ADHDのセルフマネジメント：タスク管理の「システム化」

僕はタスク管理がとにかく苦手だった。

休みの日は「映画を見たい」「筋トレをしよう」「オシャレなカフェに行こう」と思っても、
朝食後にYouTubeを開いたら延々と見てしまっていた。
気付いたらもう夜、はしょっちゅうだ。

仕事でもTODOリストに「〇〇さんに連絡」「書類作成」「上司に相談」など１日に数十個のタスクを入れていたのだが、とにかく終わらない。
何なら、日中にタスクが増えて、終業時に朝よりもタスクが多いこともある。
サボっているわけではないのだ。
あれもこれも、と緊急（と思い込んでいる）タスクに手をつけて、結局どれも未完了だから、やることがいっこうに減らない。

対策のために、システム手帳を買ったり、高価なTODOアプリを使ったりしたが、どれも上手くいかなかった。
複雑なツールを使えば、一見上手くいきそうだが、そのツールを使いこなす前に挫折をしてしまうのだ。

そこで、対策のために数年前からタスク管理の「システム化」を意識している。

システム化とは、タスクに対して思考をしなくてもこなせる流れを作ることだ。

僕の作ったシステムには、３つの流れがある。

①１分以内に終わるタスク：その場で実行
②日時が決まっているタスク：カレンダーに入力
③日時未定のタスク：TODOリストに仮置き

新しくタスクが生まれた時は、①→②→③の順番でこなしていく。
具体的に説明していこう。

①１分以内に終わるタスク：その場で実行

上司から依頼をされたり、お客様から連絡がきたりなど新しいタスクが生まれた時は、まず「１分以内に終わる」かを検討する。
１分以内で終わる場合は、タスクを管理するよりも、その場で処理してしまった方が早い。
例えば、上司から調べ物を頼まれたけど、手元の資料で事足りる場合は、その場で渡す。

②日時が決まっているタスク：カレンダーに入力

１分以上かかるタスクは、「日時が決まっているか」で仕分けをする。
お客様との商談や病院の予約など、日時が決まっているものはその場でカレンダーに入力する。
僕は、色々なデバイスで同期ができるグーグルカレンダーを使っている。
ポイントは、自分が想定している時間の1.5倍で入力することだ。
30分で終わりそうな予定ならば45分、1時間で終わりそうな予定ならば1.5時間。
僕は自分がどんくさいのを分かっているから、移動の時は絶対に電車を乗り間違えるし、商談だと基本話しすぎて時間がオーバーしてしまう。
1.5倍の時間を確保しておくと、どうにか収まるのだ。

③日時未定のタスク：TODOリストに仮置き

日時が決まっていないタスクは、TODOリストに仮置きしている。
仮置きする時のポイントは、「絶対に当日予定にしない」と「実行日時を仮で決めておく」ことだ。
まず当日予定にしないのは、そもそも前提として「その日中にやらないといけないタスク」は少ないからだ。
上司から頼まれた書類作成、お客様とのやり取りなど、大抵は24時間以上は余裕があるはずだ。
逆に、どうしてもその日中じゃないといけないのは、上司ならマネジメントが滞っているか、お客様だと何か焦っていることがあるのかもしれない。
新規のタスクを常に翌日以降に設定することで、当日のタスクが溢れかえることが無くなる。
そして、仮決めした日時になったら、カレンダーに作業時間として入力をしていく。
ちなみに、TODOリストは、仮置きとして使うから、どんなアプリでもOKだ。
僕は、デザインが好きだから「Todoist」を使っているが、GoogleのTODOアプリでも、MicrosoftのTODOアプリでも何でもかまわない。
しいて言うならば、出来るだけシンプルな方がストレスが少ない。

毎日の運用

③日時未定のタスクは、気を抜くとどんどん増えていくから、くせ者だ。
実際に僕が毎日どう運用しているかを紹介しよう。

■仕事前の15分
・まず最初の5分で「②日時が決まっているタスク」のカレンダーチェックをする。この時、「設定した時間通りにこなせるか」をシミュレーションしている。少しでも遅れそうな要素があれば、設定時間を長めに変更する。
・次の10分で、TODOリストに入っているタスクをカレンダーに作業時間として入力していく。書類作成やメールの返信、書類をポストに投函、レストランの予約などを全てカレンダーに入れていく。ここで、１日の枠に入り切らなかったら、そもそも無理があるスケジュールだ。
優先度の低いタスクは、さらに別日に回す。

■仕事中
・上記で決めたスケジュール通りに実行していく。気が散りそうになっても、「今に集中」して他のタスクには手を付けないようにする。（ちなみに、今に集中する方法は別の記事で書いたからぜひとも読んでみて欲しい）

１日で決めたことをやり切れるようになった。

加えて、１日でこなせるタスクの量も一気に増えた。
今は、フルタイムでプログラミングスクールで学習アドバイザー、副業でコーチング、妻の事業のサポートをしている。
YouTubeで１日が終わっていた頃の自分が見ると、ビックリだ。
時間管理に悩んでいる人はぜひとも試してみて欲しい。

このタイムマネジメントを実際の生活に落とし込むところまでサポートが必要であれば、下記より相談をもらえると嬉しい。