プロポーザル案件にて。AI秘書活用で100万円を節約できたかもな話。

令和5年度は25本の地方創生関連事業に登壇

ECサイトのSEOやコンテンツマーケティング、プレスリリースなどをお手伝いしている、株式会社ユウキノインのさこっちです。

ネットショップ担当者フォーラムに連載コラムを持たせていただいたり、
コロナ禍以降、地方創生事業に関してECの講座での登壇が増えていて、令和5年度は地方創生関連で25本の講座を担当しました。

地方創生事業は楽天グループ株式会社さんと協業することが多かったのですが、奈良県の事業は当社ユウキノインが採択され、創業して初のプロポーザル挑戦で採択されました。
下記のnoteにもまとめていますので、ご覧ください。

行政系事業は書類が大変

まず、申請が大変

とあるプロポーザル案件の書類一式。提案書や概算見積などなど。

上図は、残念ながら採択されなかった別のプロポーザル案件の提案書など、提出書類一式です。PDFなどでのデータでの提出はできません。

この手の書類は毎回ゼクシィかよというほどの厚さになります。
IT導入補助金や小規模事業者持続化補助金の申請をされた方は「わかる」となっていただけるかなと思います。
この額の補助金でこんなにたくさん資料いるの？となりますよね。

そりゃあ公的な資金を活用するものですし、コロナ関連では不正受給も数多く報道されていましたから致し方ないところなのかもしれません。
逆に、そんだけ書類あって不正受給が事前に見抜けないものなの？とも思いますが・・・。

というぐらい、まずは申請が大変。入札資格が必要な案件では入札資格を取らなければなりません。そしてこの手のものは文書が難解なことも多い気がします。

ものすごく堅い文章も、GPTでわかりやすくしたりはしていました。
「ギャル語でわかりやすくして」みたいな遊びもやりました。

採択された後が大変。お金も大変。

事業が始まるとそれはまたそれで大変。奈良県の事業では全8回のシリーズ、コース別に全14講座を行いましたが、運営が大変。

どんなイベント催事でも運営は本当に大変ですよね。イベント企画実行されている方にあらためて敬意を表する思いです。

採択案件の精算は基本年度ですから、それまでの運営費用はまず持ち出しで行わなければなりません。本件では、14講座に12人の講師を招聘しましたが、それらも自社で立替しなければなりません。

まして、今回が最初の採択案件になった当社は実績がないので、保証金を預けなければならず、4年目の小さな会社には中々の出費が発生します。

そして報告書が大変。。

晴れて事業が終了して万々歳というわけにはいきません。事業完了報告書を期日までに提出しなければなりません。これがまた大変。
これまでに採択されたことがある方に伺うと80ページ前後になるとのことで、この時間を捻出するのが大変。

報告書への必須事項のあれこれ、アンケートの集計、まとめ、当日の様子を記録した写真のピックアップ、講座の総括と課題、スライドの抜粋などなどたしかに8開催14講座分となると80ページ超えは必至・・・。

僕は集計したりグラフをつくったりという、この手の事務作業が苦手。できることならやりたくない。でも報告書が受理されなければ、報酬をいただくこともできません。そこで、こうした事務作業が得意な人をスカウトすることにしました。

そこでアシスタントをスカウト

ECの知識経験が豊富で信頼できる(と思ってた)方がフリーランスになるかもということで、今回の事業報告書をお試しとして、今後業務委託でアシスタント業務をお願いしてみることにしました。

講座は2月が最終回でしたが、1月末の時点で事業完了報告書のたたき台を提出してほしいとのお達しがあったので、お願いする方と年末に打ち合わせを重ね業務内容をお伝えしていました。「年が明けたら一度事務所にお伺いします」と言っていただいたの憂いなし。

自分の苦手なところをカバーしてくれそうな人にも目処が立ったことえ年末年始もゆっくり過ごすことができました。

が、音信不通で大ピンチ！

年始を迎え、さぁ打ち合わせ！というタイミングでなんと音信不通に・・・。1月も折り返し、最初のプロット提出まで10営業日もない。
なのに1月は6本の登壇を抱え、登壇資料を作成するので手一杯！

とにかく、通常業務を優先し、登壇資料を整え、事業完了報告書に着手しよう！と思ってとりかかるものの、それが片付いた頃には月末処理も。

とにかく付け焼き刃状態でもいいのでたたき台を作らねばと、1月31日の夜、ギリギリにそれはもうツギハギ状態のものを提出。

戻されたものには案の定ダメ出しの嵐。いやそりゃそうですよねという感じ。再度2月中に再提出をということで、腹を括る。

それ、GPTにお願いしてみたら？

2月こそ登壇の大詰めという感じで5本の登壇。うるう年で1日多いと言ったって29日です。マジ2月31日までください・・・という感じでした。

そんな窮状を知人に吐露したところ、
「それGPTでやってみたら？」というのです。

ChatGPTは、有料アカウントを初期から利用し、そこはかとなく使ってきました。
僕は基礎的なHTMLを除いてコードを書くことができませんので、構造化データのソースコードを書いてもらったり、サイトのタイトルやディスクリプションのコンテンツのブレストなどなど。

それらもアシスタント業務といえばそうかもしれませんが、事業完了報告書の原本にGPTを活用するというのは考えていなかったので、なるほどとなりました。

何度か模索し、最適なプロンプトを見つけたら、改めて凄さを痛感。
特にアンケートの集計まとめで力を発揮しました。

役員秘書の時給は1,280円～1,850円が相場？

求人サイトで役員秘書の時給を調べると、上記の幅が多いように感じました。

今回のような書類作成のほか、事務作業、請求業務、スケジューリング、登壇時の会場サポートなどお願いしたいことは多岐にわたりそうなので、一旦時給は2,000円としていました。

ご自身の業務もあるので、1日5時間、週2日、月に10日、こちらの業務をお願いしようと考えていたので、2,000円✕5時間✕10日で月に10万円の人件費＋イレギュラーな場面の対応を含んだ分を売上計画表に計上していました。

1月半ばから期末となる8月の8ヶ月あまりで約100万円を見込んでいましたが、あれ？現地対応などを除いたそのほとんどがChatGPTで賄えるのではないか？と感じるぐらいには、業務報告書がサポートでうまく活用できた気がしました。

表題の100万円は8ヶ月間の試算なので、全部削減できてないじゃないか！とちょっと釣りと思われていたら、ごめんなさい。
今回の業務報告書に限るともっとミニマムにはなりますよね。

ですが、GPTはそれぐらいのポテンシャルがあるかもと感じた次第です。

今回は初めてのケースなのでどのぐらいの作業期間になるか、報告書のボリュームも未知数で、当日の様子などをお伝えして書き起こしてもらうなどの説明時間を考慮して営業日として1週間を見込んでいました。

なので、1日5時間1万円✕7営業日＝7万円を見込んでいた感じですが、自分でGPTを活用した事業完了報告書の完成には10時間という結果でした。

人はいなくなるし、音信不通にもなるし、それによって人間不信にもなりそうでしたが、GPTは・・・いや依存はよくないですね。
共存できるように、模索していきたいと思います。

とはいえ、アシスタントさんは良き人がいればと引き続き探していきたいなと。