コロナで大きく変わった会社運営、オンラインでの働き方
日本パートナーCFO協会所属、ITコンサル×パートナーCFOのタナショーです! この記事では、ベンチャー企業や中小企業の経営に役立つ情報を発信していきます。
今回はタイトルにある通り、コロナで生まれた新しい会社運営についてお話します。
ニューノーマルという表現もされますが、コロナ禍で会社運営やそこに所属する従業員の働き方も大きく変わりました。特にオンラインでの働きかたが増えたと思いますので、今回はオンラインの働き方について触れていきたいと思います。
出社せず自宅で働くリモートワーク
オンラインでの働き方といえばまずはリモートワークでしょう。今まではオフィスに出社して働くことが前提の会社であっても、大半がリモートワークに切り替わりました。
今まではオフィスで目の届く範囲で働いていた従業員が、リモートワークでは個別の行動を取るため管理がしづらい状況になります。そのためリモートワークでは「チャットツールの浸透」「成果主義への移行」がありました。
①チャットツールの浸透
コラボレーションツールという呼ばれ方もするツールで、代表的なものにSlackやチャットワーク、Teamsがあります。今回のリモートワークを期に導入された企業も多いのではないでしょうか？
「チャット＝おしゃべり」という意味もあり、メールのような堅苦しい前置きもいらず、「オフィス内での気軽な会話」のような形でチャットできるのが特徴です。IT企業では随分昔から利用がされていました。
チャットツールでは1対1の会話だけではなく、指定したチーム間でのチャットルーム（Slackではチャンネル）を作ることもできるため、部署やチーム単位で様々なチャットルームを作って仕事の会話をすることが一般的です。
②より直接的な成果主義への移行
リモートワークでは従業員一人ひとりの行動を把握することが難しいため、従業員の仕事は各自の裁量に任せることとなります。
従業員の行動が細かく把握できない以上、評価する際にも従業員の「行動や経緯」ではなく「成果」で評価するしかありません。リモートワークでは成果主義で部下を評価する会社も増えましたね。
成果主義は年功序列と違い、能力のある若手や社員がやる気を出すメリットもありますが、リモートワークでは人目がないためサボってしまう人もいます。対策としては中長期的な成果を見るのではなく、１週間単位での作業の進捗／成果の確認をしたり日報の提出が有効です。
もちろんマネージャーは部下から報告をもらうだけではなく、対面でのMTG（1on1ミーティング）をして部下の悩みや困っていることを聞いてあげることも大事な仕事となります。
対面での業務や紙の業務もオンライン化
コロナが流行りだした昨年だけでなく現在においても、出社をしないとできない業務というものがあります。ハンコを押すためだけに出社するという、いわゆる「ハンコ問題」は昨年行政でも話題になりましたね。ここでは「電子契約」と「オンライン採用面談」について取り上げます。
①脱はんこと電子契約
契約書については従来紙でのやり取りが主流でしたが、前述のように紙を製本したり社印を押すためだけに出社することもあり、コロナ禍の働き方にそぐわないという見方が出てきました。
そこで電子契約となります。クラウドサインや電子印鑑GMOサインなど、低価格または一部無料で使えるツールもあります。
電子契約のメリットは、紙の製本作業を含めた事務作業の軽減になります。電子契約の大まかな流れは、①電子契約のPDFを作成 →②電子契約ツールにアップロード →③宛先を指定して電子契約依頼 →④相手は届いたメールのリンクから電子契約ページに飛ぶ →⑤電子契約の署名をして完了 となります。基本的に紙を印刷する手間がなくなるので大変便利です。
また印紙代がかからないというメリットもあります。タナショーもよく行う業務委託の締結にも数千円の印紙代がかかりますが、電子契約なら不要です。
②オンライン採用面談
昨今は採用面談もオンラインです。特に求職者の方からすれば面談先への移動時間も不要となるため好評です。ですが、やはり対面で面談したいという人事の気持ちが強いのは確かです。
「対面でないとその人のことが見極められない」というのもタナショーも同感なのですが、オンラインならではのユニークな面談方法もあります。
例えば「AI面接」というものがあります。「SHaiN」などが有名ですが、面接官をAIが担当することにより従業員不要で採用活動を進めることが可能です。面接内容はAIが自動で文字起こししてくれるため、後で面接の内容を詳細に確認することも可能です。
またユニ・チャームなどは求職者の自己PRを動画にして提出してもらう、という選考を行っています。クリエイティブ系職種の面接では自分が過去に作った作品集（ポートフォリオ）を履歴書に書き、その作品を見て書類選考を行うことがあります。求職者の過去の実績やPRしたいことを事前に確認した上で面接ができるメリットは、オンライン面接ならではの特徴でしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？ オンラインは対面と比べてデメリットも多いですが、メリットも多いものでしたね。
昨年から現在にかけて、コロナにより否が応でも会社運営を変革した企業は多かったかと思います。今までの常識ではオンライン化など考えられなかった面接や紙の業務も、ITの力やアイディアでオンライン化への移行もスムーズになってきています。
DX（デジタルトランスフォーメーション）というキーワードも昨今よく登場します。トランスフォーメーション＝変革ですが、時代に合わせて会社運営や業務を変革していくことが求められる時代になったと思います。
みなさんの会社も自社の実現したい目標に合わせて、柔軟に”変革”していきましょう♪ 私も皆さんのお役に立てる記事をどんどん発信していければと思います！
一般社団法人日本パートナーCFO協会
タナショー
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