【業務効率化】仕事で、メモをとることの3つのメリットとは？

前回までの記事では、部下のチャレンジする環境を作ることの大切さについてご紹介しました。

今回は、メモすることの大切さについてご紹介したいと思います。

私は10店舗以上を経験し、現在新店舗の店長になるべく引き継ぎを受けております。

今回の記事を参考にしていただくと、自分のタスク管理ができるだけではなく、情報共有による業務効率化などを測ることができます。

メモすることのメリットとは？

他にもたくさんいいことがあると思いますが、私はメモすることのメリットは大きく分けて3つあると思います。

①自分の考え💡やアイディア✨を整理できる。
②タスク管理🧐ができる。
③相手に情報共有💕ができる

デメリットは「めんどくさい」ってことくらいではないでしょうか。

ちなみに私が尊敬する、「完璧に近い仕事を提供できる人」で、メモを取っていない人はほぼいません。

では、そういった方々はどのようなメモの取り方をしているのか？

1つずつ見ていきましょう。

①自分の考えやアイディアを整理できる。

皆さんは、新しいことを始めたり、自分の仕事アイデアをまとめるときにどのような作業をしていますか？

例えば、私はできるだけ、文字におこしたり、絵を描いたり、図を書くなどのメモを取り、アウトプットすることでアイディアをまとめたりしています。

以前私が書いていた今後必要だと思うスキルについて↓↓

こういった、手書き作業をすることで頭の中を整理できますし、作業をする分頭に残りやすいですからね。

しかも、そういったアイディアはふとした瞬間に気づいたり、頭に浮かんだりすることがあるので、私はできるだけ思い浮かんだらすぐにメモを取るようにしています。

（私の周りの優秀な方に話を聞くと、考えが浮かばない時は、早めに睡眠をとって、朝起きた時に思い浮かんだアイディアをメモする人が多い印象です。

皆さんもどうしてもnoteのネタが思い浮かばない時は、早めに寝て翌朝にメモをとる習慣をつけることをお勧めします🙄✨）

②タスク管理ができる。

皆さんは上司やお客様から緊急の仕事や依頼が入ってしまったことはありませんか？

やろうと思っていたスケジュールが狂ってしまうと、急に焦ってしまったり、混乱することがありますよね😂💦

慣れてしまったり、ある程度ベテランになると、余裕を持ってスケジュールを組み立てるコツが学べるので、冷静なフリができるものです。

（本当は、管理者だって仕事が立て込んでいれば心の中では焦ったり、困ってるんですよ？見せないだけです笑）

では、そんな時にはどのように対応すればいいのか？

まずは、スケジュールやタスクなどのメモを確認して、いつまでのどのような対応をすればいいのかを決めればいいのです。

ある程度の締め切りと、仕事内容の質、対応を先に考えてしまえば、あとは実行するだけですので、それほど難しいことではないですよね。

こういったタスク管理においても、メモは必要性を感じます。

スケジュールに関する記事↓↓

③相手に情報共有できる

そして、最後にメモのいいところは、相手に情報共有できるということです。

メモがうまい人は“報・連・相“🙋🏻‍♂️がとても上手です。

「何が問題でどのような対応をしなければいけないのか」を相手にわかるように伝えることで、業務効率も上がりますし、連帯感なども生まれてコミュニケーション力が高まりますからね。

（これは私だけかもしれませんが、「〇〇さんから、電話がありました。」という報告のメモだけでもとても嬉しい気持ちになります。

スタッフの立場から考えると、口頭で報告する方が簡単だと思いますが、メモという形に残して報告することで上司も業務を忘れ難くなりますし、そういった配慮が何より嬉しいのです。）

そして、重要なのが“伝え方“です

たまにあるのが、「いつ」、「どこで」、「誰が」、「どういった理由で」、「何をしたのか」という5W1Hの必要事項が抜けている場合があります。

そうった点を配慮できる人と一緒に働けると、私はとても光栄に思います。

報連相に関する記事↓↓

〜最後に〜

いかがでしたか？

皆さんも、仕事でメモは当たり前にしていると思いますが、案外疎かになっている人が多いのではないでしょうか。

人間の脳みそは忘れたり、余計なことを考えるようにできているのです。

できるだけ、そういった性質を踏まえて仕事ができるようになるとさらなる業務効率化ができそうですよね♪(´ε｀ )

「私はこんなメモの仕方の工夫しています」という特徴のある方がいましたら、シェアしていただけるととても嬉しいです😆❗️