【必見】TODOリストの活用法と注意点について！正しく活用できていますか？改めて振り返ってみましょう！
こんにちは！PreVenture編集です！
今回のテーマは「ToDoリストの活用法と注意点について」です。
ToDoリストについてはご存じの方も多いと思います。しかし、そのToDoリストを効果的に利用できているでしょうか。
ToDoリストは作成においてのポイントを抑えないと本来の効果を発揮できません。そこで、今回は、改めてToDoリストの効果的な作成方法や、活用においての注意点をご紹介します！
ToDoリストの目的
まず初めにToDoリスト作成の目的について確認しましょう。
作業漏れを防ぐ
ToDoリストの一番の目的は作業漏れを防ぐことです。人の記憶には限界があるので、自分の業務をすべて頭で記憶しようとすると、業務を忘れてしまう危険性は全ビジネスマンが抱えています。ToDoリストを作成することで記憶をしなくても作業漏れを防ぐことができます。
特に若手、新人にとっては多くの仕事を任せてもらうこと、チャンスを多くもらうことが自身の成長につながります。そのためには、社内で信頼を得る必要があります。
重要な業務を忘れていたということは、他の人の作業スピードを遅らせ、必要のない業務を発生させることにつながり、信頼を失う可能性があります。ToDoリストを作成するなどの、作業漏れを防ぎ、社内での信頼を得る、仕事を任せてもらうためにも、ToDoリストは効果的です。
作業の効率化という側面もある
また、ToDOリストは作業の効率化も期待できます。ToDoリストを作成することで「自分のするべき仕事が何か」、「次に何をしよう」などと考える時間をなくすことができます。
仕事に時間がかかってしまう人の中には、取り掛かればすぐに終わる仕事に対して取り掛かるまでに時間がかかる人もいる。そのせいで全体の仕事の時間が延びてしまい、一日のうちに仕事が終わらず、仕事を抱え込んでしまっています。
ToDorリストを作成し、すぐに作業に取り掛かることで業務の効率化も期待できます。
ToDoリストはつくるべきか
ToDOリストについては、作るべきな人とそうでない人といます。
人に仕事を振るべきな人、社長、マネジャーなどは自分で業務をため込むべきではない。部下でもできる仕事は部下に振って自分はコア業務に注力する必要があります。
新卒社員など若手と言われる人は、人に振ることを考えるのではなく、自分で業務をこなすことが大切。
さまざまな業務をこなすことで、会社全体を知ることができる、任せてもらえる仕事が増える、仕事の幅が広がることが期待できるので、業務は自分のできる範囲内でできるだけ多く引き受けたいところ。
しかし、業務が増えるにつれて業務漏れの発生率も上がる。そのためTodoリストを作ることには意味がある。
Todoリストについては業務を抱えるべきでない人は、人に振るためにもTodoリストを作らないことも効果がある。一方で若手・新人などの多くの業務をこなすべきな人はTodoリストを作るべきだと言えます。
ToDoリストのメリット
ここでTodoリストのメリットを確認してみましょう。
業務を可視化できる
ToDoリストのメリットの一つ目は、自分が抱えている業務を可視化できることです。自分のキャパシティに対して、現在どれくらいの仕事を抱え込んでいるのかを可視化することで、これ以上業務を引き受けるべきかどうか、今の進捗が遅れをとっているかどうかを意識しながら仕事をすることができます。
仕事の優先順位を立てられる
自分が抱えている業務を可視化することで、仕事の優先順位を立てることができます。
多くの業務の中から、優先順位を立てることで締め切りに追われることなく余裕をもって仕事に取り組むことができます。余裕を持って取り組むことで、ミスを減らす、質をあげることができるなどが期待できます。
ちなみに、業務の優先順位は緊急度の高・低、重要性の高・低、で区別することができます。
優先順位は高いものから
・緊急度が高く、重要度も高い
・緊急度が高く、重要性が低い
・緊急度が低く、重要性が高い
・緊急度が低く、重要性が低い
といった順で振り分けることができます。
仕事の締め切りを確認できる
ToDoリストのメリット３つ目は、仕事の締め切りを意識できることです。仕事の締め切りを確認することができることで、仕事の緊急度・重要度を判断することができます。
また、仕事の締め切りを意識することで作業スピードをあげることができ、効率的に業務をこなすことができます。
作成のポイント
ここでToDoリスト作成のポイントを紹介します。
ポイントは「できるだけ細かくする」、「行動ベースで作る」、「目的・ゴール・時間」の３つです。
できるだけ細かくする
ToDoリストに記入する業務はできるだけ細かくしましょう。業務を細かくすることですぐに取り掛かることができます。
資料作成の場合、「資料を作る」というタスクは「構成を決定する」、「データを調べる」、「表紙を作成する」、「タイトル、サブタイトル」を決める、などと細かくできます。
また、構成を決定する場合、どのような構成が良いのかの案がない場合はリサーチすることになります。そうすると、「構成の案を調べる」、「いくつかピックアップする」、「目的にあったものを選ぶ」、「どのような軸で選ぶのか」、など意思決定する項目がさらに細分化されます。
また、他の人にヒアリングが必要な場合、「誰に」、「何を聞くのか」、「何が分かれば目的が達成されるのか」などに細分化できます。
このように細分化することで、自分が何を決めるべきなのかがはっきりし、すぐに行動に映すことができます。
行動ベースでつくる
このように、タスクを細分化する際に意識したいことが、それぞれのToDoを行動ベースに落とし込むことです。自分が何をするべきなのかを明確にするには、行動ベースに落とし込むことが効果的です。
仕事が遅い人にありがちなのが、ゴールは分かっているけど、そのために何をするかがわかっていないパターンです。例えば先ほどの資料作成の例の場合、資料作成はゴールです。
ToDoリストには資料作成と書くのではなく、資料作成のために何をするべきかを記入する必要があります。
ToDoリスト作成の注意点
ここからは、ToDoリスト作成における注意点をご紹介します。ToDOリストの作成には多くのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。
ここでは「作成に時間をかけてしまう」、「作成して満足してしまう」、「リストを埋めることに満足してしまう」の３つをご紹介します。ToDoリスト作成の際には特にこの３つに注意してください。
作成に時間をかけてしまう
一つ目がToDoリストの作成に時間をかけてしまうことです。業務を書き出すだけでなく、それを「見やすくする」ことを意識してしまい、必要以上に丁寧に作りこんでしまうことに注意する必要があります。
自分のToDoリストを作ることは、仕事ではありません。そのため最低限の要件を満たしたものを作るだけで十分です。作成に時間をかけて肝心の業務時間を短くなると本末転倒です。あくまで、作業漏れを防ぐことや業務の効率化が目的であってそのためのToDoリストであることを忘れないようにしましょう。
作成して満足してしまう
次に多いのが、作成して満足してしまう人です。ToDoリストの作成に力を入れて本来の業務がおろそかになっていないか注意してください。
ToDoリストを作成したら、それに従い業務に取り組みます。そして、その業務がToDoリストで決めた通りに実行できたかどうかを振り返ります。ToDoリストよりも大幅に業務が遅れてしまった場合、自分の見立てが間違っていたということです。遅れてしまった原因がどこにあるのかを分析し、ToDoリストの調整を行う必要があります。
大事なのは、業務をこなすことです。作成で満足していないか注意しましょう。
リストを埋めることに快感
他にも、リストを埋めることに快感を覚えてしまっていないか注意する必要があります。
ToDoリストが空白だと、仕事をしているという実感が得られず不安な気持ちになります。そこで、リストを埋めようとしていろいろと自分で業務を考えリストを埋めるのですが、リストを埋めることに満足してしまっていないかは注意する必要があります。
その場でできることはすぐにする
ここまで、「ToDoリストの目的」、「ポイント」、「注意点」とご紹介していきました。業務漏れを防ぐためにToDoリストを作成することは非常に効果的ですが、作成の前に業務をため込まないようにすることが重要です。タスクをあとに回し、ためてしまうとしんどい思いをするのは自分です。
業務が発生したときにまず考えるべきは、今できるかどうかです。返信などのすぐにできることはその場でやってしまうことが理想です。その場でできるタスクはその場で消化し、後に回す必要がある場合にToDoリストを活用しましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。今回は「ToDoリストの活用法と注意点」についてご紹介しました。
できるだけ多くの業務を経験したい若手・新人にとって業務漏れは致命傷となります。そこで業務漏れを防ぐためにもToDoリストの作成は効果的です。一方で、作成に時間がかかる、作成して満足してしまう、リストを埋めて満足してしまうといった危険性もあります。
あくまでよりよい仕事をすることが目的であることを念頭において、ToDoリストを活用してみてください！
最後に。。。
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