【必見】仕事の達人になるための極意！！「しない」を決めて効率UP
こんにちは！Preventure編集部です！
今回のテーマは「しないことを決める」です。
多くの人が利用するTODOリスト。専用のアプリも乱立しており、かくいう私もその利用者の一人です。しかしTODOリストを用いていると常に仕事に追われているような気がしたり、リストは作成してみたもののキャパオーバーに陥ってしまうこともあるのではないでしょうか？
今回の記事ではToDOの意識と合わせて持つと効果倍増の「しないことを決める」についてご紹介します。ぜひ最後まで読んでいただき、終わりの見えない日々の作業にさよならしましょう！
要領が悪いのは才能が原因ではない
仕事やその他日常生活において、自分は他の人に比べて要領が悪いと感じることはありませんか。逆に一緒に働いている人の要領の悪さを感じたり、または自分の要領の悪さを感じている方もいらっしゃるかもしれません。
要領を改善するためにTODOリストを作成してみたものの、そのリストをこなすことができないといったことも起こりうる一例です。この要領の差は何が原因なのでしょうか。
確実に言えることとして、同僚や上司と比べた仕事の遅さは必ずしも才能の差ではないということです。では他に考えられる原因について次の章でご紹介します。
なぜそれが起こるのか
なぜ同僚や上司と比べて仕事の遅れが発生してしまうのでしょうか。考えられる原因をまとめてみました。
多くの仕事を抱えてしまっている
仕事の遅れが発生する根本的な原因として抱えている仕事が多いということが考えられます。仕事の進行速度が同じであっても、同時に抱えている案件の数などが多くなれば時間等のリソースも分散してしまい仕事の進捗に支障をきたすことは容易に想像がつきます。
一つの仕事の見立てが甘い
他に考えられる要因として仕事に対する見立ての甘さが挙げられます。その業務についての所要時間や優先順位を見誤ると結果として作業効率は悪化してしまいます。また、機が熟すのを待たずとにかく目先の作業に取り組んでしまうと、効率も悪化してしまったり望んだ結果に至らないこともあります。
性格の影響も
才能とは別に性格の影響が考えられます。仕事を詰め込みすぎてしまう人はそれが無自覚な性格による影響であることも考慮する必要がありそうです。なんでも仕事を入れるのではなく重要度や納期などを意識して減らしてみることも大切です。持てる時間と所要時間などを意識してみると自分の限界も見えてくるのではないでしょうか。
「すること」は少ないほうが良い
TODOリストや手帳にやらなければいけないことをたくさん書き込んでしまうことはよくあります。果たしてそれは合理的な行動なのでしょうか。
やはり「すること」は少ない方がいいようです。当然人にはそれぞれのキャパシティがあります。そのキャパシティの中で仕事を行うことが重要なのです。
例えば企業側からの目線で考えると、仕事をできる人というのは売り上げを上げる人、大きな損失を出さず重要な仕事をできる人、重大なミスがなく確実に仕事をこなせる人というように分けることができます。
評価軸としても仕事量だけでなくその質が重視されていることが想像できます。
決断疲れを起こしてしまう可能性
決断疲れとは、意思決定の質やスピードが低下してしまうことです。
人は1日に最大35,000回の決断を下しているそうです。実際には無意識のうちに多くの決断を下しているためその数に実感が湧かないかもしれません。これだけ多くの決断を脳が下しているのであれば脳が疲れてしまうのも当然です。
この決断疲れは人に衝動的な決断や決断の先送りを引き起こすとされています。この傾向は1日の終わりに近づくにつれて増えていきます。ネットショッピングでの衝動買いは21時以降から増えているそうです。
脳を労り、質の高い判断を下すために私たちはどのようなことができるのでしょうか。やはりその判断の回数を意識的に減らすことが推奨されます。その具体的な方法としては、やらなければいけないタスクの数を減らしてみることが手軽に始められる方法です。
スーティーブジョブズも”やらないこと”にこだわった
アップル創業者のひとりでCEOを務めたスティーブ・ジョブズ、彼もまたやらないことにこだわった人のひとりです。彼の残した言葉として「なにをしないのかを決めるのは、なにをするのかを決めるのと同じくらい大事だ。」が広く知られています。
会社経営に関しても限られたリソースをどこに割くのかと同様に、ここには割かなくていいという点を見極めることは重要だったのだろうと考えられます。
「すること」を限定するメリット
次にしないことを決め、「すること」を限定するメリットをご紹介します。
目の前の仕事に集中できる
「すること」を限定することのメリットとはどのようなものがあるのでしょうか。一つは目の前の仕事に集中できることです。人はマルチタスクを苦手とし、同時進行で作業を行なっているように思っていても、脳がその度に切り替えられているそうです。そうした場合は先ほど紹介した決断疲れを引き起こしてしまいます。
目の前にあるタスクに専念することができれば落ち着いて仕事をすることができます。集中して行うことができればミスを減らすことができたり、行う仕事の質を上げることができそうです。
重要な決断ができる
次に重要な決断ができることが挙げられます。決断疲れは簡単な決断を幾度も繰り返すことによって引き起こされますが、決断をしないことはできません。そのため「すること」を限定することで決断の絶対数を減らし、目の前のタスクにリフレッシュした状態で取り組むことができます。そうした場合にこそ、重要な場面で適切な判断ができるのです。
やらないを決めるのが苦手な人
ここまで「すること」を限定するメリットをご紹介してきました。「すること」は少ないほうが良いことは分かっていてもあれもこれもと手を出してしまったり、予定を詰め込んでしまう人は多くいます。やらないことを決めるのが苦手な人には特徴があります。
目標があいまい
ここまで読んで、やらないことを決める重要性こそ理解したものの決めることが苦手だと感じた方もいらっしゃるかもしれません。その場合は一度自分の目標を明確にしてみることをおすすめします。
短期、中長期での目標が曖昧な場合、今何をするべきなのかも曖昧になってしまいます。その際にはしておいた方がいいのではないかと、やることを増やしてしまうケースが多くあります。判断軸にもなる目標を改めて考えてみましょう！
仕事を細分化できていない
目標があってもやらないことを決めることに苦手意識がある人も多くいます。その場合は仕事を細分化してみることに挑戦しましょう。細分化することで改めて自分が何をするべきなのかが具体的に見えてきます。
一見簡単そうに見えていたタスクを分解してみると想定よりも工程が多い、、といった発見があると、より正確な所要時間を見積もることができます。誤った所要時間の見積もりで動けば他のことができなくなってしまう場合もあるため、細分化は重要な作業となります。
失敗を恐れている
多くのことをやってしまう人の根底にあるのは失敗への恐怖心であるかもしれません。やった方がいいのかもしれないといった漠然とした義務感や将来に役立つかもしれないという不確実性に囚われている可能性があります。
失敗は誰しもしたくありません。しかし失敗することはそれほど悪いことでもないのです。失敗から学ぶことはたくさんありますし、失敗して初めて必要なことがわかったりします。経験則を活かすことで成長速度を加速させることができます。
改善するために意識すること
しないことを決める際に意識するべきことをご紹介します！
マルチタスクをしない
ひとつ目はマルチタスクをしないということです。先ほど述べた通り、人はマルチタスクができません。マルチタスクをしなければいけないほどの仕事を抱えるのではなく、今の自分にとって少し頑張れば手が届きそうである範囲を目指すと程よい成長を促せます。
求められていることは結果
仕事は基本的に最終的な結果に基づいて評価されます。そのため多少数を絞ったとしても決定的な仕事をすることが評価につながります。
ゴールとのつながりを意識する
今の仕事や現在抱えていること、やるべきだと思っていることがゴールとどのように繋がっているのかを意識することも大切です。やらなければいけないと感じていたことが実は不要であったといったことや、もっとゴールに直結するタスクがあったというように、全体の流れを見直してみましょう。
TODOリストも詰め込みすぎに注意
TODOリストにすることを洗い出すことは重要な作業です。しかしその際には一度、本当に必要なのかについて考えてみることが大切です。あくまでも自分がこなせる範囲で、自分の目標に直結しているTODOを立ててみましょう。
TODOリストの作り方・活用法について改めて確認したい！そんな方はこちらの記事も合わせてご覧ください！
まとめ
まとめです！
今回は「しないことを決める」ということについてご紹介しました。
現代では作業効率化のサービスなども多数あり、多くの仕事に取り組まなければいけないと感じてしまいがちです。しかしあえて「しないこと」を決めてみるという手法を取ることが効率化と質の向上につながるとお伝えしました。普段の作業を改めて見直してみてはいかがでしょうか？
最後に。。。
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