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名前・顔・担当業務などの情報を可視化→ストック!esaでメンバーディレクトリをつくりました

こんにちは!RoomClip 人事のマツモラです。
RoomClipでは最近「メンバーディレクトリ」を作成しました。

・会社の規模が大きくなってきたので、社内コミュニケーションの助けになるツールが欲しい!
・新入社員の配属などもあり、お互いのことをより深く知る必要がある!

といったニーズをお持ちの方向けに、一事例として参考になったら嬉しいです。


ディレクトリとは?

ディレクトリとは、電話帳(phone~)、住所録、名鑑、要覧、指導書、規則集などの意味を持つ英単語。IT関連では、多数の対象をその所在などの情報と共に一覧できるよう整理したものを意味することが多い。
(出典:IT用語辞典 e-Words

最近Slackにもディレクトリという項目が追加されましたが、このnoteでいう「メンバーディレクトリ」は「従業員台帳」や「社員名簿」に近いものを指しています。

なぜディレクトリを作ることになったのか

理由は主に2つです。

①RoomClipメンバーの顔と名前を一致させる
②各メンバーの担当領域や持っているノウハウ・知識を可視化&ストックすることで、必要な情報へアクセスしやすい状態をつくる


①RoomClipメンバーの顔と名前を一致させる
1つ目の理由は、主にRoomClipに新しく加わったメンバーと育児休暇から復帰するメンバー向けです。

RoomClipではメンバー数が60名ほどに増えたことに加え、直近では在宅ワークに働き方が変わったりと、入社後すぐに顔と名前を一致させる事が難しくなってしまいました。顔と名前が一致していると、心理的な不安も軽減でき業務がスムーズに進められると考え、今回ディレクトリを作成することにしました。(実は以前から、社員一覧欲しい!と言うニーズが既存メンバーからもあがっていたのですが、これを機に「やろう!」とエンジンをかけました)


各メンバーの担当領域や持っているノウハウ・知識を可視化&ストックすることで、必要な情報へアクセスしやすい状態をつくる
人数が少ないうちは、特に明示しなくてもお互いの業務内容や各メンバーの持っている知識などを把握できている思いますが、人数が増えるとそれが難しくなってしまいます。

RoomClipでも、「既存メンバーは、経験ベースでお互いのことを認識しているものの、新しく入ったメンバーはそれがわからず、必要な情報を入手するのが難しい」という状態が発生しがちでした。

「誰に聞いたらいいかわからないのですが・・・」

一番わかりやすいのは、上記のような書き出しの投稿がSlack上で増えてきたことです。

結果、困った時に誰に質問したら良いかが一度検索するだけですぐに分かり、かつそれが一つにまとまっている場所(=メンバーディレクトリ)が必要だなと判断しました。

上記の2つが、メンバーディレクトリ作成に至った主な理由ですが、副次的に「一緒に働くメンバーのことをより深く知ることで、日々のコミュニケーションのヒントを見つけて欲しい」という想いも込められています。

どのプラットフォームで作成したのか

「メンバーディレクトリを日常的に利用してもらいたい」という想いから、すでに日常業務で使用しているツールの中から使用することにしました。

そこで候補にあがったのが下記4つのツールです
・Google Docs
・Slack
・SmartHR
・esa

それぞれのツールを、今回は下記の観点から比較検討しました。
・ツールへのアクセスのしやすさ(=日常的に使っているかどうか)
・カスタマイズ性(=必要項目をカバーできるか)
・フォーマットの統一感

※上記であげた4つのツール、定常的に業務にて使用させていただき助けられています!今回はあくまで「RoomClipのディレクトリニーズとどれがマッチするか」と言う観点で選ばせていただきました・・・!

上記3点をもとに比較検討し、結果RoomClipではesaを使ってメンバーディレクトリを作成することになりました!

どういうアウトプットになったのか

メンバーディレクトリの作成目的と照らし合わせて、 RoomClipのディレクトリは下記の項目となりました。

・氏名(ふりがな)
・部署&チーム
・担当業務サマリ
・RoomClipマイページURL
・顔写真
・Slackアイコン
・担当業務
・ワークスタイル
・経歴(任意)
・自己紹介(任意)

アウトプットイメージは下記のスクリーンショットのような感じです!
(画像出典:esa

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経歴や自己紹介は任意にしていたのですが、結構ボリューム多めに書いてくれたメンバーが多く、読み応えのあるディレクトリになりました!

個人情報を含むので残念ながら公開はできないですが、「好きな映画25選」を書いたり、生い立ちから現在までの経歴をかなり細かく書いてくれたりと、それぞれ個性強めのディレクトリになりました(笑)

実際の利用シーン

メンバーディレクトリを作成し、実際どういったシーンで利用しているのかを主な事例を2つ紹介します。

①新入社員へのオリエンテーションの際やSlackで声かけをする際に、メンバーディレクトリへのリンクも共有
→名前のところに入っているハイパーリンクをクリックすると、ディレクトリに飛びます

スクリーンショット 2020-05-29 17.36.10

②esaのメンバーディレクトリ配下でキーワード検索
→ 誰に質問したら良いかがパッとわかる(このスクショは、「住所変更」について検索した時の結果です)

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実際にディレクトリを活用したメンバーの声

運用を開始してまだ1ヶ月弱ほどですので、大きな変化が見えているわけではないですが、実際にメンバーからあがった声を紹介したいと思います。

在宅ワークに切り替わり、「テキストコミュニケーション」が増えました。以前は、同じ空間を共有していたり、身振り手振りなど、言葉以外の部分でコミュニケーションしていたことが出来なくなり、そこを埋めるために言葉の端々により気を使っています。

言葉の端々に気を使うためには、「相手がどういう人となりか」を知る必要があり、そのときにディレクトリが役立っています。
普段業務であまりやり取りをすることのないメンバーと仕事をするときは、先にディレクトリを見るようになりました!

作成当初はそこまで意識していなかったですが、上記のコメントなどから、メンバーディレクトリはリモートワーク環境下でより効果を発揮してくれるのでは?とも期待しています。

もちろん、日々のZoomなどでのコミュニケーションでお互いのことを知ることはできますが、どうしても「その場限り」で情報は流れていってしまいがちです。そのため、メンバーディレクトリのようにストックされていて「いつでも参照できる状態」のツールも準備しておくことが、今後より求められていくと考えています。

RoomClipでは、メンバーディレクトリを運用開始したばかりですが、ぜひ他社の皆さんの事例をもとに今後もブラッシュアップしていきたいと思っています!

ぜひコメントなどで、みなさんの会社のディレクトリについても教えていただけますと嬉しいです!

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