の予定に入れる」

10分で片付く仕事が細々と出てくる場合は
複数のタスクを1時間くらいの一つの束にして
まとめて後でやりましょう。

メールやSNSの確認や返信も
この束の中に織り込むと良いですね。

このようにタスクが発生した際の対処法を
事前に決めておくことで『マルチタスク』を回避できます。

『タスクスイッチング』を起こさないように
このように対策しておくことが重要と言えます。

1日2回くらいの余白時間を作る

割り込みタスクが入ってきた場合の
対策をお話ししましたが
後で片付けるほどのまとまった時間を
作るためにはどうすれば良いでしょうか。

この場合はこれで解決します。

1日2回くらいの余白時間を事前に作っておく

当たり前のことかもしれませんが
この方法で解決していきましょう。

先ほどの割り込みタスクや
適当な仕事、また仕事が長引いたりと
どうしても時間が必要になることありますよね。

この時に余白、つまり時間の余裕があれば
束にしたタスクをこの余白の時間に
放り込むことができます。

この方法をつかうと
もともと予定していた時間内に
(仕事で言えば就業時間内に)
全てのタスクを終えることができます。

あなたの周りにも
何かと理由をつけて残業している人いますよね？

これは単にセルフマネジメントが
できていないと言えます。

効率的にタスクを消化していくためには
これは必至ですので必ず取り入れましょう。

シングルタスクで人間関係も良くなる

人間関係を良くするためには
『EQ』をあげる必要があると言われています。

IQが知能指数というのはご存知かと思いますが
この『EQ』とは心の知能指数や共感指数を指し
いわば『共感能力』を数値化したものです。

この『EQ』が人間関係構築には非常に重要です。

経営者の場合はIQの方が重要ですが
一般の会社員の方や人と関わる仕事の場合は
上司との折衝などでこれが必要ですので
IQより『EQ』の方が重要と言われています。
※もちろんIQが高いことに越したことはないです

そしてこの共感能力を高めるために
『シングルタスク』が非常に重要と言えます。

逆に『マルチタスク』になってしまうと
人間関係も悪くなってくるのです。

例えば相手との対話中
別のことや関係ないことに
意識がいってしまうことありませんか？

・スマホをいじったり
・別のことに気が散ったり
・明日の予定を気にしたり

これらは『マルチタスクの状態』といえます。

このようになってしまうと

・相手の話を聞いていない
・話の内容が入ってこない

このような状態になってしまいます。

まぁ経験あると思いますが
パートナーと喋っている時に
相手に携帯をいじられてると
「こいつ話聞いてるの？」となりますよね？

結果、関係が悪くなったり
最悪の場合は破局したりします。

要するに『マルチタスク』が原因といえます。

これを避けるためには
コミュニケーションにおいても
『マルチタスク』ではなく
『シングルタスク』を意識するようにしましょう。

相手と話をするときは『シングルタスク』です。

まとめ

マルチタスクの危険性と
シングルタスクの勧めについて
合計4回にわたってご紹介してきました。

結論としては
一瞬一瞬の目の前にある現実に
注意を向けることによって
人生の価値を高めることができます。

ちなみにこの考え方を

「ハイパーリアリティ」

といいます。

私たちは集中力を発揮することによって
この『ハイパーリアリティ』を手に入れることができます。

今すぐシングルタスカーとして
100%行動していくのは難しいですので
トレーニングだと思って取り組むと
気楽に改善していけると思います。

ですので今日から少しずつでも良いので
ご紹介した対策を使いながら
『シングルタスク』で物事を消化し
少しずつ成功に近づいていきましょう。

マガジン配信のお知らせ

今回お届けした
マルチタスクに関する記事をマガジンで配信いたします。

過去記事をまだ見ていない場合や
戻って見返したい人はこちらからご覧ください。

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2020年6月2日 投稿
マルチタスクは脳を破壊する？その原因と対策について
https://note.com/sb_okayuji/m/mc6571ffdf7b6
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